档案管理电子化制度

PAGE档案管理电子化制度一、总则（一）目的为了适应公司/组织数字化发展的需求，规范档案管理电子化工作流程，提高档案管理效率，确保档案信息的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门所产生的各类档案资料，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音频、视频等。（三）基本原则1.合法性原则：档案管理电子化工作应遵守国家法律法规以及相关行业标准，不存在任何违法违规行为。2.真实性原则：确保电子档案信息真实、准确反映原始档案内容，不得篡改、伪造电子档案。3.完整性原则：涵盖公司/组织各类档案资料，保证电子档案的全面性，避免遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储安全，防止信息泄露、丢失或被非法篡改。5.便捷性原则：通过电子化手段提高档案检索、利用效率，方便员工获取所需档案信息。二、档案管理电子化工作流程（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地移交至档案管理部门。2.收集的档案应进行初步整理，剔除重复、无效的资料，并按类别进行简单分类。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容清晰，符合电子档案存储要求。（二）档案整理1.档案管理部门接收各部门移交的档案后，按照档案分类方案进行详细分类。分类应科学合理，便于检索和管理。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。编号规则应在制度中明确规定。3.建立档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应定期更新，确保与实际档案情况一致。（三）档案扫描1.对于纸质档案，应进行扫描转化为电子文件。扫描设备应具备较高的分辨率，确保扫描后的电子文件清晰可读。2.扫描后的电子文件应按照档案分类进行存储，命名应规范统一，便于识别和查找。命名规则应包含档案编号、名称、日期等关键信息。3.在扫描过程中，应同时进行图像质量检查，对于模糊、不完整的扫描件及时进行补扫。（四）档案存储1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列等。存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。2.建立电子档案存储库，按照档案分类进行分区管理。存储库应设置权限控制，只有经过授权的人员才能访问。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。备份频率应根据档案的重要性和变化情况确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每天进行增量备份。（五）档案检索1.建立完善的档案检索系统，支持多种检索方式，如按编号、名称、日期、关键词等进行检索。2.检索系统应具备快速响应能力，能够在短时间内准确找到所需档案信息。3.定期对检索系统进行维护和更新，确保检索功能的正常运行。（六）档案利用1.员工因工作需要查阅电子档案时，应向档案管理部门提交查阅申请，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后为员工提供相应的电子档案。对于涉及机密的档案，应严格按照保密规定进行查阅和使用。3.如需借阅电子档案，借阅人应填写借阅申请表，经审批后办理借阅手续。借阅期限应明确规定，借阅人应按时归还档案。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（七）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际价值，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行。2.对于已到保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经审批后进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.电子档案的销毁应采用安全可靠的方式，确保数据无法恢复。对于存储在存储设备上的电子档案，可采用物理销毁存储设备或进行数据覆盖等方式进行销毁。三、档案管理电子化安全管理（一）人员安全管理1.对涉及档案管理电子化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。培训内容应包括网络安全知识、数据保护意识、系统操作规范等。2.明确各类人员的安全职责，签订保密协议，严禁将档案信息泄露给无关人员。3.对人员的访问权限进行严格管理，根据工作需要授予相应的权限，避免越权操作。（二）系统安全管理1.安装防火墙、入侵检测系统等安全防护软件，防止外部网络攻击。2.定期对档案管理电子化系统进行漏洞扫描和修复，确保系统的安全性。3.建立系统备份和恢复机制，定期进行系统数据备份，以便在系统出现故障时能够及时恢复。（三）数据安全管理1.对电子档案数据进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。2.采用数据加密技术对重要档案数据进行加密处理，加密密钥应妥善保管。3.建立数据访问审计机制，记录和监控对电子档案数据的访问操作，发现异常情况及时进行处理。四、档案管理电子化的监督与考核（一）监督机制建立档案管理电子化工作监督小组，定期对档案管理电子化工作进行检查和评估。监督小组应由档案管理部门、信息技术部门以及相关业务部门的人员组成。检查内容包括档案收集的及时性、整理的规范性、扫描的质量、存储的安全性、检索利用的效率等方面。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（二）考核办法制定档案管理电子化工作考核办法，将档案管理电子化工作纳入部门和员工的绩效考核体系。考核指标应包括档案管理工作的准确性、完整性、及时性、安全性等方面。根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对未达标的部门和个人进行相应的处罚。五、附则