万科财务档案管理制度

PAGE万科财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强万科财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于万科集团总部及所属各子公司、分公司的财务档案管理工作。（三）定义财务档案是指公司在财务活动中形成的，具有保存价值的各种凭证、账簿、报表、文件、合同等资料。（四）管理原则1.集中统一管理原则：财务档案由公司财务部门统一管理，确保档案的完整性和规范性。2.安全保密原则：采取有效措施，确保财务档案的安全，防止档案信息泄露。3.有效利用原则：充分发挥财务档案的作用，为公司决策和管理提供支持。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报表及附注等。4.其他会计资料类：包括银行对账单、余额调节表、纳税申报表等。5.财务文件类：包括财务管理制度、财务预算、财务分析报告等。6.合同协议类：包括借款合同、投资合同、采购合同等。（二）编号财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法如下：1.会计凭证类：按照年份和月份顺序编号，如“20XX年X月记字第X号”。2.会计账簿类：按照账簿名称和年份编号，如“总账20XX年”。3.财务报告类：按照年份和报告类型编号，如“20XX年年度财务报表”。4.其他会计资料类：按照资料名称和年份编号，如“20XX年银行对账单”。5.财务文件类：按照文件名称和年份编号，如“20XX年财务管理制度”。6.合同协议类：按照合同名称和年份编号，如“20XX年借款合同”。三、财务档案的收集与整理（一）收集1.财务部门应定期收集各类财务档案，确保档案的及时归档。2.财务人员在办理完相关业务后，应及时将有关资料整理归档，不得积压。3.对于外部单位提供的财务资料，应及时签收，并办理交接手续。（二）整理1.财务档案应按照分类和编号顺序进行整理，确保档案的整齐有序。2.对于会计凭证，应按照编号顺序装订成册，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码等信息。3.对于会计账簿，应按照账簿编号顺序排列，并在账簿首页注明账簿名称、年份等信息。4.对于财务报告，应按照年份和报告类型顺序装订成册，并在封面上注明年度、报告类型等信息。5.对于其他会计资料和财务文件、合同协议类，应按照资料名称和年份顺序整理，并分别装订成册或分类存放。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告类：月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报表及附注保管期限为永久。4.其他会计资料类：银行对账单、余额调节表等保管期限为10年，纳税申报表保管期限为30年。5.财务文件类：财务管理制度、财务预算等保管期限为永久，财务分析报告保管期限为10年。6.合同协议类：保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般为10年至永久不等。（二）保管地点1.财务档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度和湿度应符合国家有关标准。3.财务档案应按照类别和年份分别存放，并建立相应的索引和目录，便于查找和利用。（三）保管要求1.财务档案应妥善保管，不得随意堆放、损毁或丢失。2.对于电子财务档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质上。3.财务档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。4.对于超过保管期限的财务档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到财务部门查阅。2.查阅财务档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出财务部门。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。4.查阅完毕后，应及时将档案归还财务部门，并办理归还手续。（二）借阅1.公司外部单位或个人查阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，到财务部门办理借阅手续。2.借阅财务档案时，应签订《财务档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他目的。5.借阅完毕后，应及时将档案归还财务部门，并办理归还手续。如发现档案有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。六、财务档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.财务部门应定期对超过保管期限的财务档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由财务部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、性质、重要程度等因素，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。（二）销毁1.经鉴定确定需要销毁的财务档案，应编制《财务档案销毁清单》，注明档案名称、年份、数量等信息。2.《财务档案销毁清单》应经财务部门负责人和公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁财务档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和安全性。4.监销人员应在销毁完毕后，在《财务档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。七、财务档案的信息化管理（一）建立财务档案信息化系统1.公司应建立财务档案信息化系统，实现财务档案的电子化管理。2.财务档案信息化系统应具备档案录入、存储、查询、借阅、鉴定、销毁等功能，确保档案管理的便捷性和高效性。3.财务档案信息化系统应与公司其他业务系统进行集成，实现数据的共享和交换。（二）电子财务档案的管理1.电子财务档案应按照纸质档案的分类和编号规则进行管理，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.电子财务档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。3.电子财务