档案外包人员管理制度

PAGE档案外包人员管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案外包人员的管理，规范档案外包工作流程，确保档案信息的安全、准确和完整，提高档案管理工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司签订档案外包服务合同的所有外包人员，包括档案整理、扫描、数字化加工、存储、检索等相关工作的人员。（三）基本原则1.合法性原则：档案外包工作必须符合国家法律法规和行业标准的要求，确保档案管理工作合法合规。2.保密性原则：严格遵守保密协议，加强对外包人员的保密教育，防止档案信息泄露。3.质量控制原则：建立健全质量控制体系，对外包人员的工作质量进行全程监督和检查，确保档案整理、数字化等工作符合质量标准。4.成本效益原则：在保证档案管理工作质量的前提下，合理控制外包成本，提高资源利用效率。二、外包人员招聘与录用（一）招聘渠道1.通过正规的人力资源市场、招聘网站、劳务中介机构等渠道发布招聘信息，招聘档案外包人员。2.优先考虑具有档案管理相关工作经验、熟悉档案管理业务流程、具备良好职业道德和责任心的人员。（二）招聘流程1.报名：应聘者填写《档案外包人员应聘登记表》，提交个人简历、身份证、学历证书、工作经历证明等相关材料。2.资格审查：人力资源部门对应聘者的资格进行审查，筛选出符合条件的人员进入面试环节。3.面试：由档案管理部门负责人、人力资源部门相关人员组成面试小组，对应聘者进行面试，了解其专业知识、工作技能、工作经验、沟通能力、团队协作能力等方面的情况。4.背景调查：对通过面试的应聘者进行背景调查，核实其工作经历、学历证书、违法违纪等情况。5.录用：根据面试和背景调查结果，确定录用人员名单，签订《档案外包服务合同》和《保密协议》，办理入职手续。三、外包人员培训与考核（一）培训内容1.档案管理基础知识包括档案的定义、分类、编号、整理方法、保管期限等。2.档案数字化加工技能包括扫描设备的操作使用、图像处理软件的应用、数据挂接与存储等。3.档案安全保密知识包括国家保密法律法规、公司保密制度、档案信息安全防护措施等。4.职业道德与工作规范包括职业道德准则、工作纪律、服务意识、团队协作精神等。（二）培训方式1.集中培训：定期组织外包人员进行集中培训，邀请档案管理专家、技术人员等进行授课，系统讲解档案管理知识和技能。2.现场指导：在档案整理、数字化加工等工作现场，由公司档案管理人员对外包人员进行实时指导，及时解决工作中遇到的问题。3.在线学习：建立在线学习平台，提供档案管理相关的学习资料、视频教程等，方便外包人员随时随地进行学习。（三）考核方式1.理论考核：定期组织档案管理基础知识、数字化加工技能等方面的理论考试，检验外包人员对培训内容的掌握程度。2.实际操作考核：在档案整理、数字化加工等工作现场，对外包人员的实际操作技能进行考核，评估其工作质量和效率。3.日常工作考核：根据外包人员的日常工作表现，包括工作态度、工作纪律、工作质量、工作效率等方面，进行综合考核。（四）考核结果应用1.考核成绩优秀的外包人员，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等。2.考核成绩不合格的外包人员，进行补考或重新培训，如仍不合格，按照合同约定解除劳动合同。3.考核结果作为外包人员薪酬调整、晋升、续签合同等的重要依据。四、外包人员工作管理（一）工作任务分配1.根据档案外包服务合同的要求，结合外包人员的技能水平、工作经验等情况，合理分配工作任务。2.明确工作任务的具体内容、质量标准、完成时间等要求，确保外包人员清楚了解工作任务。（二）工作流程规范1.档案整理流程：包括档案收集、分类、编号、编目、装订等环节，严格按照档案整理规范进行操作。2.档案数字化加工流程：包括档案扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节，确保数字化档案的质量和准确性。3.