中国个人档案管理制度

PAGE中国个人档案管理制度一、总则（一）目的为了规范中国个人档案的管理，维护个人档案的真实性、完整性和保密性，保障个人合法权益，促进人力资源的合理配置和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于在中国境内各类企业、事业单位、社会团体、民办非企业单位以及其他组织（以下统称“组织”）中形成的个人档案管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：个人档案应如实反映个人的历史经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：个人档案应包含个人在各个阶段的重要信息，确保档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护个人档案中的隐私信息，未经授权不得泄露。4.规范性原则：个人档案的管理应遵循国家法律法规和相关行业标准，确保管理工作的规范化、标准化。二、个人档案的内容（一）履历材料1.个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、毕业院校、专业、工作经历等。2.工作经历证明材料，如劳动合同、工作证、离职证明等。（二）自传材料个人撰写的关于自己成长经历、思想变化、工作感悟等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核表、绩效考核表、评先评优材料等。2.干部任免审批表、考察材料、廉政鉴定等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历证书、学位证书复印件。2.培训结业证书、进修证明等。3.专业技术职务任职资格证书、聘任文件等。（五）政审材料1.入党、入团志愿书及相关审批材料。2.政治历史情况审查结论材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表。2.党团组织关系介绍信及相关材料。（七）奖励材料1.各级政府、部门颁发的奖励证书、表彰决定等。2.本单位内部的奖励文件及证书。（八）处分材料1.党纪政纪处分决定、解除处分决定等。2.司法机关的判决书、裁定书等。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等。2.任免文件、调动介绍信等。3.出国（境）审批表、护照复印件等。（十）其他可供组织参考的材料个人认为有必要归入档案的其他材料，如荣誉证书、科研成果、获奖作品等。三、个人档案的收集与整理（一）收集1.组织应明确个人档案收集的责任部门和责任人，定期收集员工的档案材料。2.员工应主动向组织提交与个人档案相关的材料，如学历证书、培训结业证书、获奖证书等。3.对于新入职员工，组织应在入职时要求其填写个人基本信息表，并提交相关档案材料原件或复印件。（二）整理1.档案管理人员应按照档案内容的分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，确保档案材料的有序存放。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，保证档案的完整性。四、个人档案的保管（一）保管机构1.组织应设立专门的档案保管机构，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全保管。2.档案保管机构应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，保证档案的质量不受影响。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。2.对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，确保档案的流向可追溯。3.按照档案保管期限的要求进行分类存放，对到期档案进行妥善处理。五、个人档案的查阅与借阅（一）查阅1.组织内部人员因工作需要查阅个人档案的，应填写《个人档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案保管机构查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案保管机构，并在《个人档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.外单位因工作需要借阅个人档案的，应出具正式介绍信，并填写《个人档案借阅申请表》，经组织主管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改、污损，不得擅自复制档案内容。4.借阅结束后，借阅人员应按时归还档案，并在《个人档案借阅登记表》上签字确认。六、个人档案的转递（一）转递原因1.员工因工作调动、离职、退休等原因需要转递个人档案的。2.组织根据工作需要，将员工个人档案转至其他单位的。（二）转递程序1.档案管理人员应根据转递原因，填写《个人档案转递通知单》，并将档案材料进行密封包装。2.通过机要交通、专人送取或邮政特快专递等方式将档案转递至接收单位。3.接收单位收到档案后，应在《个人档案转递回执》上签字盖章，并及时将回执寄回原组织。七、个人档案的信息化管理（一）信息化建设1.组织应建立个人档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、查询和统计分析。2.对档案材料进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）信息安全1.加强个人档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期对电子档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.对涉及个人隐私的信息进行加密处理，保障个人信息安全。八、监督与检查（一）监督机制1.组织应建立个人档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.设立举报信箱和举报电话，接受员工和社会公众对个人档案管理工作的监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节。2.档案材料的真实性、完整性和保密性情况。3.档案信息化管理系统的运行情况和信息安全情况。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.对违反档案管理制度的行