畜禽档案管理制度

PAGE畜禽档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司畜禽养殖管理，规范畜禽养殖过程中的各项记录，确保畜禽养殖信息的完整性、准确性和可追溯性，保障畜禽产品质量安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有畜禽养殖场所，包括种畜禽场、商品畜禽养殖场等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关畜禽养殖、动物防疫、食品安全等法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案记录应如实反映畜禽养殖全过程的实际情况，不得虚假记载、篡改数据。3.全面系统原则：涵盖畜禽养殖的各个环节，包括畜禽引种、饲养管理、疫病防治、销售等，形成完整的档案体系。4.及时归档原则：各项记录应在规定时间内及时整理归档，确保档案的时效性。二、档案管理职责分工（一）养殖部门1.负责畜禽养殖过程中各项原始记录的填写和收集，包括畜禽存栏、出栏、饲料使用、疫苗接种、用药记录等。2.按照档案管理要求，定期将原始记录整理成册，移交档案管理部门。（二）档案管理部门1.负责畜禽档案的集中统一管理，建立档案管理制度和档案目录，对各类档案进行分类、编号、装订、存储。2.对移交的档案进行审核、整理和归档，确保档案的完整性和规范性。3.负责档案的查阅、借阅管理，按照规定提供档案查阅服务，并做好登记工作。（三）兽医部门1.负责畜禽疫病防治记录的填写和审核，包括疫病诊断、治疗方案、疫苗接种情况等。2.对养殖过程中的疫病防控措施进行指导和监督，并将相关信息及时反馈给档案管理部门。（四）销售部门1.负责畜禽销售记录的填写，包括销售日期、数量、去向等。2.及时将销售信息传递给档案管理部门，确保档案记录与销售实际情况一致。三、档案内容及要求（一）畜禽引种档案1.记录引进畜禽的品种、数量、来源地、引种日期、检疫证明编号等信息。2.附引进畜禽的系谱资料、免疫情况、健康状况等相关证明文件。（二）饲养管理档案1.畜禽存栏档案：每月记录畜禽存栏数量、品种、年龄、性别等信息。2.饲料使用档案：详细记录饲料的名称、品牌、规格、用量、使用日期等，确保饲料来源可追溯。3.饮水管理档案：记录饮水的水质检测情况、饮水设备维护记录等。4.环境控制档案：包括畜禽舍的温度、湿度、通风、光照等环境参数记录，以及消毒记录、粪便处理记录等。（三）疫病防治档案1.疫苗接种档案：记录疫苗的名称、生产厂家、批号、接种日期、接种剂量、接种方法等信息。2.疫病诊断与治疗档案：详细记录畜禽发病日期、症状、诊断结果、治疗方案、用药情况等，包括药物名称、剂量、使用方法、停药日期等。3.疫病监测档案：按照规定的疫病监测计划，记录监测时间、监测动物数量、监测项目、监测结果等信息。（四）兽药使用档案1.记录兽药的名称、剂型、规格、生产厂家、批准文号、采购日期、使用日期、使用剂量、使用原因等信息。2.严格遵守兽药使用的休药期规定，记录休药期起止时间。（五）销售档案1.记录畜禽的销售日期、品种、数量、销售对象、销售价格等信息。2.提供销售合同、检疫证明、运输记录等相关凭证。（六）人员培训档案1.记录养殖人员、档案管理人员、兽医人员等参加的各类培训课程、培训时间、培训内容、考核结果等信息。2.附培训教材、培训证书等相关资料。（七）设备设施档案1.记录畜禽养殖场所内的各类设备设施，如养殖设备、饲料加工设备、疫病检测设备等的购置日期、规格型号、使用情况、维护保养记录等。2.建立设备设施的维修档案，记录维修时间、维修内容、维修人员等信息。四、档案的建立与归档（一）档案建立1.各部门按照职责分工，负责各自业务范围内档案资料的收集和整理。养殖人员应在日常工作中及时、准确地填写各项原始记录，确保记录真实、完整。2.原始记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔或其他易褪色的笔。记录内容应清晰、工整，不得随意涂改。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人印章，并注明涂改日期。（二）档案审核1.养殖部门填写完成的原始记录，应由部门负责人进行初步审核，确保记录内容符合要求。2.档案管理部门在接收档案时，应对移交的档案进行再次审核，重点审核记录的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与相关部门沟通，要求补充或更正。（三）档案归档1.审核通过的档案资料，应按照档案管理的分类要求进行整理。同一类档案应按照时间顺序排列，编写页码，并编制档案目录。2.档案应装订成册，采用A4纸规格，左侧装订。装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。3.装订后的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、月份等信息，存放在专门的档案柜中。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅畜禽档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，在规定时间内提供档案查阅服务。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅畜禽档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人签字同意后，报公司主管领导审批。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。六、档案的保管与销毁（一）保管期限畜禽档案的保管期限应根据国家有关法律法规和行业标准确定，一般为[X]年。对于涉及重大疫病、食品安全事故等重要档案，应长期保存。（二）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案保管场所，保持档案存放环境的整洁、干燥、通风，温度、湿度应符合档案保管要求。2.档案应分类存放，便于查找和管理。同时，应建立档案索引，方便快速定位所需档案。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全完整。如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行修复或处理。（三）档案销毁1.档案保管期满后，由档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、年度、数量等信息。2.《档案销毁申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人签字同意后，报公司主管领导审批。3.经批准销