人事档案转递档制度

PAGE人事档案转递档制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的转递工作，确保人事档案的安全、完整和及时传递，维护公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部相关单位之间的人事档案转递工作。（三）基本原则1.严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保人事档案转递工作合法合规。2.保证人事档案的真实性、完整性和保密性，不得泄露员工个人隐私信息。3.遵循及时、准确、安全的原则，提高转递效率，确保档案按时到达目的地。二、档案转递流程（一）转出档案1.申请公司内部部门因工作需要转出员工人事档案时，需填写《人事档案转出申请表》，详细注明转出原因、接收单位名称、接收地址、联系人及联系电话等信息。申请表由申请部门负责人签字确认后，提交至人力资源部门。2.审核人力资源部门收到申请表后，对申请内容进行审核。重点审核转出原因是否合理、接收单位信息是否准确等。审核通过后，在申请表上加盖人力资源部门印章，并留存一份备案。3.整理档案根据审核通过的申请表，人力资源部门安排专人对拟转出的人事档案进行整理。整理内容包括核对档案材料是否齐全、完整，确保档案材料的顺序符合要求，如有缺失或不符合规范的情况，及时与相关部门或人员沟通补充或修正。4.密封档案整理好的人事档案采用专用档案袋进行密封。密封时，在档案袋封口处加盖骑缝章，确保档案袋密封完好。在档案袋表面清晰标注员工姓名、档案编号、转出部门、接收单位等信息。5.登记与交接人力资源部门建立《人事档案转出登记台账》，详细记录档案转出日期、档案编号、员工姓名、接收单位、交接人等信息。将密封好的档案移交给指定的档案转递人员，并办理交接手续。交接双方在《人事档案转出登记台账》上签字确认。6.转递方式选择根据档案接收单位的要求和实际情况，选择合适的转递方式。一般可采用专人送达、机要通信、邮政特快专递（EMS）等方式。对于重要或机密档案，优先选择机要通信或专人送达方式，确保档案安全。7.跟踪与反馈档案转递人员及时跟踪档案的投递情况，确保档案按时、准确送达接收单位。收到接收单位的档案签收反馈后，将反馈信息及时告知人力资源部门。人力资源部门在《人事档案转出登记台账》上记录档案送达情况。（二）转入档案1.接收人力资源部门收到外部单位转来的人事档案时，首先核对档案转递通知单与档案袋上标注的信息是否一致。确认无误后，在档案转递通知单上签字盖章，并注明签收日期。2.检查档案对转入的人事档案进行检查，查看档案是否有破损、密封是否完好等情况。如发现档案有异常，及时与转出单位联系，查明原因并协商解决。3.登记与入库建立《人事档案转入登记台账》，详细记录档案转入日期、档案编号、员工姓名、转出单位、交接人等信息。将检查合格的档案及时入库保管，并按照档案管理的相关规定进行分类存放。4.通知员工人力资源部门及时通知档案涉及的员工档案已转入公司，并告知其档案存放地点和查阅相关规定。三、档案转递要求（一）档案材料要求1.人事档案中的各类材料应真实、准确、完整，符合国家有关规定和公司档案管理要求。2.材料应字迹清晰、格式规范，如有涂改、伪造等情况，一经发现，严肃处理。3.档案材料应按照规定的类别和顺序进行整理装订，不得随意增减或更换。（二）转递时间要求1.对于紧急转递的人事档案，应在接到申请后的[X]个工作日内完成转递手续。2.在正常情况下，一般应在[X]个工作日内安排档案转递，确保档案及时到达接收单位。（三）转递安全要求1.采用机要通信或专人送达方式转递档案时,转递人员应严格遵守相关保密规定，不得泄露档案内容。2.使用邮政特快专递（EMS）转递档案时，应选择信誉良好的快递公司，并确保档案包装牢固，防止在运输过程中损坏。3.档案转递过程中若发生丢失、损毁等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并追究相关人员的责任。四、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部因工作需要查阅人事档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等信息。2.查阅申请表由申请部门负责人签字确认后，提交至人力资源部门审批。人力资源部门根据查阅申请的必要性和合规性进行审核，审核通过后在申请表上签字盖章，并注明查阅期限。3.查阅人事档案应遵循“谁查阅、谁负责”的原则，查阅人员仅限于申请部门指定的相关人员，不得擅自扩大查阅范围。4.涉及员工个人隐私或机密信息的档案材料，未经员工本人同意，不得查阅。（二）借阅权限1.因特殊原因需要借阅人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》,详细说明借阅目的、借阅期限等内容。2.申请表经申请部门负责人、人力资源部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。公司分管领导审批通过后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向人力资源部门申请并说明原因，经批准后方可延长。4.借阅人员必须妥善保管借阅的人事档案，不得擅自转借他人或带出公司指定场所。借阅期间不得在档案上涂改、圈划、批注、抽取或撤换档案材料。5.借阅人员归还档案时，人力资源部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。五、监督与责任追究（一）监督机制1.公司建立人事档案转递工作监督检查制度，定期对档案转递工作进行检查。2.人力资源部门负责对档案转递流程、档案材料质量、转递安全等方面进行自查自纠，及时发现问题并整改。3.公司内部审计部门不定期对人事档案转递工作进行审计监督，确保档案转递工作符合法律法规和公司制度要求。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，在人事档案转递过程中出现档案丢失、损毁、信息泄露等情况的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分。2.因违反本制度规定给公司或员工造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.对于故意违反法律法规和公司制度，利用人事档案谋取私利的，依法依规追究其