档案管理4个核心制度

PAGE档案管理4个核心制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本档案管理核心制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则。档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和工作实际情况。3.完整性原则。全面收集、整理和保存公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件，人事档案，印章管理档案等。2.财务档案：涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务档案等。3.业务档案：根据公司/组织业务类型分为市场营销档案、项目管理档案、生产运营档案、质量控制档案等。4.技术档案：包含产品研发资料、技术图纸、工艺文件、技术标准、知识产权档案等。5.合同档案：各类合同协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。（二）编号规则1.档案编号采用层次分类编码法，由类别代码、年份代码、流水号组成。2.类别代码：按照档案分类设置相应字母代码，如行政档案为“XZ”，财务档案为“CW”等。3.年份代码：取公元纪年年份的后两位数字，如2023年表示为“23”。4.流水号：按照档案形成时间顺序依次编排，从001开始。例如，一份2023年形成的行政档案，其编号为“XZ23001”。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保本部门产生的各类档案及时、完整地收集齐全。2.档案形成部门或个人应在工作完成后[X]个工作日内，将相关档案移交至档案管理部门。3.对于重要活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后[X]个工作日内完成收集。（二）整理标准1.档案管理部门收到移交的档案后，应按照档案分类和编号规则进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单，确保目录清晰、准确。3.剔除重复、无效的文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制。4.按照档案装订要求，将文件材料进行装订，保持整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档程序1.档案整理完成后，档案管理人员应填写档案归档登记表，详细记录档案名称、编号、类别、来源、日期等信息。2.将整理好的档案按照类别和年度顺序存入档案库房的相应位置，并建立档案存放索引。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会决议、董事会决议、营业执照等重要文件。3.定期保管的档案根据其重要性和使用频率确定保管期限，到期后经鉴定可进行销毁。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境安全、适宜。4.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案安全。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅人需经公司/组织高层领导审批后方可查阅。3.外部单位或个人查阅档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织负责人批准，并办理查阅登记手续后，由档案管理人员陪同查阅。（二）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人的需求，提供档案原件或复印件。查阅人如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复印费用。2.对于重要档案的查阅，档案管理人员应现场监督查阅过程，确保档案安全。3.查阅人不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时归还档案。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、财务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和重要性，对到期档案进行逐份鉴定。2.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，填写档案销毁审批表。（三）销毁程序1.档案销毁审批表经公司/组织负责人批准后，由档案管理部门会同相关部门指定专人负责销毁。2.销毁档案时，应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案信息录入档案信息管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确