档案馆进出库房制度

PAGE档案馆进出库房制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆库房管理，确保档案的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆库房的所有进出管理活动，包括档案管理人员、查阅利用者以及其他因工作需要进入库房的人员。（三）基本原则1.安全第一原则：确保档案在库房存储和流转过程中的安全，防止档案受损、丢失、泄密等情况发生。2.规范操作原则：所有进出库房的行为必须严格按照规定的程序和要求进行，确保操作的规范性和一致性。3.责任明确原则：明确各相关人员在进出库房过程中的职责，做到责任到人，便于监督和管理。二、库房出入人员管理（一）档案管理人员1.档案管理人员是库房日常管理的主要责任人，负责库房的日常巡查、档案整理与存放、提供查阅服务等工作。2.档案管理人员应熟悉库房的布局和档案存储情况，严格遵守库房管理制度，确保档案管理工作的正常开展。3.档案管理人员进入库房时，应穿戴工作服和工作鞋，保持良好的个人卫生习惯，避免将灰尘、杂物等带入库房。（二）查阅利用者1.因工作需要查阅档案的公司/组织内部人员，应提前向档案管理部门提交查阅申请，说明查阅目的、内容和期限等信息。2.经档案管理部门审核同意后，查阅利用者凭有效证件到库房查阅档案。查阅利用者进入库房时，需由档案管理人员陪同，并在指定区域内进行查阅。3.查阅利用者应遵守库房的各项规定，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。如需复印或摘录档案内容，应按照规定办理相关手续。4.查阅利用者离开库房时，应将所查阅的档案资料归还原位，并接受档案管理人员的检查。（三）其他人员1.因特殊工作需要进入库房的其他人员，如维修人员、清洁人员等，必须经过档案管理部门的批准，并在档案管理人员的陪同下进入库房。2.进入库房的其他人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自翻阅、查看档案资料，不得从事与工作无关的活动。3.工作结束后，其他人员应及时离开库房，并协助档案管理人员做好库房的清理和检查工作。三、库房出入流程（一）进入流程1.档案管理人员进入库房时，应首先检查库房的门窗、门锁、通风设备、消防设施等是否正常，如有异常情况应及时报告并处理。2.打开库房门后，档案管理人员应先进入库房，待确认安全后，再允许其他人员进入。3.查阅利用者进入库房时，应在档案管理人员的引导下，按照指定路线进入指定区域。进入库房后，查阅利用者应在指定位置就座，不得随意走动或触摸档案架。4.其他人员进入库房时，应在档案管理人员的陪同下，按照规定的工作范围和要求进行操作。工作结束后，应及时清理现场，经档案管理人员检查无误后，方可离开库房。（二）离开流程1.查阅利用者查阅完毕后，应将所查阅的档案资料整理好，归还原位，并向档案管理人员报告。2.档案管理人员对查阅利用者归还的档案资料进行检查，确认无误后，查阅利用者方可离开库房。3.其他人员工作结束后，应清理好工作现场，将工具、设备等摆放整齐，并向档案管理人员报告。经档案管理人员检查确认后，其他人员方可离开库房。4.所有人员离开库房时，应关闭库房门窗，锁好门锁，确保库房安全。四、库房出入登记管理（一）登记内容1.所有进入库房的人员都必须进行登记，登记内容包括姓名、部门、进入时间、离开时间、进入目的、查阅档案内容等。2.档案管理人员应如实填写登记信息，并确保登记信息的准确性和完整性。（二）登记方式1.库房入口处应设置专门的登记台账，由档案管理人员负责登记。登记台账应采用纸质或电子形式，便于查阅和管理。2.查阅利用者进入库房时，应在登记台账上签字确认，并注明查阅档案的内容和期限。3.其他人员进入库房时，应在档案管理人员的陪同下进行登记，并注明工作内容和范围。（三）登记保管1.登记台账应妥善保管，保存期限不少于[X]年。保存期满后，经档案管理部门负责人批准，方可销毁。2.登记台账的电子数据应定期备份，确保数据的安全性和完整性。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。五、库房环境管理（一）温度与湿度控制1.库房应配备温湿度测量设备，定期测量库房内的温度和湿度，并做好记录。2.根据档案保管的要求，库房内的温度应控制在[X]℃[X]℃之间，湿度应控制在[X]%[X]%之间。