档案室手机管理制度

PAGE档案室手机管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的安全管理，确保档案资料的完整性、保密性和安全性，规范进入档案室人员的手机使用行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有进入档案室的人员，包括但不限于档案管理人员、查阅档案的工作人员、因工作需要临时进入档案室的其他人员。（三）基本原则1.安全第一原则：确保档案室的安全是手机管理的首要目标，防止因手机使用不当导致档案资料泄露、损坏或其他安全事故。2.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准中关于档案管理和信息安全的规定。3.统一管理原则：对进入档案室人员的手机实行统一管理，确保管理措施的一致性和有效性。二、手机带入档案室管理规定（一）一般情况下的限制1.未经档案室负责人批准，严禁任何人员携带手机进入档案室。2.因特殊工作需要携带手机进入档案室的，必须提前向档案室负责人提出申请，说明携带手机的原因、用途及预计使用时间等情况。申请经批准后方可携带手机进入档案室，但必须严格按照本制度规定进行管理。（二）特殊情况的处理1.对于因工作需要必须携带手机进入档案室进行拍照、录像、录音等操作的人员，需由所在部门出具书面证明，详细说明工作任务及必要性，并经档案室负责人审核批准。在进入档案室前，应将手机设置为飞行模式或关机状态，交由档案室管理人员统一保管，并填写手机保管登记表，记录手机型号、颜色、保管时间等信息。2.在进行拍照、录像、录音等操作时，必须在档案室管理人员的监督下进行，操作完成后立即将手机交回档案室管理人员保管。严禁在未经允许的情况下私自使用手机进行其他与工作无关的操作。三、手机在档案室使用管理规定（一）允许使用的情况及条件1.经批准携带手机进入档案室且处于保管状态的人员，在档案室管理人员指定的区域内，因工作需要可在管理人员监督下临时使用手机。使用手机仅限于与本次工作任务直接相关的操作，如查阅必要的资料、联系工作相关人员等。2.使用手机前，必须再次向档案室管理人员说明使用目的和预计使用时间，经管理人员同意后方可使用。使用过程中应严格遵守档案室的各项规章制度，不得影响档案室的正常秩序和其他人员的工作。（二）禁止使用的情况1.在档案室非指定区域内严禁使用手机。2.严禁使用手机进行拍照、录像、录音、传输档案资料等操作，除非已按照本制度规定获得特别批准。3.严禁使用手机玩游戏、浏览无关网站、发送私人信息等与工作无关的行为。（三）使用过程中的注意事项1.使用手机时应保持手机的清洁，避免因手机表面的污渍、水渍等对档案资料造成污染。2.使用完毕后，应及时将手机交回档案室管理人员保管，并确认手机处于关机状态或飞行模式。3.在使用手机过程中，如发现手机出现异常情况（如信号异常、电量异常等），应立即停止使用，并向档案室管理人员报告。四、手机保管管理规定（一）保管方式1.进入档案室的人员所携带的手机，统一由档案室管理人员在档案室入口处的专门保管区域进行保管。保管区域应具备安全防护措施，如锁具、监控设备等，确保手机的安全。2.手机保管应采用分类存放的方式，按照手机型号、颜色等进行区分，便于查找和管理。同时，应建立手机保管台账，详细记录每部手机的保管时间、领取时间、领取人员等信息。（二）保管期间的注意事项1.档案室管理人员应定期对保管的手机进行检查，确保手机处于关机状态或飞行模式，电量充足，无异常情况。如发现手机出现问题，应及时与手机保管人员联系，并采取相应的措施进行处理。2.在保管期间，如遇紧急情况需要使用手机，应按照本制度规定的程序进行申请和批准。经批准后，档案室管理人员应及时将手机提供给相关人员使用，并做好记录。使用完毕后，应立即收回手机并恢复保管状态。五、违规处理规定（一）违规行为界定1.未经批准携带手机进入档案室。2.违反本制度规定在档案室使用手机，如在非指定区域使用、进行与工作无关的操作等。3.未按照规定将手机交回档案室管理人员保管或私自取回手机。4.因手机使用不当导致档案资料泄露、损坏或其他安全事故。（二）违规处理措施1.对于首次违规的人员，给予口头警告，并责令其立即改正违规行为。同时，将违规情况记录在个人档案中。2.对于再次违规的人员，给予书面警告，并视情节轻重给予相应的经济处罚，如罚款[X]元。3.对于多次违规或违规情节严重的人员，除给予经济处罚外，还将视情况给予降职、撤职、辞退等处分。同时，对于因违规行为导致档案资料泄露、损坏或其他安全事故的人员，将依法追究其法律责任。六、监督与检查（一）监督主体1.档案室负责人负责对本制度的执行情况进行全面监督，定期检查档案室手机管理的各项措施是否落实到位。2.档案室管理人员负责对进入档案室人员的手机使用情况进行日常监督，及时发现和纠正违规行为。（二）检查方式1.定期检查：档案室负责人每月至少组织一次对档案室手机管理情况的全面检查，包括手机保管区域的安全状况、手机保管台账的记录情况、违规行为的查处情况等。2.不定期抽查：档案室管理人员可根据实际情况对进入档案室人员的手机使用情况进行不定期抽查，确保制度的有效执行。3.专项检查：针对特定时期或特定工作任务，如档案整理、档案移交等，开展专项手机管理检查，确保在关键时期手机使用管理符合规定。（三）检查结果处理1.对于检查中发现的问题，应及时记录并分析原因，提出整改措施。整改措施应明确责任部门、责任人、整改期限等，确保问题得到及时解决。2.将检查结果与相关人员的绩效考核挂钩，对于手机管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对于存在问题较多的部门和个人进行批评教育，并督促其改进工作。七、培训与宣传（一）培训内容1.组织进入档案室人员参加手机管理制度培训，培训内容包括本制度的各项规定、手机使用对档案安全的影响、违规行为的后果等。2.培训应注重案例分析，通过实际案例让参加培训人员深刻认识到手机使用不当可能带来的危害，提高其对档案安全的重视程度。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请档案管理专家或资深管理人员进行授课，讲解手机管理制度及相关知识。2.利用内部网络、宣传栏等渠道发布手机管理制度的相关内容，供员工随时查阅和学习。3.在档案室入口处张贴手机管理制度的宣传海报，提醒进入档案室人员遵守规定。（三）宣传工作1.通过公司/组织内部会议、邮件等形式，向全体员工宣传档案室手机管理制度的重要性，提高员工对档案安全的认识。2.鼓励员工积极参与档案安全管理工作，对发现违规行为或提出合理建议的员工给予表扬和奖励，营造良好的档案安全管理氛围。八、附则（一）解释权本制度由本公司/组织档案室负责解释。在执行过程中，如