中干档案管理制度

PAGE中干档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司中干档案管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司中高级管理人员（以下简称“中干”）档案的管理工作。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司中干档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案信息的一致性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确，如实反映中干的工作经历、业绩表现等情况。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.身份证号码、联系方式、家庭住址等。（二）学历学位1.最高学历、学位证书复印件。2.学习经历，包括入学时间、毕业时间、学校名称、专业等。（三）工作经历1.工作履历，按时间顺序详细记录工作单位、职务、工作起止时间等。2.工作业绩、成果及获得的荣誉证书等。（四）培训经历参加各类培训的时间、地点、内容、证书等。（五）考核评价1.年度考核、任期考核等结果。2.上级评价、同事评价、下属评价等相关材料。（六）薪酬福利1.工资待遇、奖金发放等情况。2.社保、公积金等缴纳记录。（七）奖惩情况1.获得的奖励，包括公司内部奖励、行业奖励等。2.受到的处罚，如违纪处分、行政处罚等。（八）职业发展规划个人制定的职业发展规划及相关调整记录。（九）其他重要信息如个人重大事项报告、健康状况等。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.中干本人提交：中干应按照要求定期提交个人档案更新材料。2.各部门提供：相关部门应及时将涉及中干的考核、奖惩等材料报送人力资源部门。3.外部获取：通过学历认证机构、人才市场等获取学历学位等相关证明材料。（二）收集要求1.及时收集：确保档案材料的及时性，避免遗漏重要信息。2.真实完整：所收集的材料必须真实、完整，不得伪造、篡改。3.规范格式：材料应符合规定的格式要求，如复印件需清晰可辨，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类整理：按照档案内容分类，如个人基本信息、学历学位、工作经历等，分别建立文件夹或档案盒。2.编号排序：对每份档案材料进行编号，按照编号顺序排列，便于查找和管理。3.编制目录：根据档案内容编制详细的目录，注明材料名称、编号、日期等信息。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度适宜。（二）保管方式1.纸质档案：采用档案盒或文件夹存放，按照类别和编号顺序排列。2.电子档案：建立电子档案数据库，并定期进行备份，确保数据安全。（三）档案清查1.定期清查：每年对中干档案进行一次全面清查，核对档案材料的完整性和准确性。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对部分档案进行抽查，及时发现问题并处理。（四）档案销毁1.销毁条件：对于已过保管期限、失去保存价值或因其他原因需要销毁的档案材料，应按照规定进行销毁。2.销毁程序：填写档案销毁申请表，经审批后，由专人负责销毁，并做好销毁记录。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门工作人员：可查阅中干档案的全部内容，用于档案管理、人员考核等工作。2.公司领导：根据工作需要，可查阅相关中干档案的部分内容。3.其他部门：因工作需要查阅中干档案时，需经人力资源部门负责人批准，并在指定地点查阅。（二）查阅流程1.查阅申请：查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.审批：申请表经相关负责人审批后，方可查阅。3.查阅登记：查阅人在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅归还：查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，并在登记簿上注明归还时间。（三）借阅权限1.特殊情况需要借阅中干档案时，需经公司领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅申请：借阅人填写档案借阅申请表，经审批后，到人力资源部门办理借阅手续。2.借阅登记：人力资源部门工作人员在档案借阅登记簿上详细登记借阅人姓名、借阅时间、借阅内容、预计归还时间等信息。3.借阅归还：借阅人应按时归还档案，如逾期未还，应及时催还。归还时，人力资源部门工作人员应检查档案是否完好无损。六、档案信息化管理（一）系统建设1.建立中干档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、查询、统计等功能。2.系统应具备完善的权限管理功能，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。（二）数据录入及时将纸质档案内容录入信息系统，确保数据的准确性和完整性。（三）数据维护定期对系统数据进行维护，包括数据更新、备份等，保证系统的正常运行。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任。2.严格限制档案查阅和借阅范围，防止档案信息泄露。3.在档案查阅和借阅场所设置必要的保密设施，如门禁系统等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备消防器材、监控设备等，确保档案安全。2.对档案管理人员进行安全教育，提高安全