档案信息数字化制度

PAGE档案信息数字化制度一、总则（一）目的为了规范公司档案信息数字化工作，提高档案管理效率，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案信息资源的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位档案信息数字化工作的全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则档案信息数字化工作应严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保数字化过程合法合规。2.真实性原则数字化后的档案信息应与原始档案内容一致，保持档案信息的真实性和可靠性。3.完整性原则全面、系统地对公司各类档案进行数字化处理，确保档案信息不遗漏，保持档案体系的完整性。4.安全性原则建立健全档案信息数字化安全保障体系，采取有效的技术措施和管理手段，确保档案信息在数字化过程中的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。5.便利性原则数字化后的档案信息应便于检索、利用和共享，提高档案服务效率，满足公司各部门及员工对档案信息的需求。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案信息数字化工作计划和方案，明确工作目标、任务、步骤和要求。2.组织实施档案信息数字化工作，协调各部门之间的工作关系，确保数字化工作顺利进行。3.负责对数字化档案信息的质量进行审核，确保数字化档案信息符合相关标准和要求。4.建立和完善数字化档案信息管理系统，对数字化档案信息进行分类、存储、检索和利用。5.负责数字化档案信息的备份和存储管理，确保档案信息的安全性和完整性。（二）信息技术部门1.提供档案信息数字化所需的技术支持和设备保障，确保数字化工作的技术可行性和稳定性。2.协助档案管理部门制定数字化工作技术方案，参与数字化工作流程的设计和优化。3.负责数字化档案信息管理系统的开发、维护和升级，保障系统的正常运行和数据安全。4.对数字化过程中的技术问题进行及时处理和解决，提供技术培训和指导。（三）各部门1.负责本部门档案的整理、移交和数字化前的准备工作，确保档案资料齐全、完整、规范。2.配合档案管理部门开展数字化工作，按照要求提供相关档案信息和协助进行数据录入、审核等工作。3.负责本部门数字化档案信息的日常使用和维护，及时反馈使用过程中发现的问题。三、档案数字化流程（一）档案整理1.各部门按照档案管理的相关规定，对本部门的档案进行全面清理和整理，确保档案资料的分类准确、编号规范、装订整齐。2.对破损、褪色、字迹模糊等不符合数字化要求的档案，应进行修复或复制处理，保证档案的可读性和完整性。3.建立档案目录数据库，对档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等信息进行准确录入，确保目录信息与档案实体一一对应。（二）数字化采集1.根据档案的类型、数量和数字化设备的性能，确定数字化采集方式。可采用扫描、拍照、录音、录像等方式将档案信息转化为数字图像、音频或视频文件。2.扫描分辨率应根据档案内容的清晰程度和利用需求合理设置，一般不低于300dpi，对于文字较小、字迹模糊或需要长期保存的档案，应适当提高分辨率。3.扫描过程中应确保图像清晰、完整，避免出现偏斜、黑边、白边等现象。同时，要对扫描图像进行实时检查，发现问题及时纠正。4.对于音频、视频档案，应确保音质、画质良好，无杂音、卡顿等问题，并按照相关格式要求进行采集和存储。（三）图像处理1.对采集到的数字图像进行去污、裁剪、纠偏、亮度调整、对比度调整等预处理，提高图像的清晰度和可读性。2.对于彩色档案，如无特殊要求，一般应转化为黑白二值图像存储，以减少存储空间，提高检索效率。3.对图像进行编号命名，编号应与档案目录数据库中的档号一致，命名规则应简洁明了，便于识别和管理。（四）数据挂接1.将处理后的数字化档案图像与对应的档案目录数据库进行挂接，确保档案信息的准确关联。2.建立索引关系后，应对挂接的数据进行全面核对，保证图像与目录信息的一致性和准确性。（五）存储管理1.数字化档案信息应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列（RAID）、磁带库、光盘库等，并定期进行备份，防止数据丢失。2.存储设备应具备冗余设计和数据恢复功能，以应对可能出现的硬件故障。同时，要建立存储设备的维护和管理记录，定期检查设备状态。3.数字化档案信息应按照分类、年度、保管期限等进行存储，形成科学合理的存储体系，便于检索和管理。（六）质量检测1.档案管理部门应制定数字化档案信息质量检测标准和流程，对数字化档案信息的准确性、完整性、规范性进行全面检测。2.质量检测可采用人工抽检和计算机自动检测相结合的方式，抽检比例应不低于数字化档案总量的[X]%。3.对检测中发现的问题，应及时通知相关部门进行整改，整改完成后重新进行检测，直至质量符合要求。（七）验收归档1.数字化档案信息质量检测合格后，由档案管理部门组织相关部门进行验收。验收内容包括数字化工作流程的执行情况、档案信息的质量、存储管理的规范性等。2.验收合格的数字化档案信息应及时进行归档，纳入公司档案管理系统统一管理。同时，要建立数字化档案信息的使用记录，对查阅利用情况进行跟踪和统计。四、数字化档案信息管理（一）系统建设与维护1.建立功能完善、操作简便、安全可靠的数字化档案信息管理系统，实现档案信息的录入、存储、检索、借阅、统计分析等功能。2.信息技术部门应定期对数字化档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和兼容性，及时处理系统运行过程中出现的数据错误、安全漏洞等问题。3.系统应具备用户权限管理功能，根据不同用户的工作职责和权限需求，设置相应的访问级别和操作权限，防止未经授权的访问和数据泄露。（二）检索利用1.数字化档案信息管理系统应提供多种检索方式，如按档号、题名、年度、保管期限、关键词等进行检索，方便用户快速准确地查找所需档案信息。2.建立档案信息检索指南，指导用户正确使用检索功能，提高检索效率。同时，要根据用户反馈不断优化检索策略和系统功能。3.对于需要借阅数字化档案的用户，应按照公司档案借阅规定办理借阅手续，明确借阅期限、归还方式等要求。借阅过程中应记录借阅信息，确保档案信息的安全和完整。（三）数据安全1.加强数字化档案信息的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。2.对数字化档案信息进行加密存储，加密密钥应妥善保管，严格控制访问权限。同时，要定期对加密密钥进行更换，确保数据安全。3.建立数据备份与恢复机制，定期对数字化档案信息进行备份，并存储在异地安全场所。制定数据恢复预案，确保在数据遭受破坏或丢失时能够及时恢复。4.加强对数字化档案信息管理系统的安全审计，记录和监控系统操作日志，及时发现和处理异常行为。对涉及档案信息安全的事件，应及时报告并采取相应的应急措施。五、培训与监督（一）培训1.档案管理部门应定期组织开展档案信息数字化相关知识和技能培训，提高员工对数字化工作的认识和操作水平。2.培训内容包括档案管理法律法规、数字化工作流程、数字化设备操作、数字化档案信息管理系统应用等方面。3.根据员工的岗位需求和实际情况，制定个性化的培训计划，确保培训效果。培训方式可采用集中授课、现场演示、在线学习等多种形式。（二）监督1.建立档案信息数字化工作监督检查机制，定期对各部门数字化工作进展情况进行检查和评估，及时发现问题并督促整改。2.监督检查内容包括档案整理质量、数