图书馆行政档案制度

PAGE图书馆行政档案制度一、总则（一）目的为加强图书馆行政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在图书馆各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于图书馆全体工作人员在行政工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：图书馆行政档案由专门的档案管理部门或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映图书馆行政工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理图书馆行政工作中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、图书馆商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置图书馆设立专门的档案管理室，配备专职或兼职档案管理人员，负责图书馆行政档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善图书馆行政档案管理制度。2.负责收集、整理、分类、编目、装订图书馆行政工作中形成的各类档案，建立健全档案检索体系。3.负责档案的保管、保护工作，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记和催还档案。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责档案信息化建设工作，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.定期对档案管理工作进行总结、分析，向上级领导汇报档案管理情况，提出改进工作的建议和措施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.图书馆行政工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.图书馆工作计划、总结、统计报表、财务报表等。3.图书馆内部管理制度、规定、办法等。4.图书馆人事档案，包括员工入职登记表、履历表、考核表、奖惩记录等。5.图书馆资产档案，包括固定资产登记表、采购合同、维修记录等。6.图书馆业务活动档案，包括读者活动记录、学术交流记录、讲座报告记录等。7.其他与图书馆行政工作有关的档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案管理部门的要求，对收集的档案进行初步整理，确保档案的质量。3.对重要档案或紧急文件，应及时送交档案管理部门，不得积压。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等，以便于档案的查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、灭火器、除湿机、防虫药等。（二）保管方式1.纸质档案：按照分类、编号顺序排列存放于档案柜中，定期进行检查和清点，确保档案的安全。2.电子档案：采用光盘、硬盘等存储介质进行存储，建立电子档案数据库，进行备份管理，确保电子档案的安全和完整。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映图书馆主要职能活动和历史面貌的，对图书馆工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映图书馆一般工作活动，在较长时间内对图书馆工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映图书馆局部工作活动，在较短时间内对图书馆工作有查考利用价值的档案。具体保管期限按照国家有关规定和图书馆实际情况确定。（四）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、存放有序。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如对损坏的档案进行修复、对丢失的档案进行查找等。3.每年应对档案进行一次全面的清查，编制档案清查报告，向上级领导汇报档案管理情况。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.图书馆工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理室查阅。2.外单位人员查阅图书馆档案的，须持单位介绍信，经图书馆主管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、图书馆商业秘密和个人隐私的档案，未经相关部门或人员同意，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、目的、时间等。2.档案管理人员根据查阅人员的申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并登记备案。（三）借阅权限1.图书馆工作人员因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可借阅。2.外单位人员借阅图书馆档案的，须持单位介绍信，经图书馆主管领导批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、目的、时间、期限等。2.档案管理人员根据借阅人员的申请，提供相应的档案，并办理借阅手续，收取借阅押金（如有需要）。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应及时进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由图书馆主管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人等组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和图书馆实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案的保管期限和鉴定方法。2.在鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案的价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出拟销毁档案的清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，确定销毁档案的清单。3.对确定销毁的档案，应进行登记造册，经图书馆主管领导批准后，方可销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应采用删除、格式化等方式进行销毁，确保电子档案数据无法恢复。（五）销毁记录档案销毁时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，监销人员和销毁人员应在销毁记录上签字。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠，统计结果应定期向上级领导汇报。（二）移交工作1.图书馆工作人员因工作调动、