档案馆管理各项制度

PAGE档案馆管理各项制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆的规范化管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的质量和效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆的档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，确保档案内容的真实可靠。2.完整性原则：全面收集公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的完整无缺。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案收集（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务经营类：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、客户服务等业务活动中形成的合同、协议、订单、产品资料、技术图纸、检验报告等档案。3.基本建设类：涉及公司/组织新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程预决算、竣工验收文件等档案。4.设备仪器类：包括设备采购合同、设备说明书、设备安装调试记录、设备维护保养档案、仪器校准证书等。5.声像电子类：照片、录音、录像、光盘、电子文档等记录公司/组织重要活动、事件及业务过程的声像和电子档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.对于重要文件和资料，应在形成后[X]个工作日内移交至档案馆。3.档案收集人员应认真核对档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案及时与形成部门沟通补充完善。（三）收集渠道1.内部各部门定期向档案馆移交档案。2.公司/组织内部会议、活动的组织者应在活动结束后[X]个工作日内将相关档案资料移交档案馆。3.对于外出考察、调研等带回的档案资料，相关人员应在返回后[X]个工作日内移交档案馆。4.接收上级主管部门、政府部门及其他单位发来的与本公司/组织有关的文件、资料，由收发部门及时整理后移交档案馆。三、档案整理（一）分类标准1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，同一年度的档案集中排列。2.组织机构分类法：根据公司/组织内部的组织机构设置，将档案分为不同的类别，如行政部档案、财务部档案、业务一部档案等。3.问题分类法：按照档案所反映的问题进行分类，如人事管理类、财务管理类、生产管理类等。（二）整理步骤1.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，破损或褪色严重的文件应进行修复。2.编页号：在每份文件的右上角或左上角编写页号，以便于统计和查找。3.编制目录：按照分类标准编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案编号、题名、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理档案应遵循档案的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.分类应科学合理，便于管理和利用。3.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案。2.档案装具应排列整齐，便于查找和搬运。（三）保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等。4.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和防盗设备，确保档案安全。五、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本公司/组织相关的档案，须经公司/组织相关部门批准。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织相关部门负责人和分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案馆指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案馆。（三）利用方式1.查阅：提供档案原件供查阅人员直接查阅。2.借阅：因工作需要短期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据查阅人员的需求，可提供档案复印件，但需经档案馆负责人批准，并注明用途。（四）利用登记1.对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、利用方式等。2.利用登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组由公司/组织分管领导、档案馆负责人及相关部门业务骨干组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容、价值等因素，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.对保管期限已满的档案进行鉴定，确定是否需要继续保存或销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。3.《档案销毁清册》经公司/组织分管领导批准后，方可进行销毁。七、档案销毁（一）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎的方式进行销毁。2.对电子档案采用格式化或删除存储介质的方式进行销毁。（二）销毁监督1.档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁过程符合规定要求。2.销毁监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。（三）销毁记