四川文书档案管理制度

PAGE四川文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强四川地区文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护历史真实面貌，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于四川省内各级各类机关、团体、企事业单位及其他组织的文书档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文书档案工作实行集中统一领导，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：保证档案的齐全、完整，涵盖本单位工作的各个方面和各个环节。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。5.便利性原则：档案管理应便于查阅、利用，提高工作效率，为单位各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各单位应设立专门的档案管理部门，负责本单位文书档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责文书档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的保管工作，维护档案的安全和完整，定期对档案进行检查、清点和修复。4.负责档案的鉴定工作，按照规定的程序和标准，对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.负责档案的查阅、利用工作，按照规定的手续，为利用者提供档案服务，并做好利用登记工作。7.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。8.负责对本单位各部门档案工作进行指导和监督，组织档案业务培训，提高档案人员的业务素质。三、文书档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位工作活动的各种文件、材料，包括上级文件、本单位发文、收文、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、技术资料、财务凭证等。2.本单位在各项工作中形成的具有保存价值的照片、录音、录像、电子文件等资料。3.与本单位工作相关的其他重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，符合归档要求。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如党群工作类、行政管理类、业务工作类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得对文件进行裁剪或损坏。四、文书档案的保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，确保档案管理的规范化和信息化。五、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和档案保管期限表，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的保存价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的公正性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的主题、来源、时间、形式等因素，分析其在本单位工作中的作用和价值。3.参考档案保管期限表：按照国家和本单位制定的档案保管期限表，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经档案鉴定小组审核，并报本单位主管领导批准。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并进行现场监督。销毁过程应记录在案，以备查考。4.对销毁的档案，应在档案目录和检索工具中注明“已销毁”字样。六、文书档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本单位领导报送档案统计信息。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.建立档案查阅利用制度，明确档案查阅利用的范围、手续和程序。2.设立档案查阅利用场所，配备必要的设施和设备，为利用者提供便利条件。3.对档案查阅利用情况进行登记，记录利用者的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。4.积极开发档案信息资源，通过编研、展览等形式，为单位各项工作提供参考和借鉴。七、电子文件管理（一）电子文件收集与整理1.各部门应按照规定的格式和要求，及时收集和整理电子文件，并将其存储到指定的服务器或存储设备上。2.电子文件应按照其来源、时间、内容和形式等特征进行分类、编号和编目，确保其与纸质档案相对应。3.对电子文件的元数据应进行详细记录，包括文件的题名、日期、作者、格式、大小等信息，以便于管理和检索。（二）电子文件保管1.建立电子文件存储系统，采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保电子文件的长期保存。2.定期对电子文件进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对电子文件的存储环境进行监控，确保其温湿度、电力供应等条件符合要求。4.加强电子文件的安全管理，设置用户权限，防止电子文件被非法访问、篡改或删除。（三）电子文件利用1.建立电子文件查阅利用系统，为利用者提供便捷的查阅服务。2.利用电子文件时，应严格遵守保密规定，确保电子文件的安全。3.对电子文件的查阅利用情况进行记录，包括利用者的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。八、档案管理的监督与检查（一）监督检查主体本单位档案管理部门负责对本单位各部门的档案管理工作进行监督检查。上级主管部门对下级单位的档案管理工作进行监督指导。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作的开展情况。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案人员的业务素质和工作能力。（三）监督检查方式1.定期检查：每年对本单位各部门的档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查。（四）监督检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，应