试验室档案室管理制度

PAGE试验室档案室管理制度一、总则（一）目的为加强试验室档案室的管理，确保试验数据、文件资料的安全、完整与有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本试验室全体员工及与试验室相关的各类文件资料的管理。（三）管理职责1.档案室负责试验室各类文件资料的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。2.各部门负责本部门文件资料的形成、积累和初步整理，并按规定定期移交档案室。3.试验室负责人对档案室管理工作进行监督和指导，确保制度的有效执行。二、文件资料的收集与整理（一）收集范围1.试验项目相关的原始记录、报告、图纸、图表等。2.试验室设备的采购合同、使用说明书、维护记录等。3.质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书等。4.人员培训资料、资质证书等。5.对外交流合作的文件资料，如协议、信函等。6.其他与试验室工作相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整。2.收集的文件资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.按照文件资料的类别、年度、项目等进行分类。2.对每份文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制文件资料目录，目录应包含文件名称、编号、日期、来源等信息。4.对文件资料进行装订、编页，确保整齐、牢固。三、文件资料的归档（一）归档时间1.各部门应在文件资料形成后的[X]个工作日内移交档案室归档。2.对于重大试验项目或紧急文件资料，应及时移交档案室归档。（二）归档程序1.档案室接收各部门移交的文件资料后，应进行核对，确保文件资料的完整性和准确性。2.对核对无误的文件资料进行分类存放，并在档案目录中登记。3.将归档的文件资料装入档案盒或档案柜，并标明档案名称、编号、年度等信息。四、档案的保管（一）保管环境1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案室应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。（二）保管期限1.试验原始记录、报告等档案的保管期限为[X]年。2.质量管理体系文件、设备采购合同等档案的保管期限为[X]年。3.人员培训资料、资质证书等档案应长期保管。（三）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。3.对清查结果进行记录，并编制档案清查报告。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.试验室员工因工作需要可查阅本部门及相关部门的档案资料。2.外单位人员查阅档案资料，需经试验室负责人批准，并办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经所在部门负责人签字后，交档案室审核。3.档案室审核通过后，为查阅人员提供档案资料，并在《档案查阅登记表》上登记。4.查阅人员应在指定地点查阅档案资料，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案资料，应经档案室同意。（三）借阅权限1.试验室员工因工作需要可借阅本部门及相关部门的档案资料，但借阅期限不得超过[X]个工作日。2.外单位人员借阅档案资料，需经试验室负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字后，交档案室审核。3.档案室审核通过后，为借阅人员提供档案资料，并在《档案借阅登记表》上登记。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案资料时，档案室应进行核对，确保档案资料的完整性和准确性。如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的保密（一）保密措施1.档案室工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案资料的内容。2.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案资料，应采取特殊的保密措施，如加密存储、专人保管等。3.查阅和借阅档案资料的人员应遵守保密规定，不得在无关场合谈论档案资料的内容。（二）保密责任1.因工作需要接触档案资料的人员，应对档案资料的保密负责。如因工作失误或故意泄露档案资料，应承担相应的责任。2.对于违反保密制度的行为，试验室将视情节轻重给予相应的处罚。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案资料超过保管期限，且已无保存价值。2.档案资料因损坏、变质等原因无法继续保存。（二）销毁程序1.档案室提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经试验室负责人批准后，由档案室组织实施销毁。3.销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.