裕华区档案管理制度

PAGE裕华区档案管理制度一、总则（一）目的为加强裕华区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于裕华区各部门、各单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。裕华区档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责全区档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则。档案应如实反映工作活动的实际情况，确保档案内容的真实性和准确性。3.完整系统原则。应保证档案的齐全完整，保持档案之间的有机联系，形成系统的档案体系。4.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立裕华区档案管理中心，负责全区档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定裕华区档案管理的规章制度和业务规范。2.负责接收、收集、整理、保管全区各部门、各单位移交的档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立科学合理的档案检索体系，方便档案的查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地掌握档案的数量和状况。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全区档案工作人员的业务素质和档案意识。（二）各部门、各单位档案管理职责1.各部门、各单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.负责收集、整理本部门、本单位在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的完整准确，并按照规定的时间和要求向档案管理中心移交。3.建立健全本部门、本单位的档案管理制度，对档案进行规范化管理。4.配合档案管理中心做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、统战工作、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括机关事务管理、人事管理、财务管理、审计监督、信访工作、安全保卫等方面形成的文件材料。3.业务工作类：各部门、各单位在履行职能过程中形成的业务文件材料，如政策法规、规划计划、项目申报、业务报表、技术资料等。4.其他类：包括重大活动、突发事件、荣誉奖励等方面形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级、三级类目等。2.编号：对每一份档案或一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所档案管理中心应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。3.定期对档案进行清点核对，确保档案的数量和状况与档案目录一致。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，严格控制库房的出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.保持库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.严格遵守库房的安全操作规程，确保库房设备的正常运行，如发现安全隐患应及时报告并处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和发展的观点，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、利用价值等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立裕华区档案鉴定工作领导小组，由档案管理中心负责人、各部门业务骨干等组成，负责对全区档案的鉴定工作进行组织领导和审核把关。（三）鉴定方法1.定期鉴定：档案管理中心应定期（一般每五年）对档案进行全面鉴定，确定档案的存毁。2.随时鉴定：对新接收的档案或在日常工作中发现的已无保存价值的档案，应及时进行鉴定。（四）销毁程序1.经过鉴定确需销毁的档案，由档案管理中心编制档案销毁清册，清册应详细记录档案的名称、数量、来源、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.档案管理中心应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，定期向上级主管部门和有关部门报送档案统计报表。3.利用统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.建立档案查阅利用制度，明确档案查阅利用的范围、程序、方式等。2.档案管理中心应设立档案查阅利用窗口，为利用者提供便捷的服务。利用者查阅档案应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅利用，应严格按照保密规定进行审批和管理。4.积极开发档案信息资源，通过编研、展览等形式，为社会提供多样化的档案服务，充分发挥档案的社会效益。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现裕华区档案管理的信息化，建立档案信息数据库，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化扫描，建立档案数字化副本，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合裕华区档案管理的信息化系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在全区范围内的共享和利用。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.按照规划逐步推进档案数字化工作，确保数字化档案的质量。3.选择合适的档案管理系统进行建设和应用，做好系统的培训和推广工作。4.建立档案信息资源共享平台，与其他部门的信息系统进行对接，实现档案信息的共享和交换。（四）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。