毕业生就业档案制度

PAGE毕业生就业档案制度一、总则（一）目的为了规范毕业生就业档案的管理，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，保障毕业生合法权益，促进毕业生就业工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织接收的各类毕业生就业档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映毕业生的实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：确保档案材料齐全，涵盖毕业生就业过程中的各项重要信息。3.保密性原则：严格保护毕业生档案信息，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和流程，确保管理工作的规范化。二、档案内容（一）个人基本信息包括毕业生姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、联系方式等。（二）学历学位材料1.毕业生就业推荐表2.成绩单3.学历证书、学位证书复印件4.毕业生就业协议书（三）党团组织关系材料1.入党申请书2.入党志愿书3.团组织关系介绍信（四）奖惩材料1.各类获奖证书复印件2.违纪处分决定书（五）实习实践材料1.实习报告2.社会实践证明（六）就业材料1.就业报到证2.劳动合同3.就业失业登记证三、档案接收与审核（一）接收1.毕业生按照公司/组织要求，将密封完好的档案提交至指定部门。2.接收部门对档案进行初步检查，确保档案包装完好、密封无破损。（二）审核1.成立档案审核小组，对接收的毕业生档案进行全面审核。2.审核内容包括档案材料的完整性、真实性、规范性等。3.对于审核中发现的问题，及时与毕业生沟通核实，要求其补充或更正相关材料。四、档案整理与归档（一）整理1.对审核通过的档案进行分类整理，按照档案内容的类别依次排列。2.去除重复、无效的材料，确保档案材料简洁明了。（二）归档1.将整理好的档案装入专用档案袋，并在档案袋上标注毕业生姓名、学号、专业等信息。2.按照档案类别和时间顺序，将档案存入档案柜，并建立电子档案目录，便于查询和管理。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案保管室，确保保管场所安全、整洁、通风良好。2.档案保管室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管期限1.毕业生就业档案保管期限为[X]年，自毕业生毕业之日起计算。2.保管期限届满后，按照国家相关规定进行销毁或移交。（三）档案查阅1.因工作需要查阅毕业生档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，必须在档案保管室内进行，不得擅自将档案带出保管室。3.查阅人员不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换，严禁擅自复制档案内容。（四）档案借阅1.因特殊原因需要借阅毕业生档案的，须填写《档案借阅申请表》，经公司/组织主管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。3.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。六、档案转递（一）转递原因1.毕业生就业单位变动2.档案保管期限届满3.其他特殊原因（二）转递流程1.毕业生或相关部门提出档案转递申请，填写《档案转递申请表》。2.经公司/组织审核同意后，开具《档案转递通知单》。3.将档案材料密封包装，并在封口处加盖骑缝章。4.通过机要交通、专人送取或邮政特快专递等方式将档案转递至指定单位或个人。5.转递完成后，及时更新电子档案目录，并将转递情况记录在案。七、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.利用信息技术手段，建立毕业生就业档案电子管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计和分析。2.电子档案系统应具备数据安全备份、权限管理等功能，确保档案信息的安全可靠。（二）数据录入与维护1.安排专人负责将毕业生档案信息录入电子档案系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对电子档案系统中的数据进行维护和更新，及时处理档案信息的变更和异动。（三）信息安全管理1.加强电子档案系统的信息安全管理，设置不同级别的用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对电子档案系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统的稳定性和安全性。八、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及毕业生个人隐私和敏感信息的档案内容严格保密，未经毕业生同意，不得向任何单位或个人泄露。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装监控设备，确保档案保管环境安全。2.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放有序。3.如发生档案丢失、损坏、泄露等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。九、档案管理人员职责（一）档案接收与审核1.负责接收毕业生提交的档案，并进行初步检查和登记。2.参与档案审核工作，对审核中发现的问题及时提出处理建议。（二）档案整理与归档1.按照档案整理要求，对档案进行分类、排序、编目等工作。2.将整理好的档案及时归档，并更新电子档案目录。（三）档案保管与维护1.负责档案保管场所的日常管理，确保档案保管环境符合要求。2.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案保管过程中的问题。（四）档案查阅与借阅管理1.受理档案查阅和借阅申请，按照规定进行审批和登记。2.为查阅和借阅人员提供必要的服务和指导，监督其查阅和借阅行为。（五）档案转递与信息化管理1.负责办理档案转递手续，确保档案安全、及时转递。2.做好电子档案系统的日常维护和管理工作，保障系统正常运行。（六）档案保密与安全管理1.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。2.落实档案安全防范措施，确保档案安全无事故。十、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对毕业生就业档案管理工作进行检查和评估。2.监督小组有权对档案管理工作中的违规行为提出整改意见，并要求相关部门和人员限期整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案管理部门以及其他相关部门的监督检查。2.对于外部监督检查中提出的问题，认真对待，及时整改，并将整改情况报告上级主管部门。十一、责任追究（一）违规行为界定1.档案管理人员在档案管理过程中，存在以下行为之一的，视为违规：擅自涂改、伪造、抽取、撤换档案材料；泄露档案信息；未按规定办理档案查阅、借阅、转递手续；档案保管不善，造成档案丢失、损坏；其他违反档案管理规定的行为。2.毕业生或其他相关人员在档案提供、填写等过程中，存在弄虚作假、隐瞒事实等行为的，视为违规。（二）责任追究方式1.对于档案管理人员的违规行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分；造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对于毕业生