职工家庭档案管理制度

PAGE职工家庭档案管理制度一、总则（一）目的为了全面、准确、及时地掌握职工家庭情况，加强公司与职工之间的沟通与联系，更好地关心职工生活，解决职工实际困难，促进公司和谐稳定发展，特制定本职工家庭档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体在职职工。（三）基本原则1.真实性原则：职工家庭档案内容必须真实可靠，信息来源要准确无误。2.保密性原则：严格保护职工家庭隐私，对档案内容予以保密，未经职工本人同意，不得对外泄露。3.动态管理原则：根据职工家庭情况的变化，及时更新档案信息，确保档案的时效性和准确性。二、档案内容（一）基本信息1.职工个人信息：包括姓名、性别、年龄、民族、籍贯、政治面貌、学历、入职时间、所在部门、岗位等。2.家庭成员信息：配偶：姓名、性别、年龄、工作单位、职业等。子女：姓名、性别、年龄、就读学校或工作单位等。父母：姓名、性别、年龄、健康状况、居住地址等。（二）家庭经济状况1.收入情况：职工本人及家庭成员的工资、奖金、津贴、补贴等收入情况。2.财产情况：包括房产、车辆、存款、投资等财产信息。3.债务情况：如房贷、车贷、信用卡欠款等债务情况。（三）家庭成员健康状况1.职工本人健康状况：患有何种疾病、是否有慢性病史、近期体检结果等。2.家庭成员健康状况：配偶、子女、父母等主要家庭成员的健康状况，如重大疾病、残疾情况等。（四）家庭重大事件1.婚丧嫁娶：职工本人及家庭成员的结婚、离婚、丧葬等情况。2.重大疾病：家庭成员患重大疾病的诊断、治疗过程及费用情况。3.突发事件：如自然灾害、意外事故等对家庭造成重大影响的事件。（五）家庭其他重要信息1.兴趣爱好：职工本人及家庭成员的兴趣爱好、特长等。2.获奖情况：家庭成员获得的各类奖项、荣誉等。3.其他需要记录的重要信息：如家庭特殊需求、职工对公司的建议等。三、档案建立（一）建档方式1.职工主动申报：职工根据自身实际情况，填写《职工家庭档案登记表》，并提交相关证明材料，向公司人力资源部门申报家庭档案信息。2.公司调查核实：人力资源部门对职工申报的家庭档案信息进行调查核实，必要时可要求职工补充提供相关材料或进行实地走访。（二）建档流程1.职工申报：职工填写《职工家庭档案登记表》，并附上相关证明材料，如身份证、户口本、结婚证、房产证、医疗诊断证明等，提交至所在部门。2.部门初审：所在部门对职工提交的档案材料进行初审，核实信息的真实性和完整性，初审通过后将档案材料报送至人力资源部门。3.人力资源部门审核：人力资源部门对各部门报送的职工家庭档案材料进行审核，审核无误后将档案信息录入公司职工家庭档案管理系统，并建立纸质档案。4.档案归档：审核通过的职工家庭档案按照类别进行归档，由专人负责保管。（三）档案材料要求1.材料真实有效：职工提交的档案材料必须真实、有效，如有虚假信息，一经查实，将按照公司相关规定进行处理。2.材料完整齐全：档案材料应包含本制度规定的各项内容，确保信息完整。3.材料格式规范：档案材料应统一使用A4纸张打印或复印，并按照顺序装订成册。四、档案管理（一）档案保管1.专人负责：公司设立职工家庭档案管理专员，负责职工家庭档案的收集、整理、保管、查阅等工作。2.档案存放：职工家庭档案应存放在专门的档案柜中，按照部门、职工姓名等顺序进行排列，便于查找和管理。3.档案安全：加强档案保管场所的安全防范措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄露。（二）档案查阅1.查阅权限：公司领导因工作需要可查阅职工家庭档案。人力资源部门因工作需要可查阅职工家庭档案。职工所在部门负责人因工作需要可查阅本部门职工家庭档案。其他人员因特殊情况需要查阅职工家庭档案的，需经职工本人同意，并报人力资源部门批准。2.查阅程序：查阅人员填写《职工家庭档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经批准后，由档案管理专员陪同查阅，并做好查阅记录。查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，不得擅自复印、拍照或带出档案保管场所。（三）档案更新1.定期更新：职工应每年对家庭档案信息进行一次更新，如有家庭情况发生变化，应及时向公司人力资源部门申报。2.动态管理：人力资源部门根据职工申报或调查核实的情况，及时更新职工家庭档案信息，确保档案信息的准确性和时效性。（四）档案保密1.保密措施：档案管理专员应严格遵守保密制度，对职工家庭档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.违规处理：对违反保密规定，泄露职工家庭档案信息的人员，将按照公司相关规定进行严肃处理。五、档案利用（一）关心职工生活1.困难帮扶：公司根据职工家庭经济状况和实际困难，对生活困难的职工给予适当的帮扶和救助，如发放困难补助金、提供临时性救助等。2.健康关怀：关注职工及家庭成员的健康状况，为患有重大疾病的职工提供必要的帮助和支持，如组织医疗专家会诊、提供健康咨询服务等。3.人文关怀：了解职工家庭重大事件情况，及时给予关心和慰问，让职工感受到公司的温暖。（二）促进企业文化建设1.职工活动：根据职工家庭兴趣爱好和特长，组织开展各类丰富多彩的职工活动，如家庭日活动、亲子活动、文体比赛等，增强职工之间的沟通与交流，促进企业文化建设。2.宣传表彰：对职工家庭获得的荣誉进行宣传表彰，弘扬正能量，激励广大职工积极向上。（三）辅助人力资源决策1.人才培养：根据职工家庭情况，了解职工的后顾之忧，为制定合理的人才培养计划提供参考，确保职工能够安心工作、健康成长。2.薪酬福利调整：结合职工家庭经济状况和公司实际情况，在薪酬福利调整等方面进行综合考虑，体现公司对职工的关怀。3.岗位调配：在进