处理技术档案管理制度

PAGE处理技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案的管理，确保技术档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥技术档案在公司生产、经营、科研等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及与公司相关的技术档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保技术档案的完整性和系统性。2.真实性原则技术档案应如实反映公司技术活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则涵盖公司技术研发、生产工艺、设备维护等各个环节产生的相关资料，确保档案资料的全面性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密的技术档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司技术档案管理制度，并组织实施。2.接收、收集、整理、保管公司各类技术档案，建立健全技术档案目录和检索系统。3.对技术档案的借阅、查阅、复制等进行审批和登记，确保档案的安全。4.定期对技术档案进行鉴定、统计和销毁工作。5.指导和监督各部门技术档案的管理工作，开展档案业务培训。（二）各部门职责1.负责本部门技术文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保档案资料的质量。2.明确专人负责技术档案管理工作，按照公司档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交归档。3.严格遵守公司技术档案管理制度，配合档案管理部门做好档案的借阅、查阅等工作。三、技术档案的范围（一）产品研发档案1.产品立项报告、可行性研究报告、设计任务书等。2.产品设计图纸、技术文件、计算书、实验报告等。3.产品试制过程中的各类记录，包括工艺调整记录、测试记录等。4.产品鉴定文件，如鉴定证书、鉴定意见等。（二）生产工艺档案1.生产工艺流程文件，包括工艺流程图、操作规程等。2.工艺验证报告、工艺改进记录。3.生产过程中的质量控制文件，如检验标准、检验记录等。（三）设备技术档案1.设备购置合同、技术协议、安装调试记录。2.设备操作手册、维护手册、维修记录。3.设备的技术改造文件，包括改造方案、验收报告等。（四）科研项目档案1.科研项目立项申请书、项目计划任务书。2.科研项目研究过程中的实验数据、研究报告、论文等。3.科研项目成果鉴定材料、专利申请文件等。（五）其他技术档案与公司技术活动相关的其他资料，如技术交流文件、技术引进资料等。四、技术档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门在技术活动中应及时形成规范、完整的技术文件材料，确保字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。2.技术文件材料应采用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、档案级纸张等。（二）收集流程1.项目负责人或业务经办人负责及时收集本项目或业务活动产生的技术文件材料，并进行初步整理。2.在项目或业务活动结束后的[具体时间]内，将整理好的技术文件材料移交至本部门档案管理人员。3.部门档案管理人员对接收的技术文件材料进行审核，确保其符合归档要求后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交公司档案管理部门。五、技术档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循技术档案的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.按照项目或类别进行分类整理，便于查找和利用。（二）整理方法1.对纸质档案进行分类、编号、编目，编制卷内目录、备考表等。2.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性。（三）归档要求1.档案管理部门在收到各部门移交的技术档案后，应及时进行审核和整理，符合归档要求的予以归档。2.归档的技术档案应编制档案号，按照档案号顺序排列上架存放。3.建立技术档案归档台账，记录档案的归档时间、来源、内容等信息。六、技术档案的保管（一）保管环境1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.技术档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司重大技术决策文件、重要科研项目成果、涉及公司核心技术的档案等。长期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括一般性技术档案、生产工艺档案等。短期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括临时性技术文件材料等。2.档案管理部门应定期对技术档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（三）档案清查1.每年定期对技术档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中发现的问题应及时记录并采取相应的措施进行处理，如档案丢失、损坏等情况，应查明原因，追究相关人员责任，并及时进行补救。七、技术档案的利用（一）借阅1.因工作需要借阅技术档案的，应填写《技术档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅时间、归还时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据档案的密级和重要程度进行审批，同意借阅的，在申请表上签字并注明借阅期限。3.借阅人凭审批后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的技术档案，不得转借、涂改、损坏、丢失，按时归还档案。归还时，档案管理部门应进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人的责任。（二）查阅1.因工作需要查阅技术档案的，查阅人应填写《技术档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应安排专人负责查阅服务，查阅人只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出。3.查阅涉及公司机密的技术档案，应严格遵守公司保密制度，查阅人不得擅自摘抄、复制档案内容。如需摘抄、复制，应另行填写申请表，经档案管理部门负责人批准后方可进行。（三）复制1.因工作需要复制技术档案的，复制申请人应填写《技术档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据档案的密级和重要程度进行审批，同意复制的，在申请表上签字并注明复制份数、方式等。3.复制申请人凭审批后的申请表到档案管理部门办理复制手续，档案管理部门按照规定的复制方式和份数进行复制，并在复制件上加盖档案管理专用章。4.复制的技术档案应按照公司档案管理规定进行妥善保管，不得用于非公司业务用途。八、技术档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密的技术档案，应严格按照公司保密制度进行管理，划定保密等级，明确保密责任。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对接触机密档案的人员进行登记备案，加强监督。3.在档案的整理、保管、利用等过程中，采取必要的保密技术措施，如加密存储、限制访问权限等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等。2.严格