抽采技术档案管理制度

PAGE抽采技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司抽采技术档案的管理，确保抽采技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥抽采技术档案在公司生产、科研、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与抽采技术相关的各类档案的管理，包括但不限于抽采设计方案、施工记录、监测数据、设备资料、技术总结等。（三）管理原则1.集中统一管理原则抽采技术档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映抽采技术工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则涵盖抽采技术工作全过程的各类文件资料，保证档案的全面性。4.保密性原则对涉及公司机密的抽采技术档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定抽采技术档案管理的具体实施细则。2.负责抽采技术档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。3.对抽采技术档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系方便查询利用。4.指导和监督公司各部门对抽采技术档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的及时、准确归档。5.负责档案信息化建设，推进抽采技术档案的数字化管理提高档案管理效率和服务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门抽采技术文件资料的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保本部门档案资料的完整性和准确性，并配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。3.在项目实施过程中，严格按照档案管理规定做好各类文件的收集、整理和归档工作，保证档案资料与项目进度同步。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能遵守档案管理工作纪律。2.负责抽采技术档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、上架、保管等确保档案的有序存放。3.按照规定的程序和方法对档案进行分类、编号、编目等工作，建立档案检索工具方便档案的查找和利用。4.做好档案的借阅登记和归还工作，严格执行档案借阅制度，确保档案的安全。5.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.抽采设计阶段的各类文件，包括设计任务书、设计方案、图纸、计算书等。2.抽采施工过程中的记录资料，如钻孔施工记录、封孔记录、管路安装记录等。3.抽采设备的相关资料，包括设备选型报告、设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护记录等。4.抽采监测数据，如瓦斯浓度、流量、压力等监测数据的原始记录和分析报告。5.抽采技术总结报告、科研成果报告、技术改进资料等。6.与抽采技术相关的会议纪要、文件、通知等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责抽采技术文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于外来文件，如上级部门的文件、合作单位的资料等，应及时登记并归档。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、类别等进行分类整理，确保档案的系统性和逻辑性。2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，方便查询和检索。4.对图纸等特殊载体的档案，应进行单独整理和编号，并注明相关信息。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门在完成抽采技术项目后，应及时将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，审核合格后办理归档手续。3.档案管理人员按照规定的分类方法和编号规则，将归档的档案资料进行上架存放。（二）保管期限1.抽采技术档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括抽采设计的核心文件、重大科研成果报告、涉及公司重大利益的文件等。3.长期保管的档案保管期限一般为30年，包括抽采施工的主要记录、设备的重要技术资料等。4.短期保管的档案保管期限一般为10年，包括一般性的监测数据、日常工作文件等。（三）保管要求1.档案保管应具备适宜的环境条件，保持库房清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取相应措施进行处理。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因生产、科研、管理等工作需要，可查阅抽采技术档案。2.外部单位因合作、交流等需要，经公司批准后可查阅相关抽采技术档案。（二）利用程序1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。复印的档案资料应与原件一致，并加盖档案管理部门的印章。（三）借阅管理1.因工作需要借阅抽采技术档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人和相关专业技术人员组成，负责对抽采技术档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可鉴定为销毁档案。3.对保管期限未满但已失去利用价值的档案，经鉴定小组审核同意后，可提前销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单。2.销毁清单经公司主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁档案清单等。4.销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁记录归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立抽采技术档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和准确性。（三）系统安全管