门诊部档案管理制度

PAGE门诊部档案管理制度一、总则1.目的本档案管理制度旨在规范门诊部档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为门诊部的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力支持和保障。2.适用范围本制度适用于门诊部各科室、部门以及全体员工在工作中形成的各类档案。3.档案定义本制度所指档案是门诊部在医疗服务、行政管理、教学科研等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。4.管理原则档案管理遵循集中统一管理、分类科学、方便利用的原则，确保档案管理工作的规范化、标准化和信息化。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善门诊部档案管理制度，并组织实施。集中统一管理门诊部各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率。对门诊部各科室、部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。2.各科室、部门职责负责本科室、部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的齐全、完整。明确一名档案管理人员，负责本科室、部门档案管理的具体工作，并接受门诊部档案管理部门的业务指导。按照门诊部档案管理制度的要求，定期将本科室、部门的档案移交门诊部档案管理部门。3.档案管理人员职责热爱档案管理工作,具有良好的职业道德和专业素养。认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、查询、利用等。积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，确保档案信息的安全和保密。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。协助做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理1.收集范围医疗业务档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、医疗统计报表、医疗质量控制资料、医疗纠纷处理档案等。行政管理档案：包括上级文件、门诊部文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案、物资档案等。教学科研档案：包括教学计划、教学大纲、教案、教学课件、学生实习档案、科研项目申报书、科研成果、学术论文等。其他档案：包括各类合同协议、招投标文件、宣传资料、荣誉证书、照片、音像资料等。2.收集要求各科室、部门应明确档案收集责任人，及时收集本科室、部门在工作中形成的各类档案，并确保档案的真实、完整、准确。对于重要文件、资料和实物，应及时进行收集，并妥善保管。档案收集责任人应定期将收集到的档案移交本科室、部门的档案管理人员进行整理。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。4.整理方法按照档案的类别进行分类，如医疗业务档案、行政管理档案、教学科研档案等。在每一类档案中，再根据档案的形成时间、来源、内容等进行细分。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。将整理好的档案进行装订，确保档案的整齐牢固。四、档案的分类与编号1.分类方案医疗业务档案门诊病历类住院病历类检查检验报告类医疗统计报表类医疗质量控制资料类医疗纠纷处理档案类行政管理档案上级文件类门诊部文件类会议记录类工作计划与总结类规章制度类人事档案类财务档案类设备档案类物资档案类教学科研档案教学计划类教学大纲类教案类教学课件类学生实习档案类科研项目申报书类科研成果类学术论文类其他档案合同协议类招投标文件类宣传资料类荣誉证书类照片音像资料类2.编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的形式。年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。类别：用大写字母表示，如医疗业务档案用“YL”表示，行政管理档案用“XZ”表示，教学科研档案用“JX”表示，其他档案用“QT”表示。流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年形成的第一份医疗业务档案（门诊病历类）编号为“2023YL0001”。五、档案的保管1.保管场所门诊部应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。2.保管要求档案应按照类别、年度、编号顺序排列上架，存放整齐有序。对纸质档案应进行装订，对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。严格控制档案库房的温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。3.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映门诊部主要职能活动和基本历史面貌的，对门诊部有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映门诊部一般工作活动，在较长时间内对门诊部工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映门诊部短期工作活动，在较短时间内对门诊部工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。具体档案的保管期限按照国家有关规定和门诊部实际情况确定。六、档案的利用1.利用原则遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和合理利用。严格遵守国家有关档案利用的法律法规和门诊部的相关规定。2.利用范围门诊部内部人员因工作需要查阅、借阅档案。外单位因工作需要查阅、借阅档案，须经门诊部相关领导批准，并办理相关手续。3.利用方式查阅：门诊部内部人员可直接到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经门诊部相关领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。借阅：门诊部内部人员借阅档案，须填写借阅申请表，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。外单位人员借阅档案，须经门诊部相关领导批准，并按照规定缴纳一定的押金，借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须重新办理审批手续。复制：因工作需要复制档案的，须填写复制申请表，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定进行复制，并对复制件进行核对和登记。4.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在科室、部门、利用目的、档案名称、编号、查阅期限、借阅期限、复制份数等。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定。2.鉴定组织门诊部成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定方法档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等，对到期档案进行全面审查。对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于已无保存价值的档案，应提出销毁意见。4.销毁程序经档案鉴定工作小组鉴定后，确需销毁的档案，应填写档案销毁申请表，报门诊部相关领导批准。档案管理部门应按照批准的销毁清单，对档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。档案销毁后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。八、档案的信息化管理1.信息化建设目标建立门诊部档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。实现档案信息的快速检索、查询、利用和共享，为门诊部的各项工作提供有力支持。2.信息化建设内容档案数字化：对门诊部现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。档案管理信息系统建设：开发或选用适合门诊部档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用、统计等功能的信息化管理。数据安全管理：建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档