村委会学籍档案管理制度

PAGE村委会学籍档案管理制度一、总则（一）目的为了加强村委会学籍档案的管理，确保学籍档案的真实、完整、安全和有效利用，保障村民受教育权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内涉及的各类学籍档案的管理，包括村民子女在本村及外村学校的入学、转学、休学、复学、毕业等相关档案材料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的学习经历和相关情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护学生个人隐私，防止档案信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范。二、档案管理职责（一）村委会指定专人负责学籍档案管理工作该管理人员应具备良好的政治素质、责任心强、熟悉档案管理业务，负责本村学籍档案的收集、整理、保管、查阅等具体工作。（二）村委会成员职责1.村委会主任负责统筹协调学籍档案管理工作，监督制度的执行情况，对重大问题进行决策。2.其他村委会成员协助档案管理人员开展工作，在各自职责范围内提供必要的支持和配合，确保学籍档案管理工作顺利进行。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.学生入学登记表，包括基本信息、家庭情况等。2.学籍卡片，记录学生在校期间的学习成绩、奖惩情况等。3.转学、休学、复学、毕业等相关证明材料。4.学生在校期间的体检报告。5.其他与学生学籍相关的重要材料。（二）收集要求1.档案管理人员应主动与本村学校及相关教育机构沟通联系，及时获取学生的学籍档案材料。2.要求提供档案材料的单位或个人，应确保材料的真实性和完整性，并按照规定的格式和要求进行提交。3.对于村民自行提交的学籍档案材料，档案管理人员应认真审核，不符合要求的应及时告知补充完善。（三）整理方法1.按照学生姓名、年级、学籍号等进行分类排序，建立清晰的档案目录。2.对每份档案材料进行编号，确保档案材料的唯一性和可追溯性。3.将档案材料按照顺序依次装订成册，或采用活页夹等方式进行存放，便于查阅和管理。4.建立电子档案，将纸质档案内容进行扫描录入，形成电子文档，便于存储和检索。电子档案应与纸质档案同步更新，并做好备份工作。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案保管室，确保保管室具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。保管室内应配备必要的档案柜、货架等存储设备，并保持通风良好、清洁卫生。（二）保管期限学籍档案应长期保存，以保障村民在需要时能够查阅到完整的学籍信息。对于已毕业学生的档案，在其毕业后[X]年内，应重点保管，防止档案丢失或损坏。（三）档案安全管理1.严格限制非档案管理人员进入档案保管室，确需进入的，应经过档案管理人员同意，并进行登记。2.定期对档案保管室进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案的安全存放。3.对电子档案要采取加密存储、定期备份等措施，防止数据丢失或被篡改。4.档案管理人员应妥善保管档案管理工作中使用的钥匙、密码等，不得随意转借他人。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.学生本人及其监护人有权查阅学生的学籍档案。查阅时，应填写查阅申请表，注明查阅原因和内容，经档案管理人员审核同意后，方可进行查阅。2.因工作需要，本村学校教师、教育部门工作人员等查阅学籍档案的，应出具单位介绍信，经档案管理人员审核批准后，在指定地点查阅。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅学籍档案的，须经村委会主任批准，并严格按照规定的程序进行查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人向档案管理人员提交查阅申请表。2.档案管理人员对申请表进行审核，符合查阅条件的，安排查阅时间和地点，并告知查阅注意事项。3.查阅人员在档案管理人员的陪同下进行查阅，查阅完毕后，应及时归还档案材料，并在查阅登记表上签字确认。（三）档案利用1.村委会应积极为村民提供学籍档案利用服务，如协助村民办理升学、转学等手续时提供相关档案证明。2.在利用档案过程中，应注意保护档案信息的安全和保密，不得将档案内容用于非正当目的。3.对于档案利用过程中发现的问题或需要补充完善的信息，档案管理人员应及时进行记录，并采取相应措施进行处理。六、档案信息化管理（一）建立学籍档案管理信息系统利用现代信息技术，建立覆盖本村学籍档案管理全过程的信息系统，实现档案的电子化管理、在线查阅、数据统计分析等功能。（二）数据录入与维护档案管理人员应及时将新收集的档案材料录入信息系统，并确保录入数据的准确性和完整性。定期对系统中的数据进行核对和更新，保证电子档案与纸质档案一致。（三）信息安全保障加强学籍档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。定期进行系统维护和数据备份，确保系统的稳定运行和数据安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案鉴定的规定，结合本村实际情况，对学籍档案进行定期鉴定，确定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由村委会主任、档案管理人员及相关专业人员组成的档案鉴定小组，负责对学籍档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家和地方有关档案保管期限的规定，确定档案的存毁。3.对于已失去保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经鉴定小组审核、村委会主任批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案管理人员按照批准的销毁清单，对拟销毁的档案进行清点核对。2.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应有专人负责监督，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，与销毁清单一并保存。八、监督与检查（一）村委会定期对学籍档案管理工作进行监督检查检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理的质量、档案保管的安全状况、档案查阅利用的规范程度等。（二）设立举报渠道鼓励村民对学籍档案管理工作中的违规行为进行举报，村委会应及时受理举报，并对举报内容进行调查核实。对于经查实的违规行为，依法依规进行处理。（三）对档案管理人员的考核建立档案管理人员考核机制，根据其工作表现、业务能力、遵守制度情况等进