如温湿度超出规定范围，应及时采取措施进行调节。3.调节温湿度的设备应定期进行维护和保养，确保设备的正常运行。（二）清洁卫生管理1.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。清扫和消毒工作应在档案管理人员的指导下进行，避免对档案造成损害。2.库房内不得堆放杂物，档案架、档案柜等应保持整洁，无灰尘、无污渍。3.严禁在库房内吸烟、饮食、吐痰等，保持库房内空气清新。（三）安全防护管理1.库房应配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施。安全防护设备应定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。2.库房门窗应安装防盗门窗，并配备门锁和钥匙。钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。3.库房内应设置消防器材，并定期进行检查和维护。消防器材应放置在明显、易取的位置，不得随意挪动或遮挡。4.库房应安装防虫、防潮、防鼠等设施，如防虫网、干燥剂、鼠夹等。防虫、防潮、防鼠设施应定期进行检查和更换，确保其有效性。六、档案出入库管理（一）档案入库1.档案管理人员应按照档案整理和分类的要求，将档案资料进行整理和编号，并填写档案入库清单。2.档案入库清单应包括档案名称、编号、数量、来源、入库时间等信息。档案管理人员应确保入库清单的准确性和完整性。3.档案管理人员应将整理好的档案资料按照规定的存放位置放入档案架或档案柜中，并做好标识。标识应清晰、准确，便于查找和管理。4.档案入库后，档案管理人员应及时更新档案管理系统中的档案信息，确保档案信息的一致性和准确性。（二）档案出库1.查阅利用者或其他人员需要查阅档案时，应提前向档案管理部门提交查阅申请。档案管理部门应根据申请内容进行审核，审核通过后，开具档案出库清单。2.档案出库清单应包括档案名称、编号、数量、查阅利用者姓名、部门、查阅时间等信息。档案管理人员应确保出库清单的准确性和完整性。3.档案管理人员应根据出库清单，从档案架或档案柜中取出相应的档案资料，并进行核对。核对无误后，将档案资料交给查阅利用者或其他人员，并在出库清单上签字确认。4.档案出库后，档案管理人员应及时更新档案管理系统中的档案信息，记录档案的出库时间和去向。（三）档案归还1.查阅利用者或其他人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还给档案管理人员。档案管理人员应认真核对归还的档案资料，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案管理人员核对无误后，应在档案入库清单上签字确认，并将档案资料按照规定的存放位置放入档案架或档案柜中。3.档案归还后，档案管理人员应及时更新档案管理系统中的档案信息，记录档案的归还时间和状态。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对库房进出管理情况进行内部检查，检查内容包括人员登记、档案出入库、库房环境等方面。2.内部检查应制定详细的检查计划，明确检查人员、检查时间、检查内容和检查方法等。检查人员应认真履行职责，如实记录检查情况，并及时反馈检查结果。3.对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时进行整改，并将整改情况记录在案。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.公司/组织应接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.对于外部监督检查中提出的意见和建议，公司/组织应认真对待，及时进行整改，并将整改情况报告给相关部门。八、责任追究（一）违规行为界定1.违反本制度规定，擅自进入库房、翻阅档案资料、涂改标记档案、抽取撤换档案等行为，均属于违规行为。2.因工作失误或疏忽，导致档案受损丢失、信息泄露等情况发生的，也属于违规行为。（二）责任追究措施1.对于违规行为较轻的人员，档案管理部门应给予批评教育，并责令其改正错误。2.对于违规行为较重的人员，公司/组织应视情节轻重，给予警告、罚款、降职、撤职等处分。