县妇联档案管理制度

PAGE县妇联档案管理制度一、总则（一）目的为加强县妇联档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在妇联工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县妇联机关各部门及下属事业单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则县妇联档案工作实行集中统一管理，由办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映县妇联各项工作的历史全貌，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.方便利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率，为妇联工作提供及时有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立县妇联档案管理领导小组，由妇联主席担任组长，副主席担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）办公室办公室作为县妇联档案管理的具体承办部门，负责档案管理的日常工作，其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善县妇联档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用县妇联机关各部门及下属事业单位形成的各类档案。3.指导各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全完整。4.建立健全档案管理工作台账，定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施。5.负责档案管理设施设备的配备和维护，确保档案的安全保管。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理工作的现代化进程。7.负责向县档案局报送档案管理工作情况和统计报表，接受档案局的业务指导和监督检查。（三）各部门职责1.各部门应明确一名档案管理人员，负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并及时移交办公室。2.各部门档案管理人员应按照档案管理的有关规定，做好本部门文件材料的平时收集、整理和保管工作，确保文件材料的完整、准确和系统。3.在工作中形成的重要文件材料和会议记录等，各部门应及时向办公室移交，不得擅自留存或销毁。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与县妇联工作相关的文件、指示、通知等。2.县妇联制定的工作计划、总结、报告、决议、决定、规章制度等文件材料。3.县妇联召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.县妇联开展各项活动的文件材料，如活动方案、通知、总结、照片、音像资料等。5.县妇联与其他单位签订的合同、协议、合作项目等文件材料。6.县妇联干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。7.县妇联财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表等文件材料。8.其他与县妇联工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并定期移交办公室。2.收集的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于重要文件材料和具有保存价值的资料，应同时收集纸质和电子两种载体的文件。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录，装订成册，装盒保管。2.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，建立档案材料目录，装订成册，装盒保管。3.会计档案按照会计档案管理的有关规定进行整理，分类存放，编制会计档案目录，装盒保管。4.照片档案按照照片形成的时间顺序进行整理，编制照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等，装册保管。5.音像档案按照音像资料的内容和形成时间进行整理，编制音像资料目录，注明录制时间、地点、内容等，分类存放。四、档案的保管（一）保管场所县妇联应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁卫生，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间、可靠程度等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立县妇联档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.定期鉴定每年对超过保管期限的档案进行一次全面鉴定，确定档案的存毁。2.随时鉴定对涉及重大事件、重要人物或具有特殊价值的档案，应随时进行鉴定，确保档案的安全保管。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等内容。2.档案销毁清册经档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案散失和泄密。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六《档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析和总结，及时掌握档案管理工作的动态和趋势。3.按照县档案局的要求，按时报送档案管理工作统计报表。（二）移交工作1.县妇联档案应按照国家有关规定，定期向县档案局移交。2.移交档案时，应编制档案移交清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等内容，并办理交接手续。3.对移交的档案，县档案局应出具接收证明，并将接收证明归档保存。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和有效利用。（二）利用范围1.县妇联机关各部门在工作中查阅档案。2.因工作需要，外单位查阅县妇联档案，须经县妇联领导批准。3.涉及个人权益的档案查阅，须经本人申请，县妇联领导批准。（三）利用方式1.查阅档案利用者可到档案库房查阅纸质档案，也可通过档案管理系统查阅电子档案。2.借阅档案因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案，须填写档案复制申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应注明用途，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等，确保档案利用的规范有序。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立县妇联档案管理信息化系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对现有档案进行全面数字化处理，并建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合县妇联档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等功能。3.安全保障体系建设建立健全档案信息化安全保障体系，加强对电子档案的存储、传输、使用等环节的安全管理，防止电子档案信息泄露和丢失。（三）信息化管理要求1