镇街档案管理制度

PAGE镇街档案管理制度一、总则（一）目的为加强镇街档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在镇街各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本镇街实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于镇街机关各部门、各社区（村）及所属企事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则镇街档案工作实行统一领导，由镇街综合档案室集中管理本镇街各类档案，并对各部门、社区（村）及所属企事业单位的档案工作进行监督指导。各部门、社区（村）及所属企事业单位应明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作有序开展。2.完整准确、系统安全原则档案管理人员应认真履行职责，确保档案的收集、整理、归档、保管等环节工作规范，保证档案的完整、准确、系统。同时，要采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理工作应注重提高档案的利用效率，方便镇街工作人员及社会公众查阅利用档案，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）镇街综合档案室1.负责制定和完善镇街档案管理制度，并组织实施。2.集中管理镇街各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对各部门、社区（村）及所属企事业单位的档案工作进行监督指导，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案的整理、编目、上架、保管等日常工作，做好档案的统计、鉴定、销毁等工作。5.按照规定向区档案馆移交应进馆的档案，并积极提供档案利用服务，为镇街各项工作提供支持。（二）各部门、社区（村）及所属企事业单位档案管理岗位1.负责本部门、社区（村）及所属企事业单位档案的收集、整理、归档工作，确保档案的及时、准确、完整。2.按照镇街综合档案室的要求，定期将整理好的档案移交镇街综合档案室，并办理交接手续。3.负责本部门、社区（村）及所属企事业单位档案的日常保管和利用工作，严格遵守档案借阅制度，确保档案安全。4.配合镇街综合档案室做好档案统计、鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案收集镇街机关各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件、会议文件、请示报告、合同协议、统计报表等。2.科技档案收集镇街在基础设施建设、工程项目、科研项目等活动中形成的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录像等科技文件材料。3.会计档案收集镇街机关及所属企事业单位的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.声像档案收集镇街在重大活动、重要会议、文化体育活动等过程中形成的照片、录音、录像等声像材料。5.电子档案收集镇街各部门在工作中形成的电子文件，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统产生的数据文件等。（二）收集要求1.各部门、社区（村）及所属企事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集人员应熟悉本部门、本单位的工作流程和文件材料形成情况，按照档案收集范围的要求，及时收集各类文件材料。3.对重要活动、重大事件形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。4.对电子文件的收集，应按照相关规定进行，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和要求。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录，装订成册，并编制档号。2.科技档案按照项目、专业等进行分类整理，建立项目档案卷内目录和备考表，绘制竣工图，编制档号。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，并编制档号。4.声像档案按照时间、内容等进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并编制档号。5.电子档案按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的有序存储和有效利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案在次年上半年完成上一年度文件材料归档工作。2.科技档案在项目竣工后三个月内完成归档工作。3.会计档案在会计年度终了后，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。4.声像档案在活动结束后一个月内完成归档工作。5.电子档案定期进行归档，确保电子档案的及时存储和管理。（二）归档要求1.各部门、社区（村）及所属企事业单位应按照规定的归档时间和要求，将整理好的档案移交镇街综合档案室，并填写档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案名称、数量、保管期限、移交时间等内容，双方签字确认。3.镇街综合档案室应对移交的档案进行认真核对，确保档案的质量和完整性。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。具体保管期限根据档案的价值和实际情况确定。（四）保管要求1.镇街综合档案室应配备专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的存放架位、箱柜号等信息。3.对电子档案应采取备份存储措施，确保电子档案的安全。备份存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循依法依规原则，在确保档案安全的前提下，为镇街各项工作和社会公众提供方便快捷的服务。（二）利用方式1.查阅镇街工作人员及社会公众因工作需要可到镇街综合档案室查阅档案。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应经镇街分管领导批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用要求1.档案管理人员应根据利用者的需求，及时提供档案查阅和借阅服务，并做好利用记录。2.查阅档案时应在指定地点进行，档案管理人员应现场监督，确保档案安全。3.如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由镇街综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面审查，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经镇街分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁要求1.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保销毁彻底。2.销毁过程中应做好记录，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。3.对已销毁的档案，应在档案目录中注明销毁日期，并永久保存档案销毁清册。七、档案的统计与移交（一）统计内容档案管理人员应定期对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计，包括档案数量、种类、保管期限、利用人次等信息。（二）统计要求统计工作应准确、及时、全面，统计报表应数据真实、