职业技能培训学校学员档案管理合同

职业技能培训学校学员档案管理合同甲方（职业技能培训学校）：名称：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系方式：____________________办学许可证号：____________________统一社会信用代码：____________________乙方（学员）：姓名：____________________性别：____________________身份证号码：____________________所报课程：____________________联系电话：____________________联系地址：____________________鉴于乙方已参加甲方职业技能培训课程，为规范学员档案的建立、保管、使用及销毁等管理环节，保护乙方个人信息安全与合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国个人信息保护法》《档案法》等相关法律法规，甲乙双方经协商一致，达成如下合同：一、档案范围与内容基础信息材料：乙方的身份证复印件、报名表、入学协议、照片（1寸免冠照[X]张）、学历证明（如适用）等用于身份核验和学籍登记的材料。学习过程材料：考勤记录（含请假单、缺勤说明）、课堂表现评价表、作业及批改记录。各阶段考核试卷、成绩单、实操技能评分表、补考/重修记录。参与教学活动的记录（如小组讨论发言记录、项目实训报告）。成果与证明材料：结业证书（复印件）、职业技能等级证书（复印件，如已取得）。优秀学员评选材料、企业实习反馈表、就业推荐记录（如适用）。其他材料：乙方签署的信息使用授权书、档案查询记录、个人信息变更申请及证明材料等。二、档案建立与保管档案建立：甲方在乙方入学后[X]个工作日内启动档案建立工作，由教学管理部门指定专人负责收集、整理乙方提交的材料，确保材料真实、完整。乙方应配合提供档案所需材料，对材料的真实性负责；因材料缺失或虚假导致档案不完整的，由乙方承担相应责任。保管责任：甲方采用纸质档案与电子档案并行管理模式：纸质档案存放于专用档案柜，电子档案存储于加密服务器，两者均由专人负责保管，保管人员需签订保密协议。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全条件，电子档案需定期备份（至少每[X]个月备份一次），防止数据丢失或损坏。保管期限：自乙方结业之日起保存[X]年（最长不超过法律规定的档案保管期限），期满后按本合同第七条规定处理。三、档案使用与查询甲方使用权限：用于教学管理：如学情分析、教学质量评估、个性化学习指导等内部管理事项。用于合规性证明：如教育主管部门检查、合作企业资质审核时提供必要档案片段（隐去敏感信息）。经乙方书面授权的其他用途：如就业推荐时向企业提供部分成果材料，需明确授权范围和期限。乙方查询与复制：乙方可在工作日[具体时段，如9:00-17:00]向甲方申请查询本人档案，需提供身份证原件，填写《档案查询申请表》。需复制档案材料的，甲方提供复印件并加盖档案专用章，复制费用为[X]元/页（工本费），由乙方承担。甲方在收到查询申请后[X]个工作日内安排查询，特殊情况可延长[X]个工作日，但需提前告知乙方。四、信息保密与安全保密义务：甲方及其工作人员不得泄露、篡改、毁损乙方档案信息，不得将档案用于本合同约定外的其他目的。除法律规定的有权机关（如公安机关、法院）依法查询外，甲方不得向任何第三方提供乙方档案信息；有权机关查询时，甲方需核验查询单位的执法证件和查询公函，并记录查询情况（包括查询人、时间、内容、用途）。安全保障：甲方建立档案访问权限管理制度，仅教学管理、学生服务等相关岗位人员可在授权范围内访问档案，访问记录（含操作人、时间、内容）需留存备查。如发生档案信息泄露、丢失等安全事件，甲方应立即采取补救措施，并在[X]个工作日内通知乙方，同时向主管部门报告（如适用）。五、双方权利与义务甲方权利与义务：权利：对不符合要求的档案材料有权要求乙方补正；在规定范围内使用档案信息；对档案保管过程中发现的虚假材料，有权标注并告知乙方。义务：建立健全档案管理制度，定期检查档案保管情况；受理乙方的档案查询、更正申请；在档案销毁前通知乙方（如乙方需取回个人材料）。乙方权利与义务：权利：查询本人档案内容，对错误信息提出更正申请（需提供证明材料）；要求甲方对档案信息保密；结业后[X]年内可申请取回本人提交的原始证明材料（如学历证书原件，甲方需保留复印件）。义务：及时提供真实、完整的档案材料；变更联系地址、电话等信息时，需在[X]个工作日内书面通知甲方，确保档案相关通知能有效送达。六、档案信息更正与异议处理更正申请：乙方发现档案信息存在错误（如姓名写错、成绩登记有误），可向甲方提交《档案信息更正申请书》及相关证明材料（如身份证原件、正确成绩单）。处理流程：甲方在收到申请后[X]个工作日内核查，确认有误的，应在[X]个工作日内更正，并将更正结果书面通知乙方。对无法核实的异议，甲方应说明理由，与乙方协商解决；协商不成的，甲方可在档案中附记乙方的异议内容。七、档案销毁销毁条件：档案保管期满且乙方未在规定期限内申请取回材料的，甲方可启动销毁程序。销毁流程：销毁前[X]个工作日，甲方通过乙方预留的联系方式（短信、邮件或书面通知）告知销毁时间及可取回材料的期限（不少于[X]个工作日）。销毁由甲方档案管理部门、监督部门共同实施，采用碎纸机粉碎（纸质档案）、数据彻底删除（电子档案）等不可逆方式，销毁过程需制作《档案销毁清册》，由参与人员签字存档。八、违约责任甲方违反保密义务泄露乙方档案信息的，应向乙方支付违约金人民币[X]元，并赔偿乙方因此遭受的损失（包括但不限于精神损害抚慰金、维权费用）；情节严重的，乙方可向监管部门举报。甲方因保管不当导致档案丢失或损坏，影响乙方办理就业、资质认定等事项的，应承担补办证明材料的合理费用（如公证费、交通费），并支付违约金[X]元。乙方提供虚假档案材料，导致甲方在教学管理或第三方查询中产生不良后果的，乙方应承担全部责任，赔偿甲方因此遭受的损失（如信誉损失、罚款）。九、争议解决因本合同履行发生的争议，双方应先友好协商；协商不成的，可向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。争议解决期间，甲方仍需履行档案保管和保密义务。十、其他条款本合同是《学员入学协议》的补充协议，与主协议具有同等法律效力；本合同未约定的，适用主协议相关条款。甲方的《学员档案管理细则》作为本合同附件，乙方签署本合同即视为知悉并同意该细则内容。本合同一式两份，甲乙