学院档案查借阅制度

PAGE学院档案查借阅制度一、总则（一）目的为了加强学院档案的管理，规范档案的查借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位以及全体教职员工和学生在查借阅学院档案时的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：保护档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，维护档案的保密性。3.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，尽可能为档案利用者提供方便，提高档案利用效率。4.严格审批原则：对档案的查借阅实行严格的审批制度，确保查借阅行为符合规定和工作需要。二、档案管理部门职责（一）档案管理机构学院设立专门的档案管理部门，负责学院档案的集中统一管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，明确其岗位职责和工作流程。（二）职责分工1.档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作。2.对档案查借阅申请进行审核，根据审批结果办理相关手续。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对档案利用情况进行统计和分析，为学院决策提供参考依据。三、档案查借阅范围（一）可查借阅档案类型1.学院各类行政管理文件，包括学院制定的规章制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.教学档案，如教学大纲、教案、课程考核成绩等。3.科研档案，包括科研项目申报材料、研究成果、学术论文等。4.学生档案，涵盖学生入学登记表、成绩单、奖惩记录等。5.人事档案，如教职工履历表、职称评定材料、考核记录等。6.财务档案，包括财务报表、会计凭证、审计报告等。7.基建档案，如校园建设规划、工程项目资料等。8.设备档案，涉及学院各类设备的购置、验收、维修等资料。（二）限制查借阅档案范围1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经授权不得查借阅。2.正在形成过程中的档案，如尚未完成审批或整理的文件材料，一般不提供查借阅。3.档案管理人员认为不宜查借阅的其他档案。四、档案查借阅流程（一）查借阅申请1.查借阅人需填写《学院档案查借阅申请表》，详细注明查借阅档案的名称、数量、用途、查借阅时间等信息。2.申请表应经所在部门负责人签字同意，如涉及跨部门查借阅，还需相关部门负责人签字确认。（二）申请审核1.档案管理部门收到查借阅申请表后，应在[X]个工作日内进行审核。2.审核内容包括查借阅申请的必要性、查借阅范围是否符合规定、审批手续是否齐全等。3.对于符合要求的申请，档案管理部门予以批准；对于不符合要求的申请，应及时通知查借阅人并说明原因。（三）借阅登记1.经审核批准的查借阅申请，档案管理人员应进行详细的借阅登记。2.登记内容包括查借阅人姓名、部门、申请时间、档案名称及数量、预计归还时间等。3.借阅登记应建立专门的台账，确保记录准确、完整。（四）档案提供1.档案管理人员根据借阅登记信息，为查借阅人提供所需档案。2.提供档案时，应核对档案的名称、数量等信息，确保与借阅登记一致。3.对于重要档案或珍贵档案，档案管理人员应采取必要的保护措施，如限制查阅地点、要求查借阅人佩戴手套等。（五）档案归还1.查借阅人应在规定的归还时间内将档案归还档案管理部门。2.档案管理人员在接收归还档案时，应仔细核对档案的完整性和准确性。3.如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并要求查借阅人承担相应责任。4.档案归还后，档案管理人员应在借阅登记台账上注明归还时间，并将档案归还原位。五、查借阅权限与审批（一）内部查借阅权限1.学院内部各部门因工作需要查借阅本部门形成的档案，由部门负责人审批。2.涉及多个部门的档案查借阅，需经相关部门负责人共同审批。3.学院领导查借阅档案，可直接向档案管理部门提出申请，无需填写申请表，档案管理部门应及时办理。（二）外部查借阅权限1.校外单位因工作需要查借阅学院档案，须持有单位介绍信，并注明查借阅目的、范围等内容。2.校外单位查借阅档案的申请，经学院分管领导审批后，档案管理部门方可办理相关手续。3.个人因特殊原因需查借阅学院档案，如用于学术研究、个人维权等，须经学院相关部门审核同意，并报学院分管领导批准。（三）审批流程1.查借阅申请表应依次提交给所在部门负责人、相关部门负责人（如有）、档案管理部门负责人进行审批。2.审批人应在申请表上签署明确的审批意见，同意或不同意查借阅，并注明理由。3.对于涉及重要档案或敏感信息的查借阅申请，应报学院主要领导审批。六、档案查阅要求（一）查阅地点1.一般情况下，档案查阅应在档案管理部门指定的查阅室进行。2.如因特殊情况需要在其他地点查阅，需经档案管理部门负责人批准，并采取必要的安全保护措施。（二）查阅方式1.查借阅人应在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理相关手续。（三）查阅时间限制1.档案查阅时间一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长，应提前向档案管理部门申请。2.档案管理部门应根据查借阅人的申请和档案的利用情况，合理安排查阅时间。七、档案借阅要求（一）借阅期限1.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。2.续借申请应经原审批人同意，并在借阅登记台账上注明续借时间。（二）借阅数量限制1.一般情况下，每次借阅档案的数量不得超过[X]卷（册）。2.如需借阅较多数量的档案，应根据档案管理部门的规定，分批次借阅。（三）借阅档案的保管1.查借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人或擅自扩大利用范围。2.借阅期间，如档案发生损坏、丢失等情况，查借阅人应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。3.借阅档案应存放在安全可靠的地方，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。八、档案保密规定（一）保密责任1.查借阅人在查借阅档案过程中，应严格遵守国家有关保密法律法规和学院的保密制度，履行保密义务。2.档案管理人员应对档案的保密工作负责，不得泄露档案内容和查借阅情况。（二）保密措施1.档案管理部门应加强对档案保管场所的安全防范，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.对涉及机密的档案，应采取加密存储、专人管理等措施，严格限制接触范围。3.在档案查借阅过程中，档案管理人员应提醒查借阅人注意保密事项，对查借阅情况进行记录和跟踪。（三）违规处理1.如发现查借阅人违反保密规定，泄露档案内容，档案管理部门应立即停止其查借阅权限，并依法依规追究其责任。2.对于因档案管理人员失职导致档案泄密的，应视情节轻重给予相应的纪律处分。九、监督与检查（一）监督机制1.学院设立档案管理监督小组，定期对档案查借阅制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组由学院纪检部门、档案管理部门等相关人员组成，负责对档案查借阅过程中的违规行为进行调查和处理。（二）检查内容1.查借阅申请审批手续是否齐全，是否符合规定的权限和流程。2.档案查借阅登记是否准确、完整，是否按时归还档案。3.档案查阅和借阅过程中是否遵守相关规定，有无违反保密制度的情况。4.档案管理人员是否认真履行职责，提供的档案服务是否符合要求。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。2.对违反档案查借阅制度的