山西省档案保密制度

PAGE山西省档案保密制度一、总则（一）目的为加强山西省档案保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西省行政区域内各级各类机关、团体、企事业单位以及其他组织（以下统称“单位”）的档案保密工作。（三）基本原则1.严格保密原则：档案工作人员应严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。2.依法管理原则：档案保密工作必须依据国家法律法规和相关政策进行，做到有法可依、有章可循。3.预防为主原则：采取有效措施，加强档案保密防范，预防档案信息泄露事件的发生。4.谁主管谁负责原则：各单位负责人对本单位档案保密工作负总责，明确各部门和人员的保密职责。二、档案保密工作组织与职责（一）档案保密工作领导小组各单位应成立档案保密工作领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调本单位档案保密工作，研究解决档案保密工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善本单位档案保密制度，并组织实施。2.对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行保密监督和检查。3.负责档案保密设施设备的配备、维护和管理。（三）档案工作人员职责1.严格遵守档案保密制度，保守档案机密。2.认真做好档案的整理、归档、保管等工作，确保档案的安全与完整。3.严格按照规定的程序和权限提供档案利用服务，不得擅自扩大利用范围。4.对接触档案的人员进行保密教育和监督，防止档案信息泄露。（四）其他部门职责各部门应配合档案管理部门做好档案保密工作，对本部门形成的档案进行妥善保管，并按照规定及时移交档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的档案，并按照档案管理部门的要求进行整理和归档。2.在收集档案过程中，应注意保护档案的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集的档案进行分类整理，确保档案分类准确、排列有序。2.对档案进行编目、编号、装订等工作，建立档案目录数据库，便于档案的检索和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防盗设备、温湿度控制设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存储1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和利用。2.对重要档案应采取备份存储措施，备份存储地点应与档案库房分开，并定期进行检查和维护。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，严格控制人员出入。2.安装安全监控设备，对档案库房进行实时监控，确保档案安全。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案安全问题。五、档案的利用（一）利用原则1.严格按照规定的程序和权限提供档案利用服务，确保档案信息的安全。2.利用档案应遵循保密原则，不得擅自将档案信息提供给无关人员。（二）利用程序1.利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用期限等内容。2.档案管理部门对利用申请表进行审核，符合规定的，予以批准，并按照规定提供档案利用服务。3.利用者应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.利用者如需复制档案，应经档案管理部门批准，并按照规定进行复制。（三）利用监督1.档案管理部门应加强对档案利用过程的监督，确保利用者遵守档案保密制度。2.对利用档案过程中发现的问题，应及时进行处理，并记录在案。六、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确属不需要保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写档案销毁申请表。2.档案销毁申请表应经单位档案保密工作领导小组审核批准。3.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关部门共同派员监销。4.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。（三）销毁记录1.建立档案销毁记录档案，记录档案销毁的时间、地点、内容、数量等信息。2.档案销毁记录档案应长期保存。七、档案保密监督与检查（一）监督检查机构各单位应设立档案保密监督检查机构，定期对本单位档案保密工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案保密制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等环节的保密措施落实情况。3.档案保密设施设备的配备、维护和管理情况。4.档案工作人员的保密教育和培训情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案保密监督检查机构应定期对本单位档案保密工作进行全面检查。2.不定期抽查：档案保密监督检查机构可根据工作需要，对本单位部分部门或档案管理环节进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案保密工作中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查。（四）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。2.对违反档案保密制度的单位和个人，应依法依规进行处理。八、档案保密教育与培训（一）教育对象档案保密教育的对象包括档案工作人员、接触档案的其他人员以及新入职员工。（二）教育内容1.国家有关档案保密的法律法规和政策。2.本单位档案保密制度。3.档案保密基本知识和技能。（三）培训方式1.定期组织档案保密培训，邀请专家进行授课或组织内部培训。2.开展档案保密宣传活动，通过发放宣传资料、举办讲座等方式，提高员工的档案保密意识。（四）培训考核1.对参加档案保密培训的人员进行考核，考核合格后方可上岗。2.建立档案保密培训档案，记录培训内容、培训时间、考核成绩等信息。九、档案保密责任追究制度（一）责任追究范围1.因违反档案保密制度，导致档案信息泄露的单位和个人。2.因工作失误或失职，造成档案丢失、损坏等安全事故的单位和个人。（二）责任追究方式1.对违反档案保密制度的单位和个人，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.对因违反档案保密制度给单位造成经济损失的，应依法要求其赔偿经济损失。3.构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）责任追究程序1.发现档案保密问题