档案管理制度意见

PAGE档案管理制度意见一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案管理制度意见。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的集中管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实、准确和完整。2.各部门应积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理部门的要求及时提供相关档案资料。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全保密。3.积极开展档案的编研工作，为公司各项工作提供参考依据。4.定期对档案管理工作进行总结和分析，不断完善档案管理制度。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等。2.人事管理类：包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等。3.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.业务管理类：包括市场营销资料、客户档案、项目合同、技术资料等。5.其他类：包括公司荣誉证书、资质证书、对外宣传资料等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，采用分类编号法进行编号。具体编号方法如下：1.一级编号：按照档案分类的大类进行编号，用大写字母表示，如“A”表示行政管理类，“B”表示人事管理类，“C”表示财务管理类，“D”表示业务管理类，“E”表示其他类。2.二级编号：在一级编号的基础上，按照档案分类的小类进行编号，用两位数字表示，如“A01”表示公司文件，“A02”表示会议记录等。3.三级编号：在二级编号的基础上，按照档案的形成时间或顺序进行编号，用三位数字表示，如“A01001”表示公司成立时的第一份文件。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案资料收集齐全，并按照档案管理部门的要求进行整理。2.档案管理人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案资料的及时收集。3.对于重要的档案资料，档案管理人员应提前介入，指导相关部门进行收集和整理。（二）档案整理1.档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.档案整理应按照档案分类的要求进行分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的整齐、规范。3.档案整理过程中，应剔除重复、无效的档案资料，确保档案的精炼和准确。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等。3.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对于重要的档案资料，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。3.档案库房应建立严格的出入库登记制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。4.档案管理人员应定期对档案保管设备进行维护和保养，确保设备的正常运行。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.档案鉴定小组应根据档案的内容、价值和历史意义等因素，对档案进行全面、客观的鉴定，确定档案是否仍有保存价值。（二）档案销毁1.对于已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经档案管理部门负责人和公司领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和相关业务部门人员共同监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后产生的灰烬等残留物应妥善处理，防止造成环境污染。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.公司外部人员查阅档案，应持有单位介绍信或个人有效证件，填写《档案查阅申请表》，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经公司领导批准，不得擅自复印、摘抄或传播档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员应提前向档案管理部门预约查阅时间，并提交《档案查阅申请表》。档案管理部门应根据查阅人员的申请，及时查找并提供相关档案资料。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）档案利用1.档案管理部门应积极为公司各项工作提供档案利用服务，根据公司需求及时提供相关档案资料。2.档案管理人员应根据档案利用情况，定期对档案进行统计和分析，为公司档案管理工作提供参考依据。3.对于重要的档案利用需求，档案管理部门应及时向公司领导汇报，并按照领导要求提供相关档案资料。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标公司应积极推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、管理和利用，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的自动化和信息化。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时将档案资料录入系统，并确保录入信息的准确、完整。3.档案管理信息系统应建立严格的用户权限管理机制，根据用户的工