交警队档案三合一制度

PAGE交警队档案三合一制度一、总则（一）目的为进一步加强交警队档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性和安全性，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合交警队实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交警队各部门在业务活动中形成的各类档案，包括交通事故档案、车辆管理档案、驾驶人管理档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。交警队档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则。档案内容必须真实、准确、完整，如实反映交警队业务活动的全过程。3.安全保密原则。加强档案安全保密措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为交警队各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善交警队档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全。5.按照规定向有关部门提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.组织开展档案鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理、移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，规范填写档案材料，保证档案内容的真实性和准确性。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时归还档案。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理水平。4.定期对档案进行盘点、清查，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.积极参加档案业务培训，不断更新知识结构，适应档案管理工作的需要。三、档案收集与整理（一）收集范围1.交通事故档案：包括事故现场勘查记录、事故认定书、调解书、赔偿凭证等。2.车辆管理档案：包括车辆注册登记、转移登记、抵押登记、注销登记等相关材料。3.驾驶人管理档案：包括驾驶证申请、考试、核发、审验、换证等相关材料。4.其他业务档案：如交通违法处理档案、交通设施建设档案等。（二）收集要求1.各业务部门应在业务活动结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范。2.档案材料应使用A4纸打印或书写，字迹清晰，内容完整。3.对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和性质，将档案分为交通事故档案、车辆管理档案、驾驶人管理档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：将档案材料按照一定顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式，确保档案的安全和完整。2.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列上架，便于查找和利用。电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护。（三）保管期限1.交通事故档案、车辆管理档案、驾驶人管理档案等业务档案的保管期限按照国家有关规定执行。2.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应适当延长保管期限。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.建立档案清查台账，记录清查情况和处理结果。五、档案利用（一）利用范围1.内部利用：供交警队各部门在工作中查阅、参考。2.外部利用：根据法律法规和有关规定，为司法机关、行政机关、社会组织等提供档案查阅、借阅服务。（二）利用手续1.内部利用：由利用部门填写档案查阅申请表，经部门负责人签字后，到档案管理部门查阅档案。2.外部利用：利用单位应出具单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关材料，经交警队分管领导签字批准后，到档案管理部门查阅档案。查阅人不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照档案，应另行办理审批手续。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记。2.登记内容包括利用时间、利用部门、利用人姓名、档案名称、查阅内容等。（四）归还与催还1.档案查阅、借阅完毕后，利用人应及时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。2.对于逾期未归还的档案，档案管理部门应及时进行催还。如因特殊原因不能按时归还，利用人应办理续借手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对档案的保管期限、价值等进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和交警队实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定标准应明确各类档案的保管期限、鉴定方法、销毁程序等内容。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行审核，确定档案的保管期限和价值。3.对于确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，经交警队分管领导签字批准后，进行销毁。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁时间、地点、方式等信息，并由监销人签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的交警队档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率和服务水平，为交警队各项工作提供更加便捷的档案利用服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，建立电子档案数据库。2.系统功能开发：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管利用、鉴定销毁等业务流程的信息化管理。3.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息的安全保密。（三）数据维护与更新1.定期对电子档案数据库进行备份，确