消防队档案室规章制度

PAGE消防队档案室规章制度一、总则（一）目的为加强消防队档案室管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于消防队全体人员在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。2.集中统一原则：档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。3.完整安全原则：保证档案资料的完整性和安全性，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为消防工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理各类档案资料，进行分类、编号、整理、装订和存储。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁和统计工作。5.做好档案的安全保管工作，确保档案实体和信息的安全。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和归档工作，确保档案资料的真实、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案室。3.配合档案室做好档案的查询、借阅等利用工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.消防业务工作中形成的各类文件、报告、记录、图表等。2.队伍建设、思想政治工作等方面的档案资料。3.各类会议、培训、活动等形成的文件和资料。4.与消防工作相关的外部文件、资料和信息。5.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于重要的档案资料，应进行备份或数字化处理，确保档案的安全和长期保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注相关信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存储1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列在档案架或档案柜中。2.对于电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案管理系统，确保电子档案的安全和有效利用。3.对重要的档案资料，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.配备必要的安全防范设备，如监控系统、报警系统等。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经允许不得进入库房。4.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。5.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合消防队的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其价值和保管期限。2.分析档案内容与形成背景，判断其对消防工作的重要性和利用价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映消防队主要职能活动和基本历史面貌的，对消防工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对消防工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.填写档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.报消防队领导审批，经批准后进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告档案室。六、档案的利用（一）利用范围1.消防业务工作需要，如查阅历史火灾资料、制定灭火预案等。2.队伍建设、思想政治工作等方面的研究和参考。3.对外提供档案资料，如协助有关部门进行调查、取证等。4.其他合法合规的利用需求。（二）利用方式1.查阅：以书面形式提出查阅申请，经批准后到档案室查阅档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经批准后办理借阅手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件，但应注明复制出处，并加盖档案室印章。（三）利用手续1.查阅、借阅档案时，利用者应出示有效证件，并填写查阅、借阅登记表。2.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.利用者应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、拆卷、损坏档案。5.利用完毕后，应及时归还档案，并办理归还手续。（四）利用监督1.档案室应对档案利用情况进行登记和统计，定期检查档案的利用效果。2.发现利用者违反档案利用规定的，应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照规定的格式和命名规则进行整理。2.电子文件应与纸质文件同步归档，并确保两者内容一致。（二）电子档案的存储与保管1.建立电子档案存储系统，采用安全可靠的存储设备，对电子档案进行集中存储。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。3.加强对电子档案存储系统的维护和管理，防止数据丢失、损坏和泄密。（三）电子档案的利用1.建立电子档案检索系统，方便利用者快速查找所需电子档案。2.利用电子档案时，应严格遵守相关规定，确保电子档案的安全和合法利用。3.对电子档案的利用情况进行记录和统计，定期进行分析和总结。（四）电子档案的保密与安全1.采取加