公司消防档案管理制度

PAGE公司消防档案管理制度一、总则1.目的为加强公司消防安全管理，规范消防档案管理工作，确保消防档案的真实、完整、有效，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等法律法规及相关行业标准，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。3.定义本制度所称消防档案，是指公司在消防安全管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。二、消防档案管理职责1.消防安全责任人职责批准消防档案管理制度的制定与修订。定期审查消防档案管理工作，确保档案管理工作符合法律法规及公司要求。对消防档案管理工作中的重大问题进行决策。2.消防安全管理人职责组织实施消防档案管理制度，确保制度的有效执行。负责消防档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅等。定期向消防安全责任人报告消防档案管理工作情况。3.各部门职责负责本部门消防档案资料的收集、整理，并按时移交公司消防档案管理部门。配合消防档案管理部门做好档案管理工作，提供必要的协助与支持。4.消防档案管理部门职责制定消防档案管理工作流程和规范，明确档案管理各环节的操作要求。负责公司消防档案的集中统一管理，确保档案的安全与完整。对消防档案进行分类、编号、编目等整理工作，便于档案的查阅与利用。定期对消防档案进行清查、核对，发现问题及时处理。按照规定向有关部门报送消防档案资料。三、消防档案的分类与编号1.分类消防安全基本情况档案：包括公司基本概况、消防设施设备情况、消防组织架构、消防安全管理制度等。消防安全管理情况档案：涵盖消防设施设备检查记录、火灾隐患排查与整改记录、消防安全培训记录、灭火和应急疏散预案演练记录等。火灾事故档案：包含火灾事故报告、调查处理记录、事故损失情况等。2.编号消防档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。例如，2023JBQ001，其中“2023”表示年份，“JBQ”表示消防安全基本情况档案类别代码，“001”为流水号。类别代码如下：“JBQ”：消防安全基本情况档案“JBG”：消防安全管理情况档案“HZC”：火灾事故档案四、消防档案的收集与整理1.收集要求各部门应指定专人负责本部门消防档案资料的收集工作，确保资料的及时、准确、完整。消防档案资料应包括但不限于文件、记录、报告、图纸、照片、视频等各种形式。对于日常消防安全管理活动中产生的各类资料，应随时收集，定期移交公司消防档案管理部门。2.整理要求消防档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应及时进行整理。整理工作包括对资料进行分类、排序、编目、装订等，确保档案资料的整齐、规范。对于同一类别的档案资料，应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查阅。五、消防档案的归档与保管1.归档要求整理后的消防档案应及时归档，存入专门的档案柜或档案存储设备中。归档时应编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找与管理。对于电子档案，应进行分类存储，并建立相应的索引和备份，确保电子档案的安全与可读取性。2.保管要求消防档案应存放在安全、干燥、通风的场所，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。档案存储设备应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能，确保档案的安全。按照档案保管期限的要求，定期对档案进行鉴定，对已过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。六、消防档案的查阅与借阅1.查阅要求公司内部人员因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到消防档案管理部门查阅。消防档案管理部门应按照申请表的要求提供档案资料，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅完毕后，应及时归还档案，确保档案的完整与安全。2.借阅要求公司外部单位或人员因特殊原因需要借阅消防档案的，应填写《消防档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，并提供有效证明文件，经公司消防安全责任人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后，应按时归还档案。如档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。七、消防档案的更新与维护1.定期更新消防安全基本情况档案应每年更新一次，确保公司基本概况、消防设施设备情况等信息的准确性和及时性。消防安全管理情况档案应根据日常消防安全管理工作的开展情况，及时更新消防设施设备检查记录、火灾隐患排查与整改记录等内容。火灾事故档案应在火灾事故处理完毕后及时归档，并根据事故调查处理结果进行更新。2.动态维护各部门在日常工作中发现消防档案中的信息有变化时，应及时通知消防档案管理部门进行更新。消防档案管理部门应定期对档案进行检查，发现档案内容有缺失、错误或不符合要求的，应及时进行补充、修正或完善。八、消防档案的保密管理1.保密原则消防档案涉及公司消防安全管理的重要信息，应严格遵守保密制度，确保档案信息不被泄露。2.保密措施消防档案管理部门应指定专人负责档案的保密工作，对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识。档案管理人员应严格遵守档案查阅与借阅规定，不得私自将档案信息