五型机关档案管理制度

PAGE五型机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织的各类档案，确保档案的安全和完整。3.对各部门的档案工作进行监督、指导，组织档案业务培训，提高档案管理水平。4.参与公司/组织的重大活动、重要项目等档案的形成、积累和整理工作，确保档案的及时归档。5.按照规定向有关部门移交档案，提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政类档案：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.业务类档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、财务管理档案、技术研发档案、质量管理档案等。3.项目类档案：针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.基建类档案：涉及公司/组织基本建设项目的档案，如工程规划、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。5.设备类档案：公司/组织的各类设备档案，包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备报废文件等。（二）档案编号1.档案编号采用“分类号+年度+流水号”的结构。2.分类号根据档案分类方案确定，如行政类档案用“XZ”表示，业务类档案中的市场营销档案用“SC”表示等。3.年度用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。4.流水号按照档案形成的先后顺序依次编排，从“001”开始。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于重要的会议、活动、项目等，相关部门应事先通知档案管理部门，以便及时介入收集档案资料。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司/组织的档案材料全部移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊和备考表等。3.对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊或易退变的档案进行复制。4.按照档案保管期限的要求，对档案进行划分，分别整理存放。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别、保管期限等进行合理排列。（二）保管要求1.档案应按照编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，延长保管期限；对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。（二）档案销毁1.经鉴定批准销毁的档案，由档案管理部门会同有关部门共同进行销毁。2.销毁档案时，应严格执行审批手续，在指定地点进行，并由专人监销。3.监销人员应在档案销毁清册上签字，注明销毁日期和方式等。档案销毁清册应永久保存。七、档案查阅与借阅（一）查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全。3.查阅档案时，应在档案查阅登记薄上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司/组织分管领导签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失或擅自销毁档案。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，确认无误后在档案借阅登记薄上注销登记。八、档案统计与信息化管理（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司/组织领导汇报档案工作情况。（二）档案信息化管理1.推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.对电子档案进行规范化管理，确保电子档案