财务档案管理制度新

PAGE财务档案管理制度新一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，规范财务档案收集、整理、保管、利用等工作，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的财务档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：财务档案应如实反映公司经济业务活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖公司财务活动全过程中形成的各类文件、资料，保证档案的全面性和系统性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行财务档案的整理、分类、编号、装订等工作，确保档案管理的标准化和规范化。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密和敏感信息的财务档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原则：财务档案的管理应便于查阅、利用和审计监督，提高工作效率。二、财务档案的分类与范围（一）会计凭证类1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单、银行回单等。2.记账凭证，按照经济业务事项的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。（二）会计账簿类1.总账，全面记录公司经济业务的总分类账。2.明细账，详细记录某一类经济业务的明细分类账，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片及台账，记录公司固定资产的详细信息和变动情况。5.辅助账簿，如成本计算单、销售台账等。（三）财务报告类1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表。2.财务情况说明书，对公司财务状况、经营成果和现金流量等情况进行分析说明的书面报告。3.审计报告，由注册会计师出具的对公司财务报表审计意见的报告。（四）税务资料类1.纳税申报表，包括增值税、企业所得税、个人所得税等各类税种的纳税申报表。2.税务发票存根联、抵扣联，已开具发票的存根联和取得的可抵扣发票的抵扣联。3.税务审计报告、税务检查记录等。（五）其他财务资料类1.财务预算、决算资料，包括年度财务预算编制说明、预算报表、决算报告等。2.财务分析报告，定期或不定期对公司财务状况、经营成果进行分析的报告。3.财务制度、财务计划、财务决策等文件。4.经济合同、协议，涉及财务收支的各类经济合同、协议，如销售合同、采购合同、借款合同等。5.银行对账单、余额调节表，反映公司银行账户资金收支情况的对账单以及银行存款余额调节表。6.财务印章使用记录，记录财务印章的启用、变更、注销以及使用情况的登记簿。7.财务工作交接清单，记录财务人员工作交接时的各项资料和事项。8.其他与公司财务活动相关的文件、资料。三、财务档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门应定期收集本部门在经济业务活动中形成的各类财务档案资料，确保档案资料的及时、完整。2.对于外部单位提供的与公司财务相关的文件、资料，如银行对账单、税务发票等，应指定专人负责及时收集，并进行核对、签收。3.财务人员在办理经济业务过程中，应妥善保管相关原始凭证，并按照规定及时传递给档案管理人员进行整理归档。（二）整理方法1.分类：按照本制度规定的财务档案分类标准，对收集到的财务档案进行分类。2.编号：为每一类财务档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。例如，会计凭证类可按照年份和月份进行编号，如“20XX年X月记字第X号”。3.装订：会计凭证应按照编号顺序进行整理，加上封面、封底后装订成册，并在装订处加盖骑缝章。会计账簿、财务报告等其他财务档案也应进行整齐装订或装盒。4.编目：编制财务档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，以便快速检索和查阅。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类保管期限为30年。2.会计账簿类保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告类，月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报表（决算）永久保管。4.税务资料类保管期限按照国家税收法律法规的规定执行，一般为10年。5.其他财务资料类，财务预算、决算资料、财务分析报告等保管期限为10年；财务制度、财务计划、财务决策等文件以及经济合同、协议等保管期限根据实际情况确定，重要的应永久保管；银行对账单、余额调节表保管期限为10年；财务印章使用记录、财务工作交接清单等保管期限为10年。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保财务档案的安全保管。2.财务档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（三）保管措施1.建立财务档案保管台账，详细记录财务档案的入库、保管、借阅、销毁等情况。2.对财务档案进行定期检查和盘点，但不得随意拆散原卷册。如发现财务档案有破损、变质等情况，应及时进行修复或复制。3.财务档案管理人员应定期对财务档案进行整理和核对，确保档案的存放有序、编号准确、目录清晰。五、财务档案的利用（一）借阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》并经所在部门负责人签字批准后，方可到财务档案室借阅。2.外部单位查阅公司财务档案，须持有单位介绍信，并经公司财务负责人批准，由财务档案室指定专人陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照财务档案内容。3.借阅财务档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管财务档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自转借他人。（二）查阅流程1.借阅人员填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅时间等信息。2.将申请表提交所在部门负责人签字批准，属于重要财务档案的，还需经公司财务负责人签字批准。3.财务档案室根据批准后的申请表，办理档案借阅手续，登记借阅人员姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并将档案交借阅人员。4.借阅人员归还档案时，财务档案室管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。六、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定程序进行销毁。2.在保管期限内，但由于公司合并、分立、改制等原因，财务档案已失去实际利用价值的，经公司财务负责人批准后，可以提前销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出财务档案销毁申请，填写《财务档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.公司财务负责人对销毁申请进行审核，签署意见。3.组织成立财务档案销毁鉴定小组，成员包括财务部门负责人、档案管理人员、审计人员等，对拟销毁的财务档案进行鉴定，确认是否符合销毁条件。4.经鉴定小组鉴定同意销毁的财务档案，编制《财务档案销毁清单》，清单应包括档案名称、编号、数量、销毁时间等内容。5.在公司内部指定专人负责监销，监销人员应认真核对销毁档案的名称、编号、数量等信息，确保销毁工作的真实性和准确性。销毁过程中，监销人员应在销毁现场监督，直至档案全部销毁完毕，并在销