养老院档案保管制度

PAGE养老院档案保管制度一、总则（一）目的为加强养老院档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于养老院各部门在工作中形成的各类档案的保管。（三）档案定义本制度所称档案，是指养老院在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：养老院档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映养老院的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及养老院机密、老人隐私等重要档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括养老院的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事管理类：员工档案、招聘与培训记录、绩效考核资料等。3.财务管理类：财务报表、账目凭证、预算与决算资料等。4.服务管理类：老人入住档案、护理记录、健康档案、服务评估资料等。5.设施设备管理类：设施设备台账、维护保养记录、采购合同等。6.安全管理类：安全检查记录、应急预案、事故处理报告等。7.文化活动类：活动策划方案、照片、视频等。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。类别代码：用大写字母表示各类档案，如“XZ”表示行政管理类，“RS”表示人事管理类等。年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。流水号：按档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。3.例如，行政管理类2023年形成的第5份文件编号为“XZ2023005”。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在工作完成后及时将相关文件材料整理归档，不得积压。3.对于重要的文件材料，应一式两份，一份归档，一份留存部门备用。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.对每份文件材料进行编号，并填写档案目录。3.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。4.对破损或褪色的文件材料进行修复或复制。5.按照文件材料的形成时间顺序进行排列，同一时间段的文件材料按重要程度排列。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应标明档案类别、年份等信息。3.电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并定期进行备份。4.对重要的电子档案应进行加密处理，防止数据丢失或泄露。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：凡是反映养老院主要职能活动和基本历史面貌的，对养老院有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映养老院一般工作活动，在较长时间内对养老院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映养老院局部工作活动，在较短时间内对养老院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.档案保管期限自档案形成之日起计算。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.养老院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的查阅区域内进行，不得擅自将档案带出查阅区域。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.养老院外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经养老院主管领导批准后，方可借阅。2.借阅档案时，应与档案管理部门签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅档案时，应使用档案管理部门提供的专用借阅箱，不得自行携带档案离开养老院。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。6.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、档案保密（一）保密措施1.对涉及养老院机密、老人隐私等重要档案，应严格保密，限制查阅和借阅范围。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，如对查阅人员进行身份验证、对档案内容进行遮盖等。4.对电子档案应进行加密处理，并设置不同的访问权限，防止数据泄露。（二）保密责任1.档案形成部门应负责对本部门形成的档案进行保密，确保档案信息不被泄露。2.档案管理人员应严格履行保密职责，如因工作失误导致档案泄露，应承担相应的责任。3.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密规定，如违反规定导致档案泄露，应依法追究其责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其保存价值。2.参考档案保管期限表，结合养老院的实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案，应进行重点鉴定，如仍有保存价值的，应延长保管期限；如确无保存价值的，应予以销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经养老院主管领导批准后，填写《档案销毁申请表》。3.档案管理部门按照批准的销毁清单，对档案进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等信息化设施设备。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.制定电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用等流程。4.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等安全措施，防止电子档案数据丢失或泄露。（三）信息化利用1.利用档案信息化管理系统，实现档案的