工会工会档案管理制度

PAGE工会工会档案管理制度一、总则（一）目的为加强工会档案管理，确保工会档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工会工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会机关及所属各部门、各基层工会的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。工会档案由工会综合档案室集中统一管理，各部门、各基层工会应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作。2.真实完整原则。档案内容应真实反映工会工作的历史面貌，确保档案的完整性和准确性。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的服务效能。4.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）工会综合档案室工会设立综合档案室，配备专职档案管理人员，负责工会档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善工会档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管工会各类档案，确保档案的完整与安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和指导工作,提高工会系统档案管理人员的业务素质。（二）各部门、各基层工会档案管理职责各部门、各基层工会应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门、本基层工会档案的收集、整理和移交工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门、本基层工会在工作活动中形成的各类文件材料，并按照档案管理要求进行分类、整理。2.定期将整理好的档案移交工会综合档案室，确保档案的及时归档。3.配合工会综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围工会档案的收集范围包括：1.上级工会及有关部门下发的与工会工作相关的文件、通知、指示、决定等。2.工会组织召开的各类会议文件、记录、纪要等。3.工会工作计划、总结、报告、统计报表等。4.工会组织建设、会员管理、职工权益维护等方面的文件材料。5.工会开展的各类活动方案、通知、总结、照片、音像资料等。6.工会财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。7.工会固定资产档案，包括购置、使用、处置等相关文件材料。8.其他与工会工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各基层工会应及时收集本部门、本基层工会在工作活动中形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、工会业务类、财务类、声像类等。2.编号。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订。对纸张破损、字迹模糊等不符合要求的文件材料进行修复和装订，确保档案的整齐美观。4.编目。编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等内容，以便于档案的检索和利用。四、档案的保管与保护（一）保管场所工会综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在4A%60%之间。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映工会主要职能活动和基本历史面貌的，对工会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映工会一般工作活动，在较长时间内对工会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至永久。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对工会工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至15年。（四）档案的保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。3.加强对电子档案的管理，定期进行备份，防止电子档案的丢失和损坏。4.严格执行档案借阅制度，防止档案的丢失和泄密。五、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为工会工作和职工服务。（二）利用方式1.查阅。因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等，经档案管理人员审核同意后，方可查阅。查阅档案应在档案阅览室进行，不得将档案带出阅览室。2.借阅。因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经工会分管领导批准后，方可借阅。借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。借阅人员不得擅自转借、复印、摘录档案内容，不得在档案上涂改、圈划、污损。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员、查阅或借阅内容、归还时间等，以便于对档案利用情况进行统计和分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织工会成立档案鉴定小组，由工会分管领导、综合档案室负责人及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查和分析，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.对经过鉴定确需销毁的档案，档案鉴定小组应编制《档案销毁清册》，注明档案的题名、编号、日期、保管期限、密级等内容。2.《档案销毁清册》经工会分管领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁彻底。销毁过程中应进行监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，档案管理人员应将《档案销毁清册》归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进工会档案管理的信息化建设，实现档案的数字化存储、网络化管理和智能化服务，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化。对工会现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案管理系统建设。开发或选用适合工会档案管理的软件系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.档案信息资源共享。建立档案信息共享平台，实现工会内部各部门、各基层工会之间档案信息的共享和交流。（三）信息化管理要求1.加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应与纸质档案同步归档，并按照档案管理要求进行分类、编号、编目等。2.严格遵守电子档案的