档案库房保管管理制度

PAGE档案库房保管管理制度一、总则（一）目的为了加强档案库房的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有档案库房的保管管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织的各类档案应集中存放在档案库房，实行统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.安全保密原则。采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则。合理安排档案存放位置，便于档案的查询、调阅和利用，提高工作效率。二、档案库房环境管理（一）库房选址与布局1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房内应划分档案存放区、整理区、查阅区等不同功能区域，各区域之间应保持适当的距离，避免相互干扰。（二）温湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.配备温湿度监测设备，定期进行监测和记录，发现温湿度异常时应及时采取措施进行调整。（三）清洁卫生1.定期对库房进行清洁，清除灰尘、杂物等，保持库房内整洁干净。2.档案架、柜等应定期擦拭，保持表面清洁。（四）防火防盗1.库房内应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.安装防火、防盗报警装置，如烟雾报警器、防盗门窗等，提高库房的安全性。3.严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。（五）防虫防鼠1.定期对库房进行防虫、防鼠检查，发现虫害、鼠害时应及时采取措施进行治理。可以使用防虫、防鼠药物，但应注意避免对档案造成损害。2.档案架、柜等应采取防虫、防鼠措施，如放置驱虫物品、封堵孔洞等。三、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理规定，及时将本部门形成的档案收集整理完毕，并移交至档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案及时、完整地收集上来。（二）档案整理1.档案管理部门对接收的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.整理后的档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列，便于查找和管理。（三）档案装订1.对纸张破损、字迹模糊等不符合保管要求的档案，应进行修补或复制后再装订。2.装订应牢固、整齐，不得压字、掉页，装订材料应符合档案保护要求。（四）档案装盒上架1.将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案的相关信息，如类别、年度、保管期限、起止件号等。2.按照档案存放顺序，将档案盒上架存放，并在档案架上标明档案的类别、年度、保管期限等信息，便于查找。四、档案存放管理（一）分类存放1.档案应按照类别进行分类存放，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.同一类别的档案应按照年度、保管期限等进行排列存放。（二）标识管理1.在档案架、柜上设置明显的标识，标明档案的类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。2.档案盒上应标明档案的类别、年度、保管期限、起止件号等信息。（三）库存盘点1.定期对档案库房进行库存盘点，确保档案的实际数量与账目相符。2.盘点应详细记录档案的类别、年度、保管期限、数量等信息，发现问题应及时查明原因并进行处理。五、档案查阅利用管理（一）查阅申请1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经档案管理部门负责人审核同意后，方可查阅。（二）查阅审批1.档案管理部门对查阅申请进行审核，对于涉及重要机密的档案，应报公司/组织主管领导审批。2.审核通过后，档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案，并做好查阅登记。（三）查阅登记1.建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细记录。2.查阅登记应使用专门的登记簿，登记簿应妥善保管，以备查阅。（四）查阅利用1.查阅人员应在档案管理部门指定的查阅区域内进行查阅，不得擅自将档案带出库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需摘录、复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行办理。（五）归还档案1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。2.档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究查阅人员的责任。六、档案保管期限管理（一）保管期限划分1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（二）保管期限鉴定1.定期对档案进行保管期限鉴定，由档案管理部门组织，相关业务部门人员参加。2.鉴定应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑其历史价值、现实利用价值等，确定档案的保管期限。3.鉴定结果应形成书面报告，经公司/组织主管领导审批后，作为档案保管期限调整的依据。（三）保管期限调整1.根据保管期限鉴定结果，对档案的保管期限进行调整。2.调整后的档案应按照新的保管期限进行存放和管理。七、档案销毁管理（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善等原因造成损坏、变质且无法修复的档案。3.经鉴定确无保存价值的其他档案。（二）销毁审批1.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、年度、保管期限、数量等信息，并经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导审批。2.涉及重要机密的档案销毁，应报上级主管部门批准。（三）销毁方式1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.严禁将档案随意丢弃或出售。（四）销毁记录1.建立档案销毁记录制度，并详细记录销毁档案的类别、年度、保管期限、数量、销毁时间、销毁方式等信息。2.销毁记录应妥善保管，以备查阅。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责档案库房保管管理制度的制定、修订和组织实施。2.负责档案库房的日常管理工作，包括环境管理、档案入库、存放、查阅利用、销毁等环节的管理。3.负责档案管理人员的培训、考核和监督工作。4.定期向公司/组织主管领导汇报档案库房保管管理工作情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、装订、装盒上架等工作。2.负责档案库房的日常巡查和维护，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。3.负责档案查阅利用的登记、审批、提供等工作，