档案服务外包监管制度

PAGE档案服务外包监管制度一、总则（一）目的为了加强对档案服务外包活动的监督管理，规范档案服务外包行为，确保档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本行业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及档案服务外包的所有活动，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储管理、数据迁移等外包业务。（三）基本原则1.合法合规原则：档案服务外包活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保外包行为合法、合规、有序。2.安全保密原则：高度重视档案信息安全，采取有效措施保障档案信息在存储、传输、使用等过程中的保密性、完整性和可用性，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.质量可控原则：建立健全质量控制体系，对档案服务外包的各个环节进行质量监控，确保外包服务质量符合要求。4.监督管理原则：加强对档案服务外包活动的全过程监督管理，及时发现和解决问题，保障外包活动顺利进行。二、外包服务提供商的选择与评估（一）资质要求1.具有独立法人资格，具备合法经营资质。2.具备与档案服务外包业务相适应的专业技术人员和设备。3.具有良好的信誉和业绩，近[X]年内无重大违法违规记录。（二）选择流程1.需求调研：根据公司/组织档案服务外包需求，制定详细的需求说明书，明确服务内容、质量标准、时间要求等。2.供应商征集：通过多种渠道，如网络搜索、行业推荐、招标平台等，广泛征集档案服务外包供应商。3.初步筛选：对征集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合资质要求的供应商，确定入围供应商名单。4.实地考察：对入围供应商进行实地考察，了解其公司规模、技术实力、管理水平、人员状况、安全保密措施等情况。5.综合评估：根据实地考察情况，结合供应商的报价、服务方案等因素，对入围供应商进行综合评估，确定最终的外包服务提供商。（三）评估指标1.技术能力：包括档案整理、数字化加工、存储管理等方面的技术水平和设备状况。2.人员素质：专业技术人员的数量、资质、经验等。3.安全保密措施：安全管理制度、保密协议、物理安全防护、信息安全技术手段等。4.服务质量：过往服务业绩、客户评价等。5.价格合理性：报价是否合理，是否符合市场行情。三、外包服务合同管理（一）合同签订1.在确定外包服务提供商后，应及时签订书面合同，明确双方的权利和义务。2.合同内容应包括服务内容、质量标准、服务期限、价格、付款方式、保密条款、违约责任等。（二）合同履行监督1.建立合同履行监督机制，定期对合同履行情况进行检查，确保外包服务提供商按照合同约定履行义务。2.如发现外包服务提供商未按合同约定履行义务，应及时要求其整改，并记录在案。（三）合同变更与终止1.如因业务需求变化或其他原因需要变更合同内容，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。2.如出现法定或约定的终止情形，应及时终止合同，并按照合同约定办理相关手续。四、档案服务外包过程管理（一）业务指导与培训1.在档案服务外包项目启动前，应向外包服务提供商提供必要的业务指导和培训，使其熟悉公司/组织的档案管理要求和业务流程。2.在项目实施过程中，应定期对外包服务人员进行业务培训和技术指导，确保其能够正确完成档案服务工作。（二）现场监督与检查1.安排专人对外包服务现场进行定期监督和检查，及时发现和解决问题。2.监督检查内容包括服务质量、安全保密措施执行情况、人员工作纪律等。（三）质量控制1.建立档案服务外包质量控制体系，制定详细的质量控制标准和流程。2.对外包服务的各个环节进行质量抽检，确保服务质量符合要求。3.如发现质量问题，应及时要求外包服务提供商整改，并跟踪整改情况。（四）安全保密管理1.要求外包服务提供商签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对外包服务人员进行安全保密教育和培训，提高其安全保密意识。3.采取必要的安全保密技术措施，如加密存储、网络隔离等，防止档案信息泄露。4.加强对外包服务场所的安全管理，限制无关人员进入。五、档案信息安全管理（一）安全制度建设1.建立健全档案信息安全管理制度，明确安全管理职责和流程。2.制定档案信息安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。（二）安全技术措施1.采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测、加密技术等，保障档案信息安全。2.定期对档案信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。（三）人员安全管理1.对外包服务人员进行背景审查，确保其具备良好的品德和职业道德。2.与外包服务人员签订安全责任书，明确其安全责任和义务。3.加强对外包服务人员的日常管理，规范其操作行为。六、档案服务外包的验收管理（一）验收标准1.根据合同约定和相关行业标准，制定详细的档案服务外包验收标准。2.验收标准应包括服务内容完成情况、质量标准符合情况、安全保密措施落实情况等。（二）验收流程1.外包服务项目完成后，外包服务提供商应提交验收申请，并提供相关验收资料。2.公司/组织成立验收小组，按照验收标准对外包服务项目进行验收。3.验收小组应出具验收报告，明确验收结果。如验收合格，应办理验收手续；如验收不合格，应要求外包服务提供商限期整改，直至验收合格。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.建立档案服务外包监督检查机制，定期对档案服务外包活动进行监督检查。2.监督检查内容包括外包服务提供商资质情况、合同履行情况、服务质量、安全保密措施等。（二）责任追究1.如发现外包服务提供商存在违法违规行为或违反合同约定的情况，应依法依规追究其责任。2.对因外包服务提供商原因导致档案信息安全事故或其他重大问题的，应依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。3.对公司