特情耳目档案管理制度

PAGE特情耳目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司特情耳目工作的规范化管理，确保特情耳目档案的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥特情耳目在维护公司安全稳定、开展业务活动等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及特情耳目工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保特情耳目工作在合法合规的框架内进行。2.保密安全原则：高度重视特情耳目档案的保密性和安全性，防止信息泄露，保障特情耳目人员的人身安全。3.规范管理原则：建立健全规范的档案管理流程，确保档案的收集、整理、保管、查阅等环节有序进行。4.有效利用原则：充分挖掘特情耳目档案的价值，为公司决策、业务开展等提供有力支持。二、特情耳目档案的定义与分类（一）定义特情耳目档案是指公司在开展特情耳目工作过程中形成的，记录特情耳目基本情况、工作表现、情报信息等内容的各类文件、资料的总和。（二）分类1.特情档案基本信息档案：包括特情人员的个人基本情况，如姓名、性别、年龄、籍贯、职业、联系方式等。招募与发展档案：记录特情人员的招募渠道、发展过程、培训情况等。工作业绩档案：详细记载特情人员提供的情报信息、协助开展的工作任务及取得的成果等。考核评价档案：对特情人员工作表现的定期考核评价记录，包括考核指标、考核结果等。2.耳目档案基本信息档案：涵盖耳目人员的基本情况，如身份、背景、与特情的关系等。情报贡献档案：记录耳目人员提供的各类情报信息的详细内容、价值评估等。联络与沟通档案：包括与耳目人员的联络方式、沟通频率、重要沟通记录等。三、特情耳目档案的收集与整理（一）收集1.信息来源特情耳目管理部门及相关工作人员在日常工作中及时收集各类信息。特情耳目主动提交的工作报告、情报信息等。与特情耳目相关的业务活动、调查工作中产生的信息。2.收集要求收集的信息应真实、准确、完整，不得遗漏重要内容。对于涉及特情耳目身份、工作细节等敏感信息，务必严格保密，防止泄露。收集过程中要做好记录，注明信息来源、收集时间等。（二）整理1.分类整理根据特情耳目档案的分类标准，对收集到的信息进行分类，确保同一类别的信息集中存放。对于特情档案和耳目档案，分别按照各自的类别进一步细分，如特情基本信息档案可按不同特情人员进行排序整理。2.编号标识为每份特情耳目档案建立唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的编码规则，体现档案的类别、年份等信息。在档案资料上明确标注编号、类别、日期等标识，方便识别和查找。3.资料装订将整理好的各类资料按照一定顺序进行装订，确保资料的整齐和牢固。对于纸张较多的档案，可采用活页夹等方式装订，便于后续补充和调整。四、特情耳目档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案保管室，确保保管环境安全、保密、干燥、通风良好。2.保管室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案类别和编号顺序，将纸质档案存放在档案柜中，确保排列整齐，便于查找。定期对纸质档案进行检查，查看是否有损坏、霉变等情况，及时进行修复或处理。2.电子档案保管建立电子档案数据库，将特情耳目档案的电子资料进行分类存储。对电子档案进行加密处理，设置不同级别的访问权限，防止数据被非法获取或篡改。定期对电子档案进行备份，备份存储在不同的介质上，并分别存放于不同地点，以防止数据丢失。（三）保管期限1.特情档案基本信息档案、招募与发展档案等长期保管。工作业绩档案、考核评价档案等根据特情人员的工作存续期及相关规定确定保管期限，一般不少于[X]年。2.耳目档案基本信息档案、情报贡献档案等长期保管。联络与沟通档案根据耳目人员的工作参与期及相关规定确定保管期限，一般不少于[X]年。（四）档案销毁1.对于超过保管期限、已失去保存价值的特情耳目档案，由档案管理部门提出销毁申请。2.销毁申请上报公司相关领导审批，经批准后按照规定的程序进行销毁。3.销毁过程要进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量等，记录由专人负责保存。五、特情耳目档案的查阅与使用（一）查阅权限1.特情耳目管理部门工作人员：因工作需要，可查阅本部门管理的特情耳目档案，但需遵循规定的查阅流程。2.公司相关领导：根据工作决策、业务指导等需要，经批准可查阅特情耳目档案。3.其他部门人员：因特定业务需求，需查阅特情耳目档案的，应提交书面申请，经特情耳目管理部门负责人审核、公司分管领导批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《特情耳目档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核，审核通过后报特情耳目管理部门负责人审批。3.特情耳目管理部门根据审批意见，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。4.查阅人员只能在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出保管室。如需复印或摘录部分内容，应经特情耳目管理部门负责人同意，并注明用途。（三）使用规定1.查阅和使用特情耳目档案过程中，必须严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.未经批准，任何人不得擅自复制、传播特情耳目档案信息。3.使用特情耳目档案提供的情报信息时，应确保信息来源合法、准确，并按照公司相关规定进行处理和应用。六、特情耳目档案的安全与保密（一）安全措施1.加强档案保管场所的安全保卫工作，安装监控设备，限制无关人员进入。2.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识，掌握必要的安全防范技能。3.定期对档案保管设施设备进行检查维护，确保其正常运行。（二）保密制度1.所有接触特情耳目档案的人员均需签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案管理的各个环节，严格执行保密规定，如档案整理、查阅、传递等过程中，防止信息泄露。3.对违反保密制度的行为，按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。七、特情耳目档案管理的监督与检查（一）内部监督1.特情耳目管理部门定期对档案管理工作进行自查，检查档案的收集、整理、保管、查阅等环节是否符合制度要求。2.公司内部审计部门不定期对特情耳目档案管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）外部检查积极配合上级主管部门、公安机关等相关单位对特情耳目档案管理工作的检查，如实提供档案资料，接受监