乳品厂档案室管理制度

PAGE乳品厂档案室管理制度一、总则（一）目的为加强乳品厂档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乳品厂各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则乳品厂档案室对全厂各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映乳品厂的生产经营活动、管理工作及历史沿革等情况。3.完整性原则全面收集、整理乳品厂在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及商业秘密、技术秘密等重要档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施乳品厂档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管全厂各类档案，确保档案的安全和完整。3.开展档案的编目、检索、统计等工作，建立健全档案管理信息系统，提高档案管理效率。4.积极提供档案利用服务，为乳品厂的生产经营、管理决策、技术创新等工作提供支持。5.组织档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行妥善处理。6.负责对各部门档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案室的业务指导。2.按照档案管理要求，定期将本部门的档案移交档案室归档，确保档案移交的及时性和完整性。3.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管本部门的档案，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。4.根据工作需要，及时向档案室查阅利用档案，并按照规定办理借阅手续。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案包括乳品厂的行政公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的文件材料。2.生产技术类档案涵盖乳品生产工艺文件、技术标准、操作规程、设备档案、新产品研发资料、质量检验报告等。3.经营管理类档案如市场营销策略、销售合同、财务报表、物资采购文件、成本核算资料等。4.党群工作类档案包括党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。5.特殊载体类档案如照片、录音、录像、电子文件等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行统一编号。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。2.编号格式为：大类代码小类代码流水号。例如，行政管理类档案编号为XZ01001，其中XZ代表行政管理类，01代表行政公文小类，001为该小类下的流水号。3.对于特殊载体类档案，在编号后应注明相应的载体形式，如照片编号为ZP01001（照片）。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料。2.收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等，确保档案内容的真实性和准确性。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。（二）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类，同一类别的文件应集中在一起。3.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、文号、责任者等信息，确保目录清晰准确。4.对破损、褪色的文件进行修复，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，以保证档案的可读性。5.特殊载体类档案应按照相应的技术要求进行整理，如照片应进行编号、标注说明，电子文件应进行分类存储，并确保其格式的兼容性和可读性。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在次年上半年归档。2.生产技术类档案应在项目结束或任务完成后及时归档。3.经营管理类档案应按照会计年度或业务周期进行归档。4.党群工作类档案应在活动结束后一个月内归档。5.特殊载体类档案应在形成后及时归档。（二）移交程序1.各部门档案管理人员按照归档期限，将整理好的档案编制档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案室。2.档案室对移交的档案进行核对、验收，如发现档案不符合要求，应及时通知移交部门进行补充或整改。3.经核对无误后，档案室在档案移交清单上签字确认，双方各执一份。档案移交清单应作为档案管理的重要凭证，妥善保存。六、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备适宜的保管环境，保持温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。2.档案室应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全。3.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放于相应的档案装具中，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.对重要档案和利用率较高的档案，应设置专柜存放，便于查阅利用。3.特殊载体类档案应根据其特点进行单独存放，如照片应存放在相册或照片档案盒中，电子文件应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是反映乳品厂主要职能活动和历史面貌的，对乳品厂有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要是在一定时期内对乳品厂工作有查考利用价值的档案，如生产技术资料、经营管理文件等。短期保管的档案保管期限为15年以下，主要是在较短时间内对乳品厂工作有参考价值的档案，如一般性文件、临时性报表等。2.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和乳品厂实际情况进行，确保档案的保管期限合理准确。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案保管中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并做好记录。3.根据清查结果，编制档案清查报告，总结档案管理工作经验教训，提出改进措施和建议，为档案管理决策提供依据。七、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和有效利用。2.凡因工作需要查阅利用档案的部门或个人，应按照规定办理查阅手续，填写档案查阅登记表。（二）查阅手续1.查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.申请表提交档案室后，档案室管理人员根据查阅范围和审批情况，确定是否提供查阅服务。如同意查阅，应告知查阅人查阅地点、查阅方式及注意事项。3.查阅人凭有效证件到档案室查阅档案，查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案室，并在档案查阅登记表上签字确认查阅情况。（三）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人审核，报档案室负责人批准。2.借阅申请表批准后，由档案室管理人员办理借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、借阅人姓名、部门、借阅期限等信息，并向借阅人发放档案。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、污损。如需延长借阅期限，应提前向档案室办理续借手续。4.借阅期满，借阅人应按时归还档案。档案室管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究借阅人的责任。（四）档案利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、技术秘密等重要档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.档案利用应符合国家法律法规和乳品厂相关规定，不得用于非法目的或损害乳品厂利益。3.对利用档案过程中形成的复印件、摘录件等，应注明出处，并按照档案管理要求进行妥善保管。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，各部门档案管理人员及相关业务人员为成员。鉴定工作小组负责对档案的保管期限、价值等进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容、来源、形式等因素，综合判断档案的价值，确定其保管期限。2.对已超过保管期限且失去保存价值的档案，应进行鉴定销毁。失去保存价值的档案主要包括：已完成历史使命、无查考利用价值的文件；重复、内容雷同或无保存必要的文件；已被新的文件替代且原文件无特殊意义的文件等。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.鉴定时，由档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步整理和统计，填写档案鉴定登记表，注明档案的名称、编号、形成时间、保管期限等信息。3.鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。对存毁意见不一致的档案，应进行讨论研究，必要时可征求相关部门或专家的意见。4.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，一式两份，一份留存档案室，一份报主管领导审批。（四）销毁程序1.档案销毁清单经主管领导批准后，由档案室组织实施销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，确保销毁过程的安全和彻底。2.销毁档案时，应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，并在档案销毁清单上签字确认。3.档案销毁后，应将档案销毁清单与相关档案管理记录一并归档保存，作为档案管理工作的重要凭证。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。2.通过信息化手段，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等全过程进行实时监控和管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.选用适合乳品厂档案管理特点的档案信息化管理软件，实现档案信息的录入、存储、检索、统计、编目等功能。3.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描时应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。电子档案应与纸质档案同步归档，并进行定期备份，确保数据安全。4.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止非法访问和数据泄露。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类编号