学校档案阅览室制度

PAGE学校档案阅览室制度一、总则（一）目的为加强学校档案阅览室的管理，有效保护和利用档案资源，为学校教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校档案阅览室的管理与使用，包括档案管理人员、借阅人员以及其他相关工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案的安全与保密，采取有效措施防止档案信息泄露、损毁和丢失。3.服务至上原则：以方便师生查阅利用档案为宗旨，提供优质、高效、便捷的服务。二、档案阅览室管理职责（一）档案管理部门职责1.负责档案阅览室的日常管理工作，包括档案的整理、上架、保管、借阅登记等。2.制定和完善档案阅览室的各项管理制度，并负责组织实施。3.定期对档案阅览室的设施设备进行检查和维护，确保正常运行。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和服务意识。（二）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，严格按照档案管理的有关规定和程序进行操作。2.负责档案的收集、整理、编目、上架等工作，确保档案的完整和有序。3.热情接待借阅人员，认真办理借阅手续，及时提供所需档案资料。4.做好档案阅览室的安全防范工作，定期检查档案的保管情况，发现问题及时报告并处理。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案借阅规定（一）借阅对象本校教职工、学生因教学、科研、学习等工作需要，可按规定借阅档案。校外单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，须经学校档案管理部门负责人批准。（二）借阅手续1.借阅人员需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理人员根据审核意见，办理借阅手续，向借阅人员发放档案，并在《档案借阅登记簿》上进行登记。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，须提前办理续借手续。2.重要档案或珍贵档案的借阅期限根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日。（四）借阅数量借阅人员每次借阅档案的数量一般不超过[X]卷（册），特殊情况需经档案管理部门负责人批准。（五）借阅要求1.借阅人员必须爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、拆散或转借他人。2.如需复印档案资料，须经档案管理部门同意，并按规定办理复印手续。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，逾期未还的，档案管理部门将催还并视情节轻重给予相应处理。四、档案查阅规定（一）查阅对象本校教职工、学生因教学、科研、学习等工作需要，可按规定查阅档案。校外单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，须经学校档案管理部门负责人批准。（二）查阅手续1.查阅人员需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、数量、用途等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理人员根据审核意见，安排查阅地点，并在《档案查阅登记簿》上进行登记。（三）查阅要求1.查阅人员必须在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案阅览室。2.查阅人员应保持安静，不得在档案阅览室大声喧哗、吸烟或吃零食。3.查阅人员如需摘录或复制档案资料，须经档案管理部门同意，并按规定办理摘录或复制手续。4.查阅人员应爱护档案阅览室的设施设备，如有损坏，应照价赔偿。五、档案归还规定（一）归还时间借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，须提前办理续借手续。（二）归还手续1.借阅人员归还档案时，应将档案整理整齐，交档案管理人员核对。2.档案管理人员检查档案是否完整、有无损坏，如有问题，应及时向借阅人员提出并记录。3.档案管理人员在《档案借阅登记簿》上注销借阅记录，并将档案归还原位。六、档案安全与保密规定（一）安全管理1.档案阅览室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.档案阅览室应保持整洁、通风良好，严禁在室内存放易燃、易爆物品。4.档案管理人员离开档案阅览室时，应关好门窗，切断电源，确保安全。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.借阅人员查阅档案时，应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。3.严禁在档案阅览室谈论涉及档案机密的话题。4.对违反保密规定的人员，将视情节轻重给予相应处理。七、档案阅览室环境与设施管理（一）环境管理1.档案阅览室应保持整洁、卫生，定期进行清扫和消毒。2.室内温度、湿度应保持相对稳定，符合档案保管要求。3.档案阅览室应保持安静，避免噪音干扰。（二）设施管理1.档案阅览室应配备必要的设施设备，如档案架、桌椅、电脑、打印机、复印机、空调、除湿机等，并定期进行检查和维护，确保正常运行。2.设施设备如有损坏或故障，应及时报修，并做好记录。3.档案管理人员应正确使用设施设备，不得擅自拆卸或改装。八、档案管理人员培训与考核（一）培训1.档案管理部门应定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和服务意识。2.培训内容包括档案管理法律法规、业务知识、操作技能等。3.档案管理人员应积极参加培训，认真学习，不断提高自身素质。（二）考核1.档案管理部门应建立档案管理人员考核制度，定期对其工作表现进行考核。