营养师档案管理制度

PAGE营养师档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司营养师档案的管理，规范档案的建立、保管、使用和销毁等流程，确保营养师档案的完整性、准确性和保密性，为公司的人力资源管理、业务发展以及营养师的职业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有在职营养师的档案管理工作。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映营养师的个人信息、工作经历、专业技能、培训情况等实际情况。2.完整性原则：全面收集与营养师相关的各类资料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护营养师档案中的个人隐私和敏感信息，未经授权不得泄露。4.动态管理原则：随着营养师的工作变动、培训提升等情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：准确记录营养师的基本身份信息。2.联系方式：包括手机号码、电子邮箱等，确保公司能够及时与营养师取得联系。3.身份证号码：用于唯一标识营养师个人身份。4.婚姻状况、家庭住址：反映营养师的生活状况和居住信息。（二）教育背景1.学历：从高中开始记录，包括毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间等。2.学位：如学士、硕士、博士等，以及获得学位的院校和时间。3.专业培训经历：参加过的与营养相关的专业培训课程，包括培训机构、培训内容、培训时间等。（三）职业资格证书1.营养师资格证书：记录证书名称、颁发机构、颁发时间、证书编号等详细信息。2.其他相关专业资格证书：如健康管理师、公共营养师等证书情况。（四）工作经历1.入职公司时间：明确营养师加入本公司的具体日期。2.历任职位：记录在公司内担任过的不同职位及任职时间。3.工作职责与业绩：详细描述在各职位上的主要工作职责，以及取得的工作业绩，如完成的项目、取得的成果、对公司业务的贡献等。4.离职公司及时间（如有）：若有过离职经历，记录离职公司名称及离职时间。（五）专业技能与成果1.专业技能：如营养评估、营养方案制定、膳食指导、营养教育等方面的技能水平描述。2.发表的专业文章：记录发表文章的题目、发表期刊名称、发表时间等信息。3.参与的科研项目：项目名称、项目来源、担任角色、项目成果等情况。（六）培训与发展记录1.内部培训：参加公司组织的各类营养师相关培训课程，记录培训课程名称、培训时间、培训效果评估等。2.外部培训：参加外部机构举办的培训活动，包括培训主题、培训地点、培训费用等信息。3.自我提升计划与完成情况：营养师个人制定的专业发展计划及实际完成情况记录。（七）绩效考核记录1.年度绩效考核结果：每年的绩效考核得分及评价等级。2.季度绩效考核反馈：每季度绩效考核的具体反馈意见和改进建议。（八）奖惩记录1.获得的奖励：公司内部或外部给予的奖励，如优秀员工奖、专业贡献奖等，记录奖励名称、颁发时间、颁奖机构。2.受到的处罚：包括警告、记过、降职等处罚情况，记录处罚原因、处罚时间、处罚决定。（九）健康状况记录营养师的年度体检报告主要信息，如身体各项指标是否正常等。（十）其他重要信息如参加的行业研讨会、获得的荣誉称号、与工作相关的特殊经历等信息。三、档案建立与收集（一）新员工入职档案建立1.人力资源部门在营养师新员工入职时，发放《营养师档案信息登记表》，要求新员工如实填写个人基本信息、教育背景、职业资格证书等内容。2.新员工所在部门负责人协助收集其工作经历、专业技能等相关信息，并审核填写内容的真实性和完整性。3.人力资源部门将审核后的档案信息录入公司人力资源管理系统，并建立纸质档案，档案内容应包括上述规定的各项资料。（二）档案资料补充与更新1.营养师应在个人信息发生变动（如联系方式变更、学历提升、获得新的资格证书等）后的[X]个工作日内，将相关信息提交至所在部门负责人。2.部门负责人审核后，及时将更新后的信息传递给人力资源部门，由人力资源部门负责在档案中进行相应更新，并确保系统与纸质档案信息一致。3.每年年终，营养师应总结个人年度工作业绩、培训与发展情况等，填写《营养师年度档案更新表》，提交至所在部门负责人。部门负责人审核后交人力资源部门进行档案更新。四、档案保管（一）保管部门公司人力资源部门负责统一保管营养师档案。（二）保管方式1.纸质档案采用专用档案柜存放，按照营养师姓名或入职时间顺序排列，便于查找。2.建立电子档案库，将营养师档案信息以电子文档形式进行存储，同时做好数据备份，防止数据丢失。电子档案应进行加密处理，设置不同级别的访问权限。（三）保管期限1.营养师在职期间，其档案应持续保管。2.营养师离职后，档案继续保管[X]年，以满足可能的查询和追溯需求。离职超过保管期限的档案，经人力资源部门负责人批准后，按照规定程序进行销毁。（四）档案安全与保密1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的完整性和安全性。2.严格限制档案查阅人员范围，未经授权任何人不得擅自查阅、借阅营养师档案。查阅档案需填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可查阅。查阅过程中应在指定地点进行，不得擅自摘抄或复制档案内容。3.借阅档案必须办理正式的借阅手续，填写《档案借阅登记表》，明确借阅人、借阅时间、归还时间等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。4.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密。如因工作失误导致档案信息泄露，将依法追究相关人员责任。五、档案使用（一）内部使用1.人力资源部门在进行人员招聘、岗位调配、绩效考核、培训发展等人力资源管理工作时，可根据需要查阅营养师档案，获取相关信息作为决策依据。2.公司内部其他部门因工作需要，如需了解营养师相关信息，应向人力资源部门提出申请，经批准后由人力资源部门提供必要的档案资料。（二）外部使用1.如因政府部门检查、行业协会调研等外部原因需要提供营养师档案信息，必须经过公司高层领导批准，并按照相关法律法规和程序进行操作。2.向外部机构提供档案信息时，应确保提供的信息经过适当处理，不涉及个人隐私和公司机密信息的泄露。六、档案销毁（一）销毁条件1.营养师离职超过保管期限且公司不再需要留存相关档案的。2.档案因自然灾害、保管不善等原因造成严重损坏，无法修复且无保存价值的。（二）销毁程序1.人力资源部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.申请经公司档案管理负责人、财务负责人、法务负责人等相关部门负责人审核通过后，报公司总经理批准。3.批准后，由人力资源部门会同行政部门安排专人负责档案销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。记录应保存[X]年。4.档案销毁完毕后，在《档案销毁申请表》上注明销毁情况，并由参与销毁人员签字确认。七、监督与检查（一）监督部门公司内部审计部门负责对营养师档案管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案建立与收集的及时性、准确性和完整性。2.档案保管的安全性和保密性措施落实情况。3.档案使用的合规性，包括查阅、借阅手续是否齐全等。4.档案销毁程序是否符合规定。（三）检查频率内部审计部门每年至少进行一次全面的档案管理监督检查，并形成