地质公园档案管理制度

PAGE地质公园档案管理制度一、总则（一）目的为加强地质公园档案的科学管理，有效保护和利用地质公园档案资源，充分发挥档案在地质公园建设、管理、科研、科普等工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本地质公园实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地质公园管理机构及所属各部门在地质公园规划、建设、运营、科研、科普等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则地质公园档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类科学原则按照地质公园档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。同时，严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案进行妥善保管。4.方便利用原则建立健全档案利用制度，简化利用手续，提高档案利用效率，为地质公园各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立地质公园档案管理科，负责地质公园档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善地质公园档案管理制度，并组织实施。2.负责地质公园各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整和安全。3.对地质公园各部门形成的档案进行定期检查和指导，督促各部门做好档案的整理和移交工作。4.开展档案信息化建设，建立地质公园档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。5.组织档案编研工作，开发档案信息资源，为地质公园的规划、建设、科研、科普等工作提供参考依据。6.负责向有关部门提供档案查阅、借阅服务，按照规定做好档案的鉴定、销毁工作。（二）各部门档案管理人员各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案管理部门移交。其主要职责包括：1.负责本部门在各项工作中形成的文件材料的收集、积累和整理，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门的档案进行分类整理，编制档案目录，定期向档案管理部门移交档案。3.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作，负责提供利用档案的相关信息。4.接受档案管理部门的业务指导，积极参加档案业务培训，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.地质公园规划方面的文件材料，包括总体规划、专项规划、详细规划等编制过程中形成的各类文件、图表、调研报告等。2.地质公园建设项目文件材料，如项目立项批复、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收文件等。3.地质公园地质遗迹保护相关文件，包括地质遗迹调查评价报告、保护规划、保护措施落实情况记录等。4.地质公园科研工作形成的文件材料，如科研项目立项文件、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料等。5.地质公园科普教育活动文件，包括科普计划、科普资料、科普宣传活动记录等。6.地质公园行政管理文件，如会议纪要、工作计划、工作总结、人事档案、财务文件等。7.地质公园对外交流与合作文件，如合作协议、交流活动记录、接待来访文件等。8.地质公园环境监测与保护文件，包括环境监测报告、环境整治方案及实施记录等。9.其他与地质公园相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的真实、完整。2.对于重要活动、重大项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时整理收集，并向档案管理部门移交。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。（三）整理方法1.分类按照地质公园档案的内容性质和形成特点，分为地质公园规划类、建设项目类、地质遗迹保护类、科研类、科普教育类、行政管理类、对外交流合作类、环境监测与保护类等类别。2.组卷根据文件材料的数量、来源、时间等因素，将具有内在联系的文件材料组成一卷或若干卷。卷内文件材料应按照重要程度和时间顺序排列。3.编目对每卷档案编制卷内目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。同时，编制案卷目录，注明案卷编号、题名、保管期限、密级等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并向档案管理部门移交。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后三个月内归档。（二）归档手续1.各部门向档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，注明移交档案的案卷编号、题名、数量、保管期限等信息，并双方签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（三）保管期限根据地质公园档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。具体划分如下：1.永久保管的档案（1）地质公园总体规划、长期发展规划等重要规划文件。（2）地质公园建设项目的立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等关键文件。（3）地质遗迹调查评价的重要成果报告、地质遗迹保护规划等。（4）具有重大科研价值的科研成果报告、学术论文等。（5）涉及地质公园重大决策、重要人事任免、财务审计等行政管理文件。（6）地质公园与国内外重要机构签订的合作协议、重大对外交流活动记录等。2.长期保管的档案（1）地质公园专项规划、详细规划等规划文件。（2）地质公园建设项目的设计文件、施工图纸、工程变更记录等。（3）地质遗迹保护措施落实情况的年度报告、阶段性总结等。（4）一般科研项目的研究报告、学术论文等。（5）地质公园科普教育活动的年度计划、总结、重要科普资料等。（6）地质公园行政管理中的一般性文件，如部门工作计划、工作总结等。3.短期保管的档案（1）地质公园日常工作中形成的一般性文件材料，如会议通知、一般性报告等。（2）地质公园环境监测中的常规监测报告等。（3）地质公园对外交流活动中的一般性接待记录等。（四）保管措施1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案应分类存放，按照保管期限、类别等顺序排列上架，便于查找和管理。3.建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案库房的安全和整洁。4.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储设备和存储方式，防止电子档案数据丢失。同时，定期对电子档案进行检测和维护，确保电子档案的可读性和可用性。五、档案的利用（一）利用范围1.地质公园内部各部门因工作需要查阅档案。2.地质公园科研人员因科研项目需要查阅相关档案。3.地质公园科普教育人员为编写科普资料、开展科普活动查阅档案。4.地质公园行政管理部门因工作需要查阅有关人事、财务、政策文件等档案。5.上级主管部门、相关单位及社会公众因工作或研究需要查阅地质公园档案。（二）利用手续1.地质公园内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.地质公园外部人员查阅档案，需持单位介绍信或相关证明材料，填写档案查阅申请表，经地质公园档案管理部门负责人审核批准后，方可查阅。查阅重要档案时，需经地质公园主管领导批准。3.档案查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅内容、利用目的等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立地质公园档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际保存价值，对到期档案进行鉴定。对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。2.鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其是否具有历史凭证作用和现实利用价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清单，注明档案的案卷编号、题名、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单经地质公园主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立地质公园档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对电子档案进行整理和规范，确保电子档案的格式统一、元数据完整。（三）数据库建设1.建立地质公园档案数据库，包括档案目录数据库和全文数据库。档案目录数据库应包含档案的基本信息，如案卷编号、题名、保管期限、密级等；全文数据库应存储档案的数字化扫描图像或电子文件原文。2.对档案数据库进行定期维护和更新，确保数据