机电科档案管理制度

PAGE机电科档案管理制度一、总则（一）目的为加强机电科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在机电科各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机电科在生产、技术、设备管理等工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是机电科在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：机电科档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实性原则：档案应如实反映机电科各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：保证档案的齐全、完整，涵盖机电科工作的各个方面。4.保密性原则：对涉及机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善机电科档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理机电科各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、利用及销毁等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.对档案管理人员进行培训，提高其业务水平。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好档案管理的具体工作。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的质量。3.妥善保管档案，严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案的保密工作。4.定期对档案进行统计，及时向上级汇报档案管理情况。5.积极开发档案信息资源，为机电科的工作提供服务。（三）各业务部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、利用等工作，提供必要的协助。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机电科的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。2.机电设备的选型、采购、安装、调试、运行、维护、检修等方面的文件材料。3.机电工程项目的规划、设计、施工、验收等文件材料。4.机电技术标准、规范、操作规程、工艺文件等。5.机电科的安全管理文件材料，包括安全制度、事故报告与处理等。6.机电科的人员培训、考核、奖惩等文件材料。7.机电科与外部单位签订的合同、协议等文件材料。8.其他与机电科工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其真实、完整，并按照规定的格式和存储要求进行保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，分为行政管理类、设备管理类、技术管理类、安全管理类、人员管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各业务部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理完毕，移交档案管理部门归档。2.对于重大项目或紧急事件形成的文件材料，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.各业务部门将整理好的文件材料移交档案管理部门，双方办理交接手续。2.档案管理部门对接收的文件材料进行审核，不符合要求的退回原部门补充完善。3.审核合格的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作，然后装入档案盒或档案柜进行保管。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映机电科主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。凡是在相当长时期内本单位需要查考利用的档案，列为30年保管；凡是在较短时期内本单位需要查考利用的档案，列为10年保管。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。5.对破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。五、档案的利用（一）利用范围1.机电科内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅机电科档案，须经机电科主管领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按规定收取复制费用。（三）利用程序1.查阅档案：利用者填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字后，交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供档案，并在查阅登记表上记录查阅情况。2.借阅档案：利用者填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅者应妥善保管档案，按时归还。3.复制档案：利用者填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.未经档案管理部门同意，利用者不得将档案转借他人或带出档案库房。3.利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立机电科档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.对电子文件进行整理和转换，使其符合档案管理信息系统的格式要求。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入：实现档案基本信息、文件内容等的录入功能。2.检索查询：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案借阅情况，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全。（四）数据备份与安全1.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.加强档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、防病毒软件等，防止数据泄露和被篡改。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经鉴定工作小组组长签字后，报机电科主管领导批准。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交销毁执行部门。4.销毁执行部门按照《档案销毁清册》的内容进行销毁，并在销毁清册