机关档案借阅制度6

PAGE机关档案借阅制度6一、总则（一）目的为加强机关档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位人员借阅档案的活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.提高档案利用效率，满足机关工作对档案信息的需求。二、档案借阅的申请与审批（一）借阅申请1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.申请表应经所在部门负责人签字同意，明确借阅的必要性和合规性。（二）审批流程1.一般性档案借阅申请，由档案管理部门负责人审批。审批时需审核申请内容是否完整、合理，确保借阅行为符合制度规定。2.涉及重要档案或机密档案的借阅申请，需经机关分管领导审批。分管领导应综合考虑档案的敏感性、借阅目的及可能产生的影响，做出审慎决策。3.审批通过后，档案管理部门应在申请表上加盖审批章，并留存备案。三、档案借阅的范围与期限（一）借阅范围1.与机关工作相关的各类文件、资料、记录等档案。2.经批准可供查阅的历史档案和特殊档案。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，确因工作需要延长的，需提前办理续借手续。2.重要档案和机密档案的借阅期限根据具体情况确定，原则上不超过[X]个工作日，并严格控制使用范围。四、档案借阅的方式与要求（一）借阅方式1.档案管理部门应设立专门的档案借阅场所，为借阅人提供便利。2.借阅人可根据实际需求，选择现场查阅或复印、摘录相关档案内容。（二）借阅要求1.借阅人应爱护档案，保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。复印、摘录的档案材料应与原件核对无误，并注明出处。3.借阅人不得擅自将档案转借他人，严禁在非规定场所查阅、使用档案。五、档案借阅的安全管理（一）安全责任1.档案管理部门负责档案借阅过程中的安全管理工作，明确专人负责监督和指导借阅人正确使用档案。2.借阅人应承担档案安全保护的直接责任，严格遵守安全规定，确保档案不发生任何安全事故。（二）安全措施1.档案借阅场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案存放环境安全可靠。2.借阅人在查阅档案时，应在指定区域内进行，不得将档案带出借阅场所。如需带出，必须经过严格的审批程序，并采取必要的安全防护措施。3.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行检查，及时发现和消除安全隐患。如发现档案有损坏、丢失或泄密等情况，应立即采取措施，并报告相关领导。六、档案借阅的登记与归还（一）借阅登记1.档案管理部门应建立完善的档案借阅登记制度，对每一次借阅活动进行详细记录。登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、数量、用途、预计归还日期、实际归还日期等。2.借阅登记应采用纸质和电子两种方式进行，确保记录的准确性和完整性。纸质登记册应妥善保管，以备查阅；电子登记记录应定期备份，防止数据丢失。（二）归还手续1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人应将档案整理齐全，交档案管理部门工作人员进行核对。核对无误后，工作人员应在借阅登记册上注明归还日期，并注销相关记录。3.如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，借阅人应承担相应的责任，并按照规定进行赔偿或处理。七、档案借阅的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行自查，检查借阅手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案归还是否及时等。2.机关内部审计部门应定期对档案借阅制度的执行情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）外部检查1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供档案借阅情况。2.根据外部检查意见，及时整改存在的问题，不断完善档案借阅制度和管理工作。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自借阅档案。2.超期限借阅档案且未办理续借手续。3.将档案转借他人或在非规定场所查阅、使用档案。4.损坏、丢失、涂改档案或擅自抽取、撤换档案材料。5.违反档案安全管理规定，导致档案发生安全事故。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，档案管理部门应给予口头警告，并要求借阅人立即改正。2.对于一般违规行为，档案管理部门应发出书面通知，责令借阅人限期整改，并视情节轻重给予相应的批评教育。3.对于严重违规行为，如造成档案损坏、丢失或泄密等后果的，应依法依规追究借阅人的责任，包括责令赔偿经济损失、给予行政处分等；构成犯罪的，移交司法机关依法处理。九、附则（一）解释