药品采购及库存管理规范手册

药品采购及库存管理规范手册一、手册目的与适用范围本手册旨在规范药品采购与库存管理全流程，保障药品质量安全、供应稳定，降低运营成本。适用于医疗机构、药品经营企业等单位的药事管理部门及从业人员，可结合实际业务场景调整执行。二、药品采购管理规范（一）采购计划制定1.需求分析：结合临床用药数据（门诊/住院处方、科室申领记录）、历史销售/使用趋势（如慢性病药品的月均用量）、季节流行病（如流感季提前储备抗病毒药）、特殊科室需求（如ICU急救药品清单）综合评估。2.库存联动：依托库存系统设置“安全库存阈值”（如某抗生素安全库存为月均用量的1.5倍），库存低于预警线时自动触发采购需求。3.计划审核：由药事管理委员会或采购小组审核，确保计划符合预算、医保目录/基药配备要求及质量标准。（二）供应商管理1.资质审核：严格查验供应商《药品经营许可证》《GSP证书》《营业执照》，进口药品附加通关单、检验报告；建立资质档案并每年更新。2.评估机制：从供货及时性（延误率≤3%）、质量合格率（抽检100%合格）、价格合理性（对比市场均价）、售后响应（退换货≤24小时反馈）等维度评分，每季度/半年淘汰不合格供应商。3.合作优化：与优质供应商签订长期协议，约定“应急供货条款”（如公共卫生事件优先供货），建立战略储备合作关系。（三）采购流程执行1.申请与审批：采购专员填写申请单（含名称、规格、厂家、数量、预算），部门负责人审批（大额需分管领导签批）。2.合同签订：明确质量标准、配送时间、验收要求、违约责任（如假药劣药“全额赔偿+追责”条款），经法务审核后签署。3.到货验收：对照采购单/随货同行单核对信息，首营品种全检、常规品种抽检3%-5%；外观检查（包装、标签），冷链药品核查运输温度（如2-8℃冷藏品，运输波动≤±2℃），不合格品立即拒收并启动退换货。三、药品库存管理规范（一）入库管理1.验收记录：填写《药品入库验收表》，记录验收时间、药品信息、检验结果、验收人，保存至效期后1年。2.冷链管理：冷藏/冷冻药品到货后立即转入冷库/冷藏柜，同步记录入库温度，运输温度超标则拒收。（二）储存管理1.分区分类：按剂型（注射剂/口服药/外用药）、属性（普通药/麻精药/易制毒药）、温湿度（冷库2-8℃、阴凉库≤20℃、常温库0-30℃）分区，设置醒目标识。2.效期管理：近效期预警：效期不足6个月（或自定义周期）的药品列为“预警品”，每月统计并优先出库；临期处理：效期不足3个月的药品，与供应商协商退换货，或报损核销。3.养护措施：每日记录温湿度，超标时启动除湿/制冷；每月检查易变质药品（如生物制品、中药饮片），发现霉变/裂片立即隔离上报。（三）库存盘点1.盘点周期：每月小盘点（抽查近效期、高值药），每季度全面盘点，年度大盘点。2.方法与差异处理：实盘法清点数量、核对批号效期，生成差异表；盘盈核查漏记/赠品，盘亏追溯流向（人为失误追责，合理损耗报损）。（四）出库管理1.先进先出（FIFO）：按入库时间排序，优先发出最早入库药品，出库单注明批号、效期，确保可追溯。2.审核与管控：普通药品：药师审核处方/调拨单后出库；特殊药品：麻精药凭专用处方、双人核对、登记台账；易制毒药需公安备案，跟踪流向至终端。四、应急与优化管理（一）短缺药品应对1.预警机制：关注国家短缺药品清单，与供应商建立“短缺预警通道”，提前储备替代品种（如某抗生素断货时，选用药理相近品种）。2.内部调配：药事会批准后，跨科室调剂短缺药，优先保障急救、重症患者。（二）近效期药品处理1.内部消化：优先用于门诊/住院患者，或通过健康宣教发放（如近效期维生素类药品）。2.外部协作：与供应商协商退换货，或通过省级药品调剂平台转让给有需求的单位。（三）信息化管理建议1.系统升级：引入带条码管理的ERP系统，实现“入库扫码-出库扫码-库存自动更新”，减少人为错误。2.数据分析：通过采购/库存/使用数据优化计划（如波动大的药品调整安全库存），滞销药品列为“暂停采购”清单。五、结语药品采购与库存管理是保障质量、供应的核心环节。各单位应结合实际优化流