企业职工档案馆制度

PAGE企业职工档案馆制度一、总则（一）目的为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高企业人力资源管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业全体职工档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则。企业职工档案由企业人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。2.真实准确原则。档案内容应真实反映职工的工作经历、政治面貌、业务能力等情况，不得弄虚作假。3.保密原则。严格遵守国家有关保密规定，确保职工档案信息不泄露。4.服务利用原则。充分发挥档案的作用，为企业人力资源管理、职工个人发展等提供服务。二、档案内容（一）履历材料1.职工个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、参加工作时间、学历、学位、专业、工作经历等。2.职工参加工作以来的任职文件、任免审批表等。（二）自传材料职工撰写的自传，反映个人成长经历、思想变化等情况。（三）鉴定、考核材料1.职工年度考核登记表、绩效考核表等。2.职工晋升、晋级、评先评优等的鉴定材料。（四）学历学位材料1.职工的学历证书、学位证书复印件。2.学历认证报告、学位认证报告等。（五）政审材料1.职工的入党、入团申请书、自传、政审报告等。2.职工的政治历史问题审查结论、复查结论等。（六）党团材料1.职工的入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表等。2.职工的入团志愿书、入团申请书、团员登记表等。（七）奖励材料1.职工获得的各种奖励证书、表彰决定等。2.奖励事迹材料、申报审批表等。（八）处分材料1.职工受到的党纪、政纪处分决定、通报批评等。2.处分调查材料、申诉复查结论等。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.职工的工资变动审批表、工资调整通知等。2.职工的任免文件、调动介绍信、出国（境）审批表等。（十）其他可供组织参考的材料1.职工的培训结业证书、职业资格证书复印件等。2.职工的健康体检报告、职业病诊断证明等。3.职工的劳动合同、聘用合同等。三、档案收集与整理（一）收集1.人力资源部门负责定期收集职工档案材料，各部门应积极配合，及时将涉及职工的相关材料移交人力资源部门。2.职工个人应主动向人力资源部门提交本人的学历学位证书、奖励证书等相关材料。（二）整理1.人力资源部门按照档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案材料目录清单。3.将整理好的档案材料装入档案袋或档案盒，并在档案袋或档案盒上标明职工姓名、档案编号等信息。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的职工档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准。（二）保管要求1.对档案进行分类存放，建立档案索引，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案借阅、查阅制度，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。五、档案借阅与查阅（一）借阅1.因工作需要借阅职工档案的，须填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。2.人力资源部门根据审批意见，办理档案借阅手续，借阅人应在规定时间内归还档案。3.借阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。（二）查阅1.企业内部人员查阅职工档案，须填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。2.人力资源部门安排专人陪同查阅，查阅人只能查阅与本人工作相关的档案内容，不得查阅他人档案。3.查阅完毕后，查阅人应在档案查阅登记表上签字确认。六、档案转递（一）转递条件1.职工因工作调动、辞职、退休等原因离开本企业的，应及时办理档案转递手续。2.职工档案转递应符合国家有关规定和接收单位的要求。（二）转递程序1.人力资源部门根据职工的调动、辞职、退休等情况，开具档案转递通知单。2.将档案材料整理、密封后，并在档案袋或档案盒上加盖密封章。3.通过机要交通或专人送取等方式，将档案转递给接收单位。4.接收单位收到档案后，应及时将档案转递回执寄回人力资源部门。七、档案信息化管理（一）建立档案信息系统1.利用现代信息技术，建立企业职工档案信息系统，实现档案的电子化管理。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作效率。(二)数据录入与维护1.人力资源部门安排专人负责档案信息系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息系统的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。(三)安全管理及保密措施1.加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露、篡改等情况发生。2.对档案信息系统的数据进行备份，定期进行数据恢复演练，确保数据安全。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和政策。2.档案管理人员应具备良好的职业道德，保守档案机密，不得泄露档案内容。（二）具体职责1.负责职工档案的收集、整理、保管、借阅、查阅、转递等工作。2.维护档案信息系统的正常运行，做好数据录入、维护和安全管理工作。3.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议。4.协助有关部门做好档案的鉴定、销毁等工作。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对职工档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.成立档案鉴定小组，由人力资源部门负责人、档案管理人员及相关部门负责人组成。3.档案鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行综合评估，确定档案的保存期限。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，经档案鉴定小组批准后，进行销毁。2.档