办事处档案收集制度

PAGE办事处档案收集制度一、总则（一）目的为加强办事处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在办事处各项工作中的作用，特制定本档案收集制度。（二）适用范围本制度适用于本办事处各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案资料的收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则办事处设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案收集工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案收集过程中要确保所收集的档案资料真实、准确地反映办事处各项工作的实际情况，不得虚假、篡改档案内容。3.及时全面原则各部门及员工应及时将工作中形成的档案资料收集整理，按时移交档案管理部门，确保档案资料的全面性和及时性。4.安全保密原则档案管理部门要采取有效措施确保档案的安全，防止档案资料的丢失、损坏、泄露等情况发生，严格遵守国家有关档案保密的法律法规。二、档案收集范围（一）行政管理类档案1.办事处设立、变更、注销等相关文件，包括上级主管部门的批复、营业执照、组织机构代码证等。2.办事处年度工作计划、总结、报告等文件。3.办事处内部管理制度、规定、办法等文件。4.办事处会议记录、纪要、决议等文件。5.办事处与上级主管部门、其他单位及部门之间的往来文件、函件等。6.办事处工作人员的任免、奖惩、考核等文件。7.办事处行政事务处理过程中形成的各类文件，如请示、报告、通知、通报等。（二）业务工作类档案1.办事处各类业务项目的立项申请、可行性研究报告、项目合同、协议等文件。2.业务项目实施过程中形成的各类文件，如项目计划、进度报告、质量检验报告、验收报告等。3.业务工作中涉及的市场调研资料、客户信息、业务数据等文件。4.办事处业务工作中形成的各类报表、统计资料等文件。5.业务工作中与合作伙伴、供应商之间的往来文件、合同等。（三）财务类档案1.办事处年度财务预算、决算报告等文件。2.财务收支凭证、账簿、报表等文件。3.税务申报、缴纳等相关文件。4.财务审计报告、资产评估报告等文件。5.与财务工作相关的其他文件。（四）人事类档案1.办事处员工招聘、录用、转正、离职等相关文件。2.员工劳动合同、协议等文件。3.员工工资、福利、保险等相关文件。4.员工培训、考核、晋升资料等文件。5.员工人事档案，包括个人简历、学历证书、资格证书、奖惩记录等。（五）其他类档案1.办事处获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。2.办事处组织的各类活动的相关文件、照片、视频等资料。3.其他具有保存价值的文件、资料等。三、档案收集职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案收集制度和工作计划，并组织实施。2.指导各部门及员工做好档案资料的收集、整理工作。3.定期对各部门移交的档案资料进行检查、验收，确保档案质量。4.负责档案资料的集中保管，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和保密。5.积极开发利用档案资源，为办事处各项工作提供服务。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，负责组织本部门员工做好档案资料的收集、整理工作。2.各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确、完整。3.各部门在工作过程中应严格按照档案收集制度的要求，及时将各类档案资料收集整理，并移交档案管理部门。4.各部门应积极配合档案管理部门做好档案资料的检查、验收等工作，对档案管理部门提出的问题及时进行整改。（三）员工职责1.员工应自觉遵守档案收集制度，在工作中及时将个人形成的档案资料收集整理，并移交本部门指定的档案管理人员。2.员工应确保所提供的档案资料真实、准确、完整，不得隐瞒、篡改档案内容。3.员工应积极配合档案管理部门和本部门做好档案资料的收集、整理、移交等工作。四、档案收集流程（一）文件形成与积累1.各部门及员工在工作活动中应及时形成各类文件资料，并按照档案管理的要求进行分类、整理和积累。2.对于重要文件资料，应进行备份，确保档案的安全性。（二）部门内部整理1.各部门指定的档案管理人员应定期对本部门形成的档案资料进行整理，按照档案收集范围和分类标准进行分类、编号、编目等工作。2.整理过程中要确保档案资料的齐全、完整，对不符合要求的档案资料应及时进行补充、修正。（三）档案移交1.各部门档案管理人员应在规定的时间内将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.移交时应填写档案移交清单一式两份，双方签字确认，一份由档案管理部门留存，一份由移交部门留存。3.档案管理部门对移交的档案资料进行检查、验收，对不符合要求的档案资料应退回移交部门重新整理。（四）档案接收与登记编号1.档案管理部门对验收合格的档案资料进行接收，并按照档案管理的要求进行登记编号。2.登记编号应包括档案类别、年度、保管期限、顺序号等信息，确保档案编号的唯一性和系统性。（五）档案整理上架1.档案管理部门对接收的档案资料进行进一步整理，按照档案分类标准进行排列上架。2.整理上架过程中要确保档案资料的存放有序，便于查找和利用。五、档案收集时间要求（一）定期收集1.各部门应在每月末将本月形成的档案资料整理移交档案管理部门。2.档案管理部门应在每季度末对各部门移交的档案资料进行集中整理、编目和上架。（二）不定期收集1.对于办事处重大活动、重要项目等形成的档案资料，各部门应在活动结束或项目完成后及时整理移交档案管理部门。2.档案管理部门根据工作需要，可随时要求各部门提供相关档案资料。六、档案收集质量要求（一）完整性1.所收集的档案资料应齐全完整，能够全面反映办事处各项工作的实际情况。2.对于重要文件资料，应收集其初稿、修改稿、定稿等不同版本，确保档案的完整性。（二）准确性1.档案资料的内容应真实准确，不得虚假、篡改档案内容。2.档案资料的填写应规范、清晰，数据准确无误。（三）系统性1.档案资料应按照档案收集范围和分类标准进行分类整理，确保档案的系统性。2.档案资料之间应具有内在联系，能够形成有机的整体。（四）规范性1.档案资料的格式、字体、排版等应符合国家有关标准和规范。2.档案资料的编号、编目等应按照档案管理的要求进行，确保档案管理工作的规范性。七、档案收集的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门档案收集工作进行监督检查，及时发现问题并提出整改意见。2.监督检查内容包括档案收集制度的执行情况、档案资料的完整性、准确性、系统性和规范性等。（二）考核评价1.办事处将档案收集工作纳入各部门绩效考核体系，对档案收集工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励。2.对档案收集工作不力的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改。对造成档案资料丢失、损坏、泄露等严重后果的，将依法依规追究相关人员的责任。八、档案收集的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的安全。2.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、温湿度计、防虫药品等，并定期进行检查维护。3.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，不得擅自将档案带出库房或借给他人使用。（二）保密管理1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确档案保密责任，加强对档案管理人员的保密