督导室档案管理制度

PAGE督导室档案管理制度一、总则（一）目的为加强督导室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在督导工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于督导室在履行职责过程中形成的各类档案，包括但不限于督导计划、督导报告、被督导单位资料、工作记录、会议纪要、往来文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：督导室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映督导工作实际情况，数据准确、表述清晰。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露，严格遵守保密规定。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。3.定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制。4.按照规定办理档案的借阅、查阅手续，做好登记和跟踪管理。5.负责档案信息化建设，将重要档案进行数字化处理，提高档案管理效率。6.参与档案鉴定和销毁工作，提出鉴定意见和销毁清单。（二）督导人员职责1.在督导工作过程中，及时将形成的各类文件材料收集齐全，移交档案管理人员。2.对档案的真实性、完整性负责，确保所提供的档案资料准确反映督导工作情况。3.配合档案管理人员做好档案整理、归档等工作，按照要求提供相关资料。（三）督导室负责人职责1.领导和监督档案管理工作，确保档案管理制度的有效执行。2.协调解决档案管理工作中的重大问题，为档案管理工作提供必要的支持和保障。3.审核档案管理工作中的重要事项，如档案鉴定、销毁等。三、档案收集与整理（一）收集范围1.督导工作计划、方案、通知等文件。2.督导过程中形成的各类记录文件，包括检查记录、访谈记录、问卷调查等。3.被督导单位提交的自评报告、工作总结、整改报告等资料。4.督导报告、反馈意见、整改通知书等文件。5.与督导工作相关的会议纪要、工作简报等。6.上级部门下发的与督导工作有关的文件、领导批示等。7.其他与督导工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.督导人员应在督导工作结束后及时将相关文件材料收集齐全，移交档案管理人员。2.收集的文件材料应完整、真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.使用电子设备形成的文件材料，应同时保存电子文档和纸质文档，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。可分为综合类、督导项目类、被督导单位类等。综合类包括督导室的规章制度、工作计划、总结等；督导项目类按照不同的督导项目进行分类；被督导单位类按照被督导单位名称进行分类。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和利用档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理方法，对收集到的文件材料进行认真整理，及时归档。2.归档的档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。3.建立档案索引，注明档案存放位置，提高档案检索效率。（二）保管期限1.永久保管：反映督导室主要职能活动和历史面貌的，对督导工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。如督导室的重要规章制度、综合性督导报告、上级领导重要批示等。2.定期保管：其他具有一定保存价值的档案，根据其保存价值确定保管期限，一般分为30年、10年。如一般性督导项目的相关资料、阶段性工作记录等。（三）保管措施1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行动态管理。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅档案后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字，注明查阅日期、查阅内容等信息。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经督导室负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时报告并查明原因。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由督导室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果客观公正。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报督导室负责人审批。2.审批通过后，档案管理人员应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁登记表》上签字，注明销毁日期、档案名称、数量等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对重要档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.对数字化档案进行分类、编号、编目，建立电子档案数据库，便于快速检索和查询。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的在线录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、日期、档案编号等进行检索，快速定位所需档案。3.借阅管理：在线办理档案借阅手续，记录借阅人员信息、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅的全程跟踪管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。只有授权人员才能访问和操作相关档案。（四）数据维护