保安部工作档案制度

PAGE保安部工作档案制度一、总则（一）目的为加强保安部工作的规范化管理，确保保安工作的有序开展，提高保安服务质量，维护公司/组织的安全与稳定，特制定本工作档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织保安部全体成员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映保安工作的实际情况。2.完整性原则：涵盖保安工作的各个方面，确保档案资料的全面性。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密和敏感信息的档案严格保密。4.规范性原则：档案的整理、归档、保管等工作遵循统一规范。二、档案内容（一）人员档案1.个人基本信息包括姓名、性别、年龄、籍贯、身份证号码、联系方式等。2.入职资料入职申请表、体检报告、学历证书、身份证明复印件等。3.培训记录参加公司/组织内部培训、外部专业培训的记录，包括培训时间、内容、考核成绩等。4.工作经历在本保安部及其他相关工作经历，注明起止时间、工作岗位、工作职责等。5.奖惩记录获得的奖励及违规违纪受到的处罚情况，详细记录事件经过、奖惩依据等。6.考核评价定期的工作考核评价结果，包括上级评价、同事评价、自我评价等。（二）值班档案1.值班安排表详细记录每日、每周或每月的值班人员安排，包括班次、值班时间、交接时间等。2.值班记录值班期间的工作情况记录，如巡逻路线、巡逻时间、发现的问题及处理情况、来访人员登记、车辆出入登记等。3.突发事件记录对各类突发事件的详细记载，包括事件发生时间、地点、经过、采取的应急措施、处理结果等。（三）培训档案1.培训计划年度、季度或月度培训计划，明确培训目标、内容、方式、时间安排等。2.培训教材收集整理的各类培训教材、资料，包括内部编写的讲义、外部购买的专业书籍等。3.培训教案每次培训的详细教案，包括教学目标、教学方法、教学过程、教学评估等。4.培训效果评估对培训效果的评估记录，如学员的反馈意见、考核成绩分析、实际工作表现提升情况等。（四）安全检查档案1.检查计划定期的安全检查计划，确定检查区域、内容、频率等。2.检查记录每次安全检查的详细记录，包括检查时间、检查人员、检查项目、发现的安全隐患及整改情况等。3.整改报告针对安全检查中发现的问题，制定的整改措施、责任人员、整改期限及整改结果报告。（五）装备档案1.装备清单详细记录保安部配备的各类装备，包括名称、型号、数量、购置时间、使用部门等。2.装备维护记录装备的日常维护、保养、维修记录，注明维护时间、维护内容、维修情况等。3.装备使用记录装备的领用、归还记录，使用时间、使用人员、使用目的等。4.装备报废记录装备达到报废标准后的报废申请、审批及报废处理记录。三、档案管理职责（一）档案管理员职责1.负责保安部各类档案的收集、整理、分类、归档工作。2.建立档案目录索引，便于快速查找和使用档案。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。5.按照规定的保存期限妥善保管档案，对过期档案进行清理和销毁。（二）各岗位保安人员职责1.按照要求及时、准确地提供个人档案相关资料。2.认真做好值班记录、安全检查记录等工作，确保记录真实、完整。3.妥善保管个人使用的装备，并做好使用记录和维护工作。4.积极配合档案管理员的工作，协助完成档案的整理和归档。（三）保安部主管职责1.负责审核档案管理制度的执行情况，提出改进意见和建议。2.定期检查档案管理工作，确保档案管理工作符合要求。3.对重要档案资料进行审核和审批，保证档案内容的真实性和准确性。4.根据工作需要，合理利用档案资料，为保安工作决策提供支持。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各岗位保安人员应在工作完成后及时将相关资料提交给档案管理员。2.档案管理员应定期主动收集各类档案资料，确保无遗漏。3.对于外部单位提供的与保安工作相关的文件、资料等，应及时进行收集。（二）整理方法1.按照档案内容的类别进行分类，如人员档案、值班档案、培训档案等。2.对每一类档案进行编号，建立清晰的档案编号体系。3.将每份档案资料进行装订或装盒，并在封面或盒面上注明档案名称、编号、日期等信息。4.编制档案目录，详细列出每一份档案的名称、编号、存放位置等，便于查找。五、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理员对收集整理好的档案进行审核，确保资料完整、准确。2.将审核通过的档案按照编号顺序放入相应的档案柜或档案架中，并在档案目录中更新存放位置信息。3.对于电子档案，应进行分类存储，并建立电子档案索引，便于检索。（二）保管期限1.人员档案长期保存。2.值班档案、安全检查档案等保存期限为[X]年。3.培训档案、装备档案等保存期限为[X]年。（三）保管环境1.档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案库房。2.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，确保档案安全。3.定期对档案库房进行清洁和检查，防止档案受损。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经保安部主管批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理员指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经保安部主管审核，公司/组织相关领导批准后，方可借阅。2.借阅档案时，档案管理员应与借阅人员当面清点档案数量和内容，并办理借阅手续，注明借阅时间、归还时间等。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损、遗失。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案的保密与销毁（一）保密措施1.档案管理员应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织机密和敏感信息的档案进行加密存储和管理。2.未经公司/组织批准，任何人不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，查阅人员和借阅人员应遵守保密规定，不得向无关人员透露档案信息。（二）销毁程序1.对于超过保管期限的档案，由档案管理员提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等。2.保安部主管对销毁申请进行审核，报公司/组织相关领导批准。3.批准后，