档案存储与检索流程：按照档案存储管理规定，对数字化档案进行安全存储，并建立完善的检索系统，方便档案的查询和利用。（三）工作质量监督1.建立质量监督机制，定期对外包人员的工作质量进行检查和评估，及时发现问题并督促整改。2.设立质量监督岗位，由专人负责对外包人员的工作质量进行全程监督，确保工作质量符合标准要求。3.定期组织质量分析会议，对外包人员的工作质量情况进行总结分析，制定改进措施，不断提高工作质量。（四）工作进度跟踪1.建立工作进度跟踪机制，定期对外包人员的工作进度进行检查和统计，及时掌握工作进展情况。2.要求外包人员定期提交工作进度报告，汇报工作任务的完成情况、遇到的问题及解决方案等。3.根据工作进度情况，及时调整工作计划和资源配置，确保档案外包工作按时完成。五、外包人员薪酬福利管理（一）薪酬结构1.外包人员的薪酬由基本工资、绩效工资、加班工资等部分组成。2.基本工资根据外包人员的岗位、技能水平等因素确定，绩效工资根据考核结果发放，加班工资按照国家相关规定执行。（二）薪酬发放1.按照合同约定的时间和方式，按时足额发放外包人员的薪酬。2.为外包人员提供工资明细清单，方便其查询和核对工资发放情况。（三）福利管理1.按照国家法律法规和公司相关规定，为外包人员缴纳社会保险和住房公积金。2.根据公司实际情况，为外包人员提供其他福利，如节日福利、培训机会、职业发展规划等。六、外包人员保密管理（一）保密协议签订1.在与外包人员签订《档案外包服务合同》的同时，签订《保密协议》，明确保密责任和义务。2.《保密协议》应包括保密范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容，确保外包人员清楚了解保密要求。（二）保密教育与培训1.定期组织外包人员进行保密教育和培训，提高其保密意识和技能。2.保密教育和培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、档案信息安全防护措施、保密工作案例分析等。（三）保密措施落实1.对外包人员的工作场所进行合理规划，设置专门的档案整理、数字化加工区域，实行封闭式管理，防止无关人员进入。2.配备必要的保密设备，如加密存储设备、监控设备等，对外包人员的工作过程进行全程监控。3.要求外包人员在工作期间严格遵守保密制度，不得擅自复制、传播、泄露档案信息。（四）保密监督与检查1.建立保密监督机制，定期对外包人员的保密工作进行检查和评估，及时发现问题并督促整改。2.设立保密监督岗位，由专人负责对外包人员的保密工作进行全程监督，确保保密措施落实到位。3.对违反保密协议的外包人员，按照合同约定追究其违约责任，情节严重的依法追究其法律责任。七、外包人员劳动纪律管理（一）考勤制度1.外包人员应严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.如有特殊情况需要请假，应提前按照公司规定办理请假手续，经批准后方可休假。（二）工作纪律1.外包人员应严格遵守公司的各项规章制度，服从公司的工作安排和管理。2.在工作期间，不得擅自离岗、串岗、聊天、玩游戏等，不得从事与工作无关的事情。3.爱护公司的办公设备和档案资料，不得随意损坏、丢失。（三）奖惩制度1.对遵守劳动纪律、工作表现优秀的外包人员，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等。2.对违反劳动纪律、工作表现不佳的外包人员，按照公司规定进行批评教育、警告、罚款等处理，情节严重的按照合同约定解除劳动合同。八、外包人员离职管理（一）离职申请1.外包人员因个人原因需要离职的，应提前[X]天向公司提交书面离职申请。2.离职申请应包括离职原因、离职时间等内容。（二）离职交接1.在离职申请批准后，外包人员应按照公司规定办理离职交接手续，包括工作交接、档案资料交接、办公设备交接等。2.工作交接应确保工作任务的顺利衔接，档案资料交接应确保档案信息的安全、完整，办公设备交接应确保设备的正常使用。（三）离职结算