考试档案三合一制度

PAGE考试档案三合一制度一、总则（一）目的为加强公司考试档案管理，确保考试档案的完整性、准确性和安全性，便于考试档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类考试所涉及的档案管理，包括但不限于招聘考试、职业资格考试、内部培训考试等。（三）基本原则1.真实性原则：考试档案应如实反映考试的全过程和相关信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖考试组织、实施、结果等各个环节的资料，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：对涉及考生个人隐私、考试机密等信息严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、存储和管理。二、考试档案的内容（一）考试组织文件1.考试计划：包括考试名称、目的、时间、地点、报考条件、考试科目等详细安排。2.考试通知：向考生发布的关于考试报名、时间变更、注意事项等通知文件。3.考务安排：如监考人员安排、考场布置方案、考试流程等相关资料。（二）考生信息1.报名登记表：记录考生基本信息，如姓名、性别、身份证号、联系方式、报考科目等。2.资格审核资料：考生提交的学历证明、工作经历证明、资格证书等审核材料。3.考生照片：近期免冠照片，用于准考证、成绩通知单等。（三）考试实施记录1.试卷及答案：包括考试试卷、标准答案、评分标准及评分细则。2.考场记录：监考人员填写的考场情况记录，如考生出勤情况、考场纪律执行情况等。3.考试过程影像资料：如有条件录制的考试现场视频，用于备查。（四）考试成绩及相关证明1.成绩汇总表：记录考生各科成绩、总分及排名情况。2.成绩通知单：向考生发放的正式成绩通知文件。3.证书颁发记录：包括证书领取登记表、证书样本等相关资料。三、考试档案的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的考试档案资料进行全面清查，剔除重复、无效的资料。2.按照档案形成的时间顺序进行排列，确保资料的连贯性。3.对纸张类档案进行去污、修复、折叠等处理，保持档案的整洁。（二）分类方法1.按考试类别分类：如招聘考试档案、职业资格考试档案、内部培训考试档案等。2.在每类考试档案下，再按年度进行细分，如20XX年招聘考试档案、20XX年职业资格考试档案等。3.每年度的考试档案中，进一步分为组织文件、考生信息、考试实施记录、成绩及证明等类别。（三）编号规则为便于档案的查找和管理，对每一份档案进行编号。编号采用“考试类别年度顺序号”的格式，例如：招聘考试2023001，表示2023年招聘考试的第一份档案。四、考试档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案柜，按照分类顺序存放，每个档案柜应标明存放的考试类别和年度范围。2.电子档案：建立电子档案库，按照与纸质档案一致的分类方式进行存储，文件命名应规范准确，便于检索。（二）保管期限1.一般考试档案保管期限为[X]年，自考试结束之日起计算。2.涉及重要人事决策、法律纠纷等特殊情况的考试档案，应长期保管。（三）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案安全。五、考试档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅考试档案的，需填写《考试档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及考生个人隐私信息的档案，未经考生本人书面同意，不得查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅考试档案的，须经公司主管领导批准，并按照公司相关规定办理查阅手续。（二）查阅流程1.查阅申请人提交《考试档案查阅申请表》。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以批准。3.查阅人员在档案管理部门指定地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理部门对档案进行核对和整理。（三）利用规定1.考试档案仅供内部工作参考、研究分析、处理相关事务等合理用途使用，不得用于商业目的或泄露给无关人员。2.如需对考试档案进行复印、摘录等利用，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。六、考试档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及考试机密、考生隐私等敏感信息的档案，严格限制接触人员范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、传递、存储等过程中，采取加密、密封等措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.定期检查档案存储环境和设施设备，确保档案安全。2.对档案管理系统进行安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据篡改。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施，减少损失，并向上级报告。七、考试档案的销毁（一）销毁条件1.达到保管期限的考试档案，经档案管理部门审核，确无留存价值的，可申请销毁。2.因机构调整、业务变更等原因，不再需要保存的相关考试档案，也可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出销毁申请，填写《考试档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、年度等信息。2.经公司主管领导审批同意后，由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录资料应留存备查。4.销毁完毕后，在《考试档案销毁